Excel在學校行政管理中的應用

劉春強　江素華

摘 要： 在學校等教育機構的行政管理過程中，常常需要對各種數據進行處理，但很多行政管理人員仍然習慣于人工方法核算數據。為了提高行政管理工作效率，以青島濱海學院監考表及監考時間和監考次數計算為例，從Excel應用思想出發，使用Excel函數和圖表等Excel的功能對數據進行處理和分析。實踐證明，Excel的應用可以有效地提高行政管理的工作效率和數據準確性。

關鍵詞： 行政管理； Excel； 函數； 監考時間； 監考次數

中圖分類號：TP391.1 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2016）01-56-04

Application of Excel in school administrative management

Liu Chunqiang， Jiang Suhua

（Qingdao Binhai University， Qingdao， Shandong 266555， China）

Abstract： In the administration of the schools and other educational institutions， a variety of data is often needed to process， but many administrators are still accustomed to the manual methods. In this paper， the calculation of the invigilation table in Qingdao Binhai University is taken as the example to demonstrate that the use of Excel functions and charts can improve administrative efficiency and data accuracy.

Key words： administration； Excel； function； invigilation time； invigilation number of times

0 引言

在學校等教育機構的行政管理過程中，常常需要借助于Excel辦公軟件對職工或學生的各種數據進行輸入、處理及分析，而目前Excel在行政管理中的應用不盡如人意，主要表現在以下方面。

⑴ 理論與實踐脫節，行政人員基本上都學習過Excel，但在辦公過程中對數據的處理，還總是使用傳統的計算方式，或者使用手機或電腦計算器進行計算[1]，缺乏使用Excel提高數據處理效率的意識。

⑵ 部分行政人員選擇使用Excel對數據進行處理，但主要局限在使用求和或平均值等簡單函數對數據進行處理，使用排序、篩選等簡單的統計分析工具對數據進行分析。

⑶ 對于大量且較為復雜的數據，辦公人員還總是選用傳統人工的方式進行處理，一般要花費大量的時間進行傳統的計算。

⑷ 對于每天、每周、每月等經常需要處理的同類數據，辦公人員常常選擇每次使用同一種方法進行重新操作一遍，在反復計算的過程中，無形中浪費了寶貴的時間[2]。

1 行政管理中加強Excel應用

為了簡化辦公管理人員的數據處理過程，針對目前行政管理應用Excel的現狀，對各部門的行政管理辦公提出以下建議。

⑴ 加強行政管理人員Excel應用能力的培訓。在培訓過程中，做到有的放失，使用日常用到的數據，將傳統數據處理與Excel數據處理進行對比，充分展示Excel在數據處理中的優勢，逐步提高辦公人員對Excel數據處理各種功能的應用能力。

⑵ 對于經常用到的數據文檔或表格，建議設計為模板[3]，在應用時只需要做部分修改，即使對Excel應用不太熟悉的辦公人員也能夠很快的完成工作。

⑶ 引進具備現代化管理水平和方法的高素質人才[4]。

2 以監考工作為例對Excel在行政管理中的應用進行驗證

加班、加班次數、加班時長、加班工資的計算，監考次數、監考時間的計算等工作都是經常性的工作，為了提高計算、核算的工作效率，我們引入Excel的數據處理思想，制作成模板，方便各位教師、管理人員等對數據進行處理。此處，以監考工作的數據處理為例，簡述Excel在行政管理過程中的應用對工作效率的提高產生的影響。

監考工作是教師工作的一部分，根據學校情況或學校規模，有的學校有專門的考試中心負責監考的安排與教師監考工作量的計算，有的則以部門為單位對監考工作進行安排，無論以哪種形式，都需要平衡老師的監考次數或時間，怎樣對監考工作統籌安排，如果不使用專門的軟件來實現，則可以選用Excel函數完成此項工作，最后保存為模板，提供給相關管理人員進行使用[5]。

2.1 監考表的數據構成及目前數據處理存在的問題

根據學校監考工作的計算規定，教師每承擔90分鐘的監考相當于一節課的工作量。監考安排表一般由學校或各學院統一制作，其組成部分如表1所示。

從表中數據組成分析，考試時間是完整的日期（時間）表示方式，而監考教師每考場兩位，到目前為止，每位教師的監考總時間通常使用下述的方法計算，工作量大且容易出錯。

⑴ 每位教師根據自己的監考計算出自己的監考總時間

由于每門課程的課程性質、難易程序等多種因素造成每場次的考試時間長度并不一致，最終導致每位教師的每場監考時間都不盡相同，所以每位教師在計算自己的監考時間時總是要先計算自己每場次的監考時間，然后再計算所有場次的時間總和，很多老師，尤其是老教師常常通過計算器手工計算，費時費力。

⑵ 審核時耗費時間長

在教師自己的計算完成并上報后，院辦工作人員會再次對此數據進行計算，得出的監考總時間與教師上報的數據進行比對，在進行這項工作時，有些工作人員為了慎重，常常使用計算器進行計算或者使用計算機輸入每場次的監考時間，然后用求和函數進行計算，經過此次核對，常常會耗費相關人員很長的時間。

為了改進此類工作的計算方法，提高工作效率，本文擬使用Excel相關函數對數據進行處理，并制作成模板。在以后的此類工作計算時，只需要把監考表導入或復制到此模板中就可以快速的計算出每位教師的監考總時間。

2.2 利用Excel函數計算教師監考時間

⑴ 計算每場次的監考時間

根據監考安排表中數據的特點，使用Excel中的MID函數提取監考開始和結束時間[6]，使用“=MID（D2，13，5）”提取開始時間，使用“=MID（D2，19，5）”提取結束時間。然后使用HOUR函數和MINUTE函數計算出每場次監考時間，公式為“=HOUR（J2-I2）*60+MINUTE（J2-I2）”，如果想要制作成模板，使用者無需輸入公式，只需使用該表，可以綜合應用函數，在I2單元格中輸入公式“=HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））”，如圖1所示，然后使用Excel的填充功能，計算出所有場次的監考時間。

因為每學期的監考場次不同，為了模板的通用性，使數據的增減性較強，可以對整列數據使用計算公式進行填充，但當沒有監考時間數據時，會出現“#VALUE！”的提示信息，那么，可以使用IF函數對公式進行改進， 在I2單元格中輸入公式“=IF（D2=""，""，HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5）））”。

計算出每場次的監考時間后，可以對每位教師的監考次數和監考總時間進行計算，為了便于公式或函數的引用，可能對使用的區域定義名稱，在“監考安排”工作表中選中G列，定義區域名稱為“監考教師1”，選中H列，定義區域名稱為“監考教師2”，選中I列，定義區域名稱為“每場監考時間”。在表格的設計上，可以設計為占用一個工作表來存儲教師的監考次數和總時間。

⑵ 計算教師監考次數

對監考次數的計算，可以選用常用的COUNTIF函數，在C2單元格中使用公式“=COUNTIF（監考教師1，B2）+COUNTIF（監考教師2，B2）”，使用Excel的填充功能，計算出每位教師的監考次數。

⑶ 計算教師監考總時間

對于教師監考總時間的計算，可以選用SUMIF函數[7]，在D2單元格中使用公式“=SUMIF（監考教師1，B2，每場監考時間）+SUMIF（監考教師2，B2，每場監考時間）”，使用Excel的填充功能，計算出每位教師的監考總時間，如圖2所示。

⑷ 計算監考的折合工作量

在E2單元格中使用簡單的公式“=D2/90”計算出每位教師監考折合后的工作量，并設置保留2位小數。

⑸ 使用圖表進行直觀數據分析

如果辦公人員在安排時便于直觀顯示教師的監考次數或總時間，可以選擇使用圖表對數據進行直觀的分析。在選用圖表進行分析時，可以分別對監考次數或總時間建立圖表，也可以把監考次數和總時間在同一個圖表中表示。選中數據區域，如B1：D29，使用“插入”選項卡中“圖表”選項組中的“柱形圖”按鈕，插入一個柱形圖，根據教師人數改變圖表的大小，設置橫坐標軸顯示的教師姓名字體大小，但從圖表中顯示，在同一個縱坐標下，監考人數與監考總時間在縱軸上相差太大，致使監考次數不能很好的區分。對圖表進行修改，右擊圖表中的“監考總時間”系列，單擊“設置數據系列格式”命令，在彈出的對話框中“系列選項”中“分類間距”處設置間距值，如20%；單擊圖表中的“監考次數”系列，在“系列選項”中“系列繪制在”選擇“次坐標軸”，在“分類間距”處設置間距值，如100%，那么圖表就以左右兩個坐標軸分析數據。

⑹ 對計算公式進行保護

在實際工作中，有些管理人員可能對Excel函數不太熟悉，為了防止他們無意中對公式進行修改，可以對公式所在的單元格設置保護[8]，禁止操作人員進行修改。單擊“監考安排”工作表，單擊全選按鈕選定整個工作表，右擊選擇“設置單元格格式”命令，打開“設置單元格格式”對話框，在“保護”選項卡中取消“鎖定”和“隱藏”的勾選，單擊“確定”按鈕；然后再選中放監考時間的I列，再次打開“設置單元格格式”對話框，在“保護”選項卡中勾選“鎖定”和“隱藏”，單擊“確定”按鈕；然后使用“文件”列表“信息”列表中“保護工作簿”選項中的“保護當前工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置允許用戶進行的操作，單擊“確定”。那么對于公式所在列的單元格不可以選定，同時也不顯示公式。以相同的方法，對教師監考次數、監考總時間和折合工作量進行保護。

⑺ 另保存為模板

設計完成后，可以選擇另存為模板，也可以選擇發給行政人員進行直接使用。

從監考表數據處理的小例子可以體現出，使用Excel中的相關函數及功能處理監考表中的數據，解決了原來大部分由人工計算繁瑣而容易出錯的問題，在很大程度上提高了工作效率。同時，每次使用時把監考表數據復制或導入到指定位置即可以完成教師監考時間的計算。而在設計過程將相關使用公式的單元格進行保護，既方便應用又可防止入門用戶錯誤修改相關公式。

3 結束語

從Excel函數在監考表中的應用體現了應用Excel各種功能對提高工作效率產生的影響，所以，把Excel思想引入到學校等教育機構的日常行政管理過程中，將會大大提高日常管理工作效率和準確率，減輕管理人員負擔。同時，使用Excel的模板等功能，工作中的表格、數據規范性等情況都有明顯的改善，對數據的分析和處理都有著極大的優勢。一旦行政管理人員習慣于使用Excel相關功能處理和分析大量數據，那么工作效率就會大大提高，同時降低數據處理中的錯誤率，提高整個行政管理的有效性。

參考文獻（References）：

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