企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的問題與對策

□文/王 怡 杜 丹

（大連財經(jīng)學(xué)院 遼寧·大連）

現(xiàn)如今，商業(yè)行賄已經(jīng)嚴(yán)重破壞了市場經(jīng)濟(jì)秩序，違背了市場公平競爭的原則，對國民經(jīng)濟(jì)健康運(yùn)行有不利影響。企業(yè)的成長對國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，但企業(yè)管理體系的不健全，會使內(nèi)部控制在實(shí)踐過程中產(chǎn)生許多的問題，從而不利于企業(yè)的發(fā)展，給國民經(jīng)濟(jì)帶來不利影響。本文從企業(yè)推廣活動中的采購及員工報銷付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險管理出發(fā)，探討出有關(guān)改善我國企業(yè)內(nèi)部管理控制的辦法和途徑，從而增強(qiáng)我國企業(yè)未來在市場中的競爭力。采購作為企業(yè)各部門開展工作的重要環(huán)節(jié)，在許多方面反映出企業(yè)的戰(zhàn)略能力、市場創(chuàng)新能力和企業(yè)的運(yùn)營能力。而我國企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中，由于缺少有效的內(nèi)部控制監(jiān)督體系，從而造成采購成本高、腐敗問題嚴(yán)重，對企業(yè)的健康發(fā)展帶來巨大危害。費(fèi)用報銷在企業(yè)經(jīng)營管理中看似不重要，但是除生產(chǎn)原材料成本外，員工日常推廣及活動產(chǎn)生的費(fèi)用如差旅過程中的費(fèi)用、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用、推廣活動費(fèi)用等支出同樣在企業(yè)主要運(yùn)營成本中占很大比例。

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)基本流程

采購是指企業(yè)購買一些物資（或接受某些勞務(wù)）并且支付貨款等的行為。一般而言，采購業(yè)務(wù)主要是指企業(yè)購買商品和支付價格的行為。按照業(yè)務(wù)處理流程，采購與付款業(yè)務(wù)涉及的主要活動有：1、采購商品和勞務(wù)；2、編制訂購單；3、驗(yàn)收商品；4、儲存已驗(yàn)收的商品；5、編制付款憑單；6、確定與記錄負(fù)債；7、付款；8、記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。

二、企業(yè)采購業(yè)務(wù)問題分析

（一）企業(yè)采購管理系統(tǒng)設(shè)置不完善。在我國，很多企業(yè)采購管理系統(tǒng)設(shè)置不完善，沒有采購金額和范圍的限制，也沒有規(guī)定可選擇的供應(yīng)商范圍。員工在申請采購項(xiàng)目時沒有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，造成采購管理混亂，不利于采購控制與規(guī)范化管理。由于采購系統(tǒng)不完善，導(dǎo)致很多報告無法形成，不僅使相關(guān)工作人員的工作量加大，還嚴(yán)重影響了工作效率。有些企業(yè)僅通過一些制度加以規(guī)范并不能解決問題，同時還要結(jié)合電子采購系統(tǒng)對采購行為進(jìn)行控制。采購業(yè)務(wù)缺乏內(nèi)部相互牽制制度。銷售計劃隨著市場的變化時常做調(diào)整，由于企業(yè)的采購計劃都是依據(jù)銷售部門年初設(shè)定的計劃編制而成的，采購部門與銷售部門及其他部門之間的溝通不及時，導(dǎo)致企業(yè)不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際需求，很容易造成采購過剩或短缺，從而對企業(yè)的正常運(yùn)行帶來影響。

（二）財務(wù)報銷不真實(shí)。財務(wù)報銷不真實(shí)的情況是我國企業(yè)采購成本中存在的第二大問題。而今，企業(yè)的管理模式是所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的高度統(tǒng)一，企業(yè)的投資者同時亦是經(jīng)營者，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層集權(quán)情況明顯，漠視法制觀念，忽視了會計制度的嚴(yán)肅性和強(qiáng)制性。會計人員在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下工作，不能對會計人員自身進(jìn)行監(jiān)督，很多企業(yè)會計人員為了個人利益或領(lǐng)導(dǎo)，不反映企業(yè)經(jīng)營活動的真實(shí)情況，成為部分不法經(jīng)營者徇私舞弊、掩蓋真相的幫手，造成企業(yè)會計工作混亂不堪、財務(wù)監(jiān)督失效，賬目混亂不堪、賬外設(shè)賬，造成虛盈實(shí)虧或虛虧實(shí)盈的假象，掩蓋企業(yè)實(shí)際的財務(wù)狀況。這種現(xiàn)象會導(dǎo)致會計信息統(tǒng)計的不準(zhǔn)確性和不完整性。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全。企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全是我國企業(yè)采購成本中存在的第三大問題。在執(zhí)行上，很多企業(yè)并沒有完全按照公司規(guī)定的內(nèi)部控制程序來操作，而只是將企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度用以應(yīng)付相關(guān)部門的檢查和審計，否定了內(nèi)部控制所存在的意義；其次，會計人員配置不合理，財會人員的崗位責(zé)任制未落實(shí)到個人，缺乏行之有效的內(nèi)部管理制度和會計監(jiān)督制度，會計機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，無法真正發(fā)揮會計人員的作用。會計人員僅完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的記賬、算賬和報賬的工作，與其他部門很少進(jìn)行交流配合，忽視了會計監(jiān)督和會計分析的重要性。提供的數(shù)據(jù)僅包括產(chǎn)量、成本、銷售額、利潤等方面，而對如何使資金有效利用、如何降低相關(guān)成本的費(fèi)用、如何提高企業(yè)的盈利能力等企業(yè)深層管理問題研究得很少，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)采購方面的一系列問題。

三、完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)相關(guān)對策

（一）完善采購付款流程。一是建立授權(quán)審批責(zé)任制度。企業(yè)應(yīng)建立完善的授權(quán)審批責(zé)任制度，采購人員對于各種不同物資的采購申請做出采購計劃。對于任何特殊的采購申請必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門共同審批決定，必要時還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。企業(yè)內(nèi)審部門還應(yīng)對采購流程進(jìn)行定期審核，對沒有按照流程操作的行為及時提出審核意見，使每個人的職責(zé)發(fā)揮作用，做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任；二是對供應(yīng)商進(jìn)行定期考核。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對供應(yīng)商的資信情況做評估，對于資信較差的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)拒絕與其長期合作。企業(yè)應(yīng)該系統(tǒng)化各項(xiàng)指標(biāo)，將相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供的反饋?zhàn)鳛橹饕獏⒖家罁?jù)，根據(jù)供應(yīng)商的得分，合理選擇供應(yīng)商；三是建立招標(biāo)流程的監(jiān)督制度。企業(yè)在招標(biāo)過程中，應(yīng)當(dāng)采取公平、公正的原則，不得限制有競爭力的供應(yīng)商參加投標(biāo)。董事會或股東會應(yīng)當(dāng)派相關(guān)人員對招標(biāo)過程進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)非正常情況，確保招標(biāo)能夠順利的進(jìn)行；四是建立完善的采購商品驗(yàn)收制度。采購商品驗(yàn)收工作應(yīng)由獨(dú)立于采購和會計部門的人員擔(dān)任。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購訂單對商品的規(guī)格、質(zhì)量等要求進(jìn)行驗(yàn)收，并將驗(yàn)收準(zhǔn)備入庫，填寫反饋信息。同時，驗(yàn)收人員還應(yīng)將相關(guān)的驗(yàn)收單送交會計部門；五是對不相容職責(zé)明確責(zé)任；六是建立對采購合同的審核制度。采購會計應(yīng)將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入會計信息系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)保管原始合同。

（二）進(jìn)行采購和報銷方面的培訓(xùn)。財務(wù)人員及采購人員應(yīng)該對自己負(fù)責(zé)的區(qū)域人員做費(fèi)用報銷相關(guān)知識的培訓(xùn)，并將培訓(xùn)內(nèi)容作為對財務(wù)及采購人員的績效考核目標(biāo)。財務(wù)及采購人員通過工作中對員工費(fèi)用申請過程中經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行匯總，定期通過座談會、電話會議或者其他形式組織相關(guān)部門進(jìn)行財務(wù)、采購等相關(guān)知識的培訓(xùn)，優(yōu)化職員費(fèi)用申請的進(jìn)度，促進(jìn)各部門之間的配合，不斷地提高工作效率。財務(wù)及采購人員根據(jù)員工日常費(fèi)用申請及報銷中常遇到的問題，如如何使用電子審批系統(tǒng)、報銷時不同類型的活動提供哪些支持文件、報銷單據(jù)提交的時效性如何規(guī)定、報銷單據(jù)如何裝訂等問題進(jìn)行匯總并做成培訓(xùn)手冊供員工參考。這樣做也是對員工日常付款申請行為有了統(tǒng)一的規(guī)范，提高了報銷流程的效率。為了及時有效地解答員工費(fèi)用申請等問題，提高工作效率，公司設(shè)立了財務(wù)熱線。員工可以通過撥打財務(wù)熱線聯(lián)系到相應(yīng)的財務(wù)人員，使自己的問題可以在第一時間得到解答。同時，財務(wù)熱線還會設(shè)置錄音功能，以便日后查詢方便，也使雙方的利益得到保障。負(fù)責(zé)付款的財務(wù)人員每個月應(yīng)對付款明細(xì)賬齡進(jìn)行分析，以確保應(yīng)付款項(xiàng)能夠及時付出。由于銀行賬號有誤或者其他原因?qū)е聭?yīng)付款項(xiàng)暫時不能支付，同時又已過了付款期限的，財務(wù)人員需要及時聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行跟進(jìn)，以確保應(yīng)付款項(xiàng)能夠及時付出。

（三）健全企業(yè)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會計人員法制教育。企業(yè)應(yīng)明確職責(zé)和權(quán)限、明確目標(biāo)、明確職責(zé)，確保會計人員在工作中以法律為基礎(chǔ)，增強(qiáng)會計人員的責(zé)任感；加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，并結(jié)合本單位內(nèi)部管理的具體要求，逐步實(shí)現(xiàn)會計工作的制度化、規(guī)范化。必須從公司領(lǐng)導(dǎo)做起，不斷提高全體人員法律意識，強(qiáng)化法制觀念，加強(qiáng)自覺性。對于企業(yè)管理層違反國家法規(guī)，違反本公司規(guī)章制度的行為，會計人員有權(quán)拒絕執(zhí)行。這樣才能有效解決產(chǎn)生的問題，改變企業(yè)管理現(xiàn)狀，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競爭實(shí)力。

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