淺談會計原始憑證電子化在國網公司的實踐

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淺談會計原始憑證電子化在國網公司的實踐

福建省電力公司福州黃莉

北京中電普華信息技術有限公司王東鋒

摘要:實現原始憑證的電子化已是當前大型企業信息化管理的必然趨勢，國網福建公司認識到開展原始憑證電子化工作的必然性和可行性，率先開展此項工作且實施成效良好，不僅從源頭加強送變電單位原始憑證規范化管理，提高了基礎會計工作及財務管理工作的效率與效能，同時也提升了業務的監督檢查力度，為國網公司實現原始憑證電子化的工作目標，提供了有意義的探索和有價值的經驗。

關鍵詞:原始憑證電子化國網福建公司

一、開展會計原始憑證電子化工作的背景和意義

隨著我國三十多年的經濟建設，成就了一大批跨國家、跨地區、跨行業的綜合性集團化企業。這些企業內部錯綜復雜的業務線條、經營模式、流程應用、考核方式，逼迫企業管理者必須通過各種信息化手段提高信息傳遞的質量和效率，克服地理空間的限制，提高集約化管理水平。

目前相關政策對會計原始憑證的嚴謹性要求與現有法律性規范制約了企業將會計原始憑證電子化的進程，而很多企業在原始憑證或文檔電子化方面的發展，事實上領先了一步，這就導致業務部門需要將已電子化的文檔再轉化成紙質文件送交財務部門這種低效高碳工作依舊存在。另外，大量紙質原始憑證的存在不僅耗費了大量的紙質資源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和財力。因此隨著信息化和財務觀念的進一步發展，取代紙質的電子化文件已經成為一個必然的趨勢。

近幾年來，國家電網公司信息化進程大步前進，已基本實現了ERP系統全網覆蓋，企業管理水平和資產運營效率得到明顯提升，然而，會計原始憑證卻一直游離于國網信息化的大潮之外，基本上沒有脫離紙質的載體，即使存在部分已經“電子化”的原始憑證，其會計處理方式與手工會計處理也沒有明顯區別，會計人員依然將收到的電子原始憑證打印下來再以傳統方式進行處理：簽字，蓋章，保存，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統。如能推進將會計原始憑證電子化的工作，則不僅使會計人員的工作量得到較大改善，同時也可有效減少手工記錄和計算錯誤的發生概率。

二、國網公司開展原始憑證電子化工作的必要性分析

在前述背景下，國網公司財務資產部積極思變，組織調研了各網省公司財務部門在會計原始憑證處理上所存在的各類難點和不便之處，總結下來，各網省財務部門至少存在以下幾個“痛點”：

(一)檔案查閱不便

會計憑證、賬簿打印造成紙張浪費、耗時且利用率不高，查閱時極不方便，先進的ERP系統擁有多維度的查詢、搜索、調閱功能，如果能對打印歸檔后的原始憑證實時進行電子化查閱，則完全可以取代現行的翻賬本查憑證的落后方式。

(二)審批工作繁重，需線上線下兩遍審批

國網大多數單位基本上都已使用了員工報銷系統，但由于審批過程不能脫離紙質文檔，造成線下紙質走一遍審批簽字，線上再走一遍電子審批，不僅造成工作效率低下，也造成大量紙質資源的浪費。

(三)部分政策難以落實

國網公司總部前后歷時兩年完成的《國網原始憑證管理辦法》，下發之后應用情況不顯著，因為缺乏安全有效的電子化手段和工具，政策的執行情況并不樂觀。

(四)不能滿足財務集約化管理需要

隨著經濟市場對監管要求的不斷提升，財務集約化已經成為了大型財務企業管理的發展趨勢，然而在實現財務集約化的過程中電子化結算則是條必經之路。資金的集中管理意味著資金要由傳統的分散形式向集中形式轉變、被動報告向主動審批轉變、事后跟蹤向事前預算轉變。

因此，根據國家電網公司“三集五大”的工作目標及財務信息化建設要求，為進一步加強信息化對會計基礎工作及深化財務管理工作的支撐作用，同時積極響應國家財政部號召，國家電網公司提出了“應用原始憑證電子化數據中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入信息存儲系統，實施電子化管理”的工作思路，積極推進原始憑證電子化管理系統的建設與應用，以逐步實現規范化操作、無紙化辦公，自動化處理，智能化分析等先進的財務管理模式，全面提高基礎會計工作及財務管理工作的效率與效能。

三、國網福建公司實現原始憑證電子化的的探索與實踐

原始憑證電子化絕不可能一蹴而就，一方面受政策、法律、用戶接受觀念的影響，如我國經濟發展不平衡，落后地區的網絡、電腦、影像采集設備應用基礎薄弱，企業管理者與財務用戶一時無法接受脫離紙質的業務操作，審計法并未明確規定何種原始憑證可電子化，何種必須保留紙質文檔；另一方面受市場與技術成熟度的制約，如發票、合同等外部資料仍不能脫離紙質，影像識別技術不能達到100%識別準確率等。

國網福建公司自2014年8月起，結合本單位業務管理特點其他行業實踐經驗，成立專項工作組，選擇福建送變電公司及漳州、寧德地區供電單位為原始憑證電子化工作的試點，全面推進落實國網公司原始憑證電子化管理工作要求。

經過兩個月業務梳理和方案設計上的論證，國網福建公司在參考了行業內外多家公司的解決方案，結合公司內各部門的調研結果，最終形成了適合自身信息化建設情況的一套工作思路和系統邏輯架構的設計（見圖1）。對系統架構的思考和業務方案的設計是國網福建能否成功推進原始憑證電子化工作的關鍵，尤其在以下幾個關鍵環節上，國網福建都進行了周密的考慮和細致的研究：

(一)憑證電子化采集的實現

通過采集原始憑證的影像信息，形成電子化文件，是操作最為便捷的解決方案之一。為了實現憑證影像從采集到流轉、審批、入賬等各環節的管理應用，國網福建公司自主研發出原始憑證影像智能管理模塊，通過靈活運用原始憑證采集、業務全流程管理、實時查詢等功能，并結合系統邏輯，打造以業務系統為核心并逐步與集成系統結合的全過程業務管理平臺，形成“流程優化、標準統一、記錄規范、易用靈活、過程受控、永久追溯”的原始憑證電子化管理體系。

經過對前期調研結果的分析，認為目前存在著原始憑證不齊全、采用原始憑證復印件記賬、收款人身份不清晰、備用金管理混亂等現象，而自主研發的影像智能管理模塊可以持原始憑證獲取時在線對業務人員進行正確引導并加以控制；而且還可以通過與財務核算系統集成，實現財務對原始憑證的實時查看、統計分析。另外，上級單位有借助原始憑證電子化手段實時掌握其下屬單位財務信息的需求，也可以利用影像智能模塊通過管理杠桿降低權責范圍內的財務風險。（如圖1）

(二)業務系統異構問題

福建公司在歷年持續不斷的信息化建設過程中，形成了多個承擔不同主要功能的業務處理系統，原始憑證電子化要落地，就先要消除各個業務系統中的數據冗余現象和對數據做重復處理的問題，提高各業務系統的的數據傳輸能力和數據共享能力。然而，由于各個專業子系統本身業務特性、系統構建時間不統一等因素，“異構系統”現象一直存在且難以在短期內消除，福建公司在解決該項困難時的思路是：集成并非是要消滅“異構系統”，而是要在承認“異構系統”的基礎上，通過增加數據接口和必要優化，構建企業級的信息交換平臺。事實證明，福建公司的思路是安全和有效的，在其他網省公司處理同類問題時有很高的推廣價值。

(三)電子化憑證的審核環節

電子化的原始憑證是會計處理的數據源，其確認、審核環節的設計十分重要。原始憑證電子化以后，財務人員審核一份企業交易的電子化數據時，辨識難度會增加，不再僅僅是按照傳統會計方式去調閱紙質證件，還要有業務經辦人、批準人、簽約人等人員的電子簽字來保證有關責任人對記錄的完整性負責，同時還要考慮到電子原始數據生成的確認，數據存儲的管理控制以及傳遞過程和方法的可靠性。所以，電子憑證的應用特點對憑證的可信性的確提出了較高的要求，那么，如何保證電子簽字的有效性呢？解決電子簽名有效性的通常做法是采用電子加密碼簽名，福建公司上率先實現了這一功能設計，以確保進入電子化時代的憑證也能經得起檢驗。

圖1　原始憑證電子化解決方案邏輯架構

(四)原始憑證電子化的會計處理環節

從取得原始憑證到電子化的原始憑證成為會計信息進入財務系統，要經過“影像與業務信息掛接—審核—記賬”的過程。其業務流程是：前端業務人員按照原始憑證管理辦法的要求獲取相應的紙質或電子的原始憑證，并采集原始憑證影像，按要求錄入系統，實現與業務信息的掛接。伴隨著業務流程的流轉，原始憑證的影像作為各個審核崗對業務審核的依據，同時也是審核崗審核的重要內容。經過審核的原始憑證影像作為會計記賬的重要依據，且系統支持多種維度下對原始憑證影像的實時查詢及統計分析。

原始憑證實現電子化管理預期成效讓試點單位業務人員在第一時間便有了直觀體會。不僅促進了人、財、物、生產等各個環節的協同，更完善了企業內部控制，同時加強了各業務部門之間的信息溝通，實現信息共享程度再上一個臺階。以供電所日常報銷流程為例，以前跨單筆費用自發起至完成支付耗時僅需約25分鐘，有效克服地理空間隔離、紙質傳遞、見單操作所帶來的業務處理滯后性。

總結國網福建公司原始憑證電子化試點工作，主要在以下幾方面表現出較為顯著的成效：

1、強化業務規范執行

通過集成方式實現業務流程事前控制，將《國家電網公司原始憑證管理辦法》植入影像管理模塊，并嵌入前端業務系統，指導業務部門按規范提交憑證、辦理經濟業務，提升會計基礎工作質量，加強總部及各網省公司對各級業務、財務部門的集中管控能力。

國網財務原始憑證種類多，對各方面規范化程度要求較高，集中管控能力受到獲取合規性、管理滯后性兩個方面的因素制約。獲取合規性，財務原始憑證的規范化水平是非財務人員難以全面有效掌握的，前端業務人員獲取原始憑證時難以保證完全符合國網相關財務規定。管理滯后性，絕大部分原始憑證由前端業務部門獲取，財務人員在經濟業務發生后對其進行歸集復核，原始憑證在業務財務部門之間反復傳遞和溝通，加大財務管控難度，降低工作效率。

2、整合業務財務流程

國網絕大部分單位存在紙質審批與電子審批同步進行的情況，原始憑證電子化可以促進企業調整審批流程，提高審批效率。如，合同是財務重要原始憑證，以往需業務部門提供蓋章紙質合同、甚至合同匯簽材料做為入賬依據，建立財務原始憑證影像管理模塊，實施原始憑證電子化可以有效解決這兩個方面的制約因素。首先，業務人員將外來紙質原始憑證的影像文件上傳入影像管理系統，影像文件在業務財務操作流程中實現審核過程中的在線查看，節省紙質憑證的傳遞時間，提高財務部門及相關崗位審核效率，降低財務風險，保證資金安全。如：財務人員查詢記賬憑證時直接穿透查詢影像化原始憑證，領導在線審批費用報銷和資金支付時，可在線查看發票、合同等原件的影像信息。其次，隨著信息技術和業務規范度的深化，逐步將原始憑證的規范要求深入固化在各業務系統中，實現對原始憑證的內容、格式、種類、數量及操作流程等方面的合規性進行實時自動監控。相關業務人員在原始憑證采集時，通過信息系統中預設的原始憑證的規范要求對合規性進行初次判斷，通過服務前移的方式將財務管控要求前置于業務部門，從而提高規范化水平和財務集中管控能力。

3、分離電子/紙質流轉

原始憑證電子化的發展將促使紙質原始憑證與電子化影像分開流

轉，支撐審批效率提高和紙質文檔流轉安全。如圖2所示：電子影像由業務發起人采集，在業務部門確認影像與紙質一致性后開始分離流轉。電子影像按序走入業務審批、財務審批、財務制證、財務付款等環節，而紙質原始憑證在確認一致性后直接流轉到制證或付款環節歸檔。

4、轉變財務監督職能

隨著電子化原始憑證日趨緊密的與企業核算、流程審批、合同管理等系統集成，不斷推動業務前端部門觸發自動生成會計憑證，既提高會計憑證準確性與精細化程度，又使財務人員從低效率的基礎工作中分離出來，有更多精力運用信息系統行使監督權力，從而促進財務由核算向監督職能的轉變。

四、未來之路

盡管成效立現，但會計憑證電子化的工作，尚未到此而止。未來要做到完全的無紙化和信息共享，還有較長的路要去探索。憑證電子化后，配套的管理工作也要到位，例如內部監管制度、系統監控措施、權限管理規范、數據部分與恢復制度等等。

國網福建公司在未來將繼續深化會計憑證電子化之路，不能夠將大膽探索和積極求證會計檔案電子化的可行性空間，積累實踐經驗，鞏固前期建設成果的同時，在國網公司和行業內也成為后ERP時代信息化工作的“探路者”。

圖2　影像電子流與紙質流分離

參考文獻:

[1]張民龍.國網白銀公司會計核算問題探討[J].現代經濟信息,2014

[2]耿建新,洪圖.會計原始憑證無紙化問題探討——基于電子商務的視角[J].會計研究,2011

[3]夏春仁.科學管理與使用會計原始憑證的思考[J].中國工會財會, 2014