辦公自動化系統在制造業企業中的應用

朱 強（大連機車車輛有限公司,遼寧 大連 116022）

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辦公自動化系統在制造業企業中的應用

朱 強
（大連機車車輛有限公司,遼寧 大連 116022）

摘 要：目前隨著我國經濟發展辦公自動化系統在制造業企業獲得普遍應用。辦公自動化系統在制造業企業主要應用是通過分別授權的方式實現企業的信息的分別管理，使得信息更加處理更加快速，容易共享并且安全性提高。隨著我國經濟的發展辦公自動化在制造業企業的應用也越來越普遍。本文通過分析辦公自動化系統在制造業企業的應用，分析問題提出對策以期為我國制造業企業提供借鑒。

關鍵詞：辦公自動化；制造業企業；應用

1 前言

辦公自動化在各個行業中的應用越來越廣泛，各行業的辦公人員必須不斷地提升使用辦公自動化的能力以適應現代OA系統的發展，從業人員要積極圍繞社會以及行業的需求，不斷地提升OA系統的理論和實踐性應用，以滿足各行業的自動化辦公需求。

在制造業企業尤為如此，其生產復雜性更需要辦公自動化系統，制造業企業實現辦公自動化過程中，要積極進行辦公自動化的更新換代以及注重辦公人員辦公自動化使用技術的培訓，制造業企業要加強與軟件開發商或者其他辦公自動化培訓機構的合作，使辦公人員能夠在自動化辦公中游刃有余。制造業企業辦公人員也要加強自身的自主學習意識，積極學習一些辦公自動化技術，例如常用的辦公軟件以及各種操作系統的使用，軟件的安裝啟動以及使用、電子郵件的接收以及發送等基本操作。

2 OA系統發展歷史

辦公自動化系統（OA）是目前都制造業企業普遍使用的辦公系統，它主要分為四個不同階段，從最初的簡單的表格編輯、打字到目前的信息化辦公，以下將詳細介紹。

第一個階段是簡單的文字信息數字化，就是把一些文字圖表通過手工上傳到電腦之中，這也是辦公自動化最基本的功能。第二個階段是LotusNotes還有后來的各種電子郵件等等，它實現了不同部門之間的信息共享，這也是不同環節之間的溝通基本方法，第三個階段是以B/S應用模式為主，在這個階段就出現了比較成熟的辦公系統接近于目前使用的，甚至很多企業還在使用。最后一個階段是協同辦公，這個概念是制造業企業把工作流、知識管理等融入辦公自動化系統，使得辦公自動化系統有了更深的提升并且加入了門戶技術。

在目前的制造業企業辦公自動化系統中，一般的辦公自動化系統都包括了幾個不同的模塊，有電子郵件、個人事務管理、公共數據管理、綜合業務、系統維護與管理等等，這一些不同的模塊分別包括了辦公信息管理、信息共享、信息反饋、門戶等等多個方面。

3 辦公自動化系統在我國制造業企業的功能分析

3.1 方便領導作出決策

通過總覽整個的企業辦公自動化系統管理決策者就可以對制造業企業的實際情況進行分析，找出節能降耗的關鍵點，對于那些時間效率不高的環節進行提升，財務部門可以根據每個環節的生產效率以及績效等等進行比對，從而科學的制定每一個生產工人的工資等。

3.2 加強制造業企業內部信息交流

作為一個企業的信息溝通平臺們制造業企業都可以發布很多信息，職工原來必須通過全廠的宣傳欄才能了解的信息通過辦公自動化系統就可以了解，當然不同職別的員工有不同的權限，普通員工只能收到面向全體工人的宣傳文件等，生產管理者就可以收到每個月的生產經營分析，月度計劃，年度預算等等這樣對自己管理區域的生產有一個促進和先導作用。另外倉庫管理人員也可以通過查看生產環節的原料投入發現是否存在多拿原料的情況，采購部門可以及時的掌握每個環節的用料情況，制定自己的采購計劃。

3.3 提高了辦公現代化自動化水平

在目前的制造業企業辦公自動化系統中，這是一個相互協調的網絡辦公平臺，對于公司的各種文件都可以有效地處理使得公司的各種信息傳遞更加科學合理提高了公司的共同效率，同時也降低了公司的溝通成本，比如制造業企業內部的上游環節可以通過下游環節生產的實際情況了解本部門需要的生產量以免造成供貨不足以及壓貨現象，生產副總可以與銷售部門進行協調及時通過銷售部門反饋的數據來決定生產產品的種類。

OA系統升級后,支持移動辦公,利用VPN可以實現外出人員隨時接入局域網,了解單位內部工作動態,完成公文處理、業務審批,郵件收發等工作,實現真正意義的移動辦公。使外出人員和本廠完全無距離溝通,在任何情況下,企業的經營管理都不會受到影響。減少了由于外出產生的文件積壓、正在辦理事件的停頓。目前由于受VPN數量的制約,只能實現廠領導的移動辦公。

3.4 運用廣泛

一般來說制造業企業的辦公自動化系統都比較講究實用性，比較樸實，目前制造業的辦公自動化系統深入的制造業的每個環節，包括原材料的采購，原材料初級加工，深加工，入庫出庫等等，每個加工環節都可以通過辦公自動化系統查詢自己環節的信息，只有生產副總采用查閱所以生產環節的信息，但是不同環節之間可以通過郵件以及信息模塊進行溝通，及時掌握上下游環節的生產進度，生產情況。制造業企業職工也可以通過辦公自動化系統來了解企業的各種通過生產計劃等等，車間主任比普通員工有更大的權限，除了了解本環節，還對上下環節有查看的權利，還有制造業企業一般工人眾多包括工會信息，廉政信息，放假通知等等都是通過辦公自動化系統進行傳播的。

4 結語

辦公自動化系統是目前信息化快速發展的情況下制造業企業與現代化信息化辦公的一個良好結合，實踐證明制造業企業在實施了辦公自動化系統之后它們的工作效率會大大提升。制造業企業一般生產流程都是比較復雜，并且制造環節很多，通過引入辦公自動化系統可以很好地促進制造業每個環節的銜接，并且采用分級授權的方式使得每個環節都有自己環節對應的管理權限以及使用模塊。這樣在每個環節分別使用的同時也提升了制造業企業信息的安全性。

辦公自動化軟件在制造業企業的應用實踐中發揮了極大的作用,為企業信息化建設做出了貢獻,但其自身的發展、完善必不可少。

參考文獻：

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DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.02.116