用友ERP—U8.72供應鏈系統采購退貨業務詳析

趙男男　單昭祥

摘 要： 對于剛剛接觸和使用用友供應鏈系統的初學者而言，面對較為復雜的退貨操作往往無從下手。針對上述情況，基于用友U8.72平臺，以A企業為背景，針對其采購環節可能出現的采購退貨情況，詳細介紹業務操作流程。以使用友供應鏈系統的初學者能夠了解每種可能出現的退貨情況，掌握用友U8.72供應鏈采購系統的具體操作方法。

關鍵詞： 采購退貨； 決策表； 用友U8.72； 操作

中圖分類號：TP399 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2016）01-98-04

Detailed analysis of purchase return business in UF ERP-U8.72 supply chain system

Zhao Nannan， Shan Zhaoxiang

（Cunjin College of Guangdong Ocean University， Zhanjiang， Guangdong 524094， China）

Abstract： For beginners who have just come to use UF supply chain system， the purchase return operations are often unable to start. Based on UF U8.72 platform， taking enterprise A as a example， the detailed business operations of all the possible purchase return in purchasing links are introduced， for beginners of UF supply chain system to understand each possible situation of purchase return， and grasp the specific operation method.

Key words： purchase return； decision table； UF U8.72； operation

0 引言

采購管理是指為了實現企業的生產或銷售計劃，從供應商那里，在確保質量的前提下，在適當的時間，以適當的價格，購入適當數量的商品所采取的一系列管理活動[1]。用友ERP-U8.72管理系統，通過普通采購、直運采購、受托代銷采購等采購流程對不同的采購業務進行有效的控制和管理，以便幫助企業降低采購成本，提升企業競爭力。采購退貨業務是供應鏈操作中的非必須環節，確是有可能出現的環節。而對于剛剛接觸和使用用友供應鏈系統的初學者來說，面對相對較為復雜的退貨操作往往無從下手。本文在用友U8.72環境下，以A企業為背景，針對其采購環節可能出現的采購退貨情況展開詳細業務操作分析。

1 采購退貨流程分析

1.1 采購流程分析

基于用友U8.72的平臺的采購業務流程如圖1所示。其中，采購業務流程由五個環節構成，分別是提出采購請求，采購訂貨，采購到貨，入庫、結算和財務處理。每個環節在用友U8.72平臺即系統實現部分都有相對應的操作，那么采購退貨業務可能出現在其中任何一個業務環節。

1.2 流程分析工具

決策表，又稱判定表，是分析和表達多邏輯條件下執行不同操作的情況的表格圖形工具。決策表適用于描述處理判斷條件較多，各條件又相互組合、有多種決策方案的情況。精確而簡潔描述復雜邏輯的方式是，將多個條件與這些條件滿足后要執行的動作相對應，并且能夠將多個獨立的條件和多個動作直接的聯系清晰地表示出來。

決策表通常由四部分組成，分別是：條件樁，列出問題的所有條件；條件項，針對條件樁給出的條件列出所有可能的取值；動作樁，列出問題規定的可能采取的操作；動作項，指出在條件項的各組取值情況下應采取的動作。

構造決策表可分成三個步驟。第一步，確定可能情況的個數。若有n個條件的決策表有2n個規則（每個條件取真、假值）。第二步，列出所有的條件樁和動作樁，分別填入條件項和動作項，得到初始的決策表。第三步，優化決策表，合并相似的規則。若表中有兩條以上規則具有相同的動作，并且在條件項之間存在極為相似的關系，便可以合并。合并后的條件項用符號“-”表示，說明執行的動作與該條件的取值無關，稱為無關條件。

1.3 實例應用

A企業是一家貿易公司，其主營業務為服裝，主要采用用友ERPU8.72平臺提供的供應鏈系統與其供應商進行貿易往來，因產品質量、市場銷售等因素，退貨的情況時有發生。針對A企業的實際情況，結合用友ERPU8.72供應鏈系統的操作，現匯總出在A企業退貨流程中，可能出現的情況有：商品是否到貨（代碼D），是否入庫（代碼R），是否開具發票（代碼F），是否結算（代碼J），是否全部退貨（代碼Q），共32種可能的組合。A企業退貨流程的決策表應用如表1。

2 采購退貨業務操作詳解

本實例中，A企業可能出現的退貨情況，已由決策表優化得到，在本小節，將詳細展開表1可能退貨情況的業務操作。

第一種情況，貨未到，退貨。此種情況，對照采購流程，在采購訂貨業務階段，系統已經生成請購單和采購訂單，若沒有收到貨物就退貨的話，可以直接在采購訂單上面關閉交易。對應用友U8.72供應鏈的操作是：在采購管理系統中，執行“采購訂貨”|“訂單列表”命令，設置過濾條件，選擇相應訂單，單擊“關閉”按鈕，關閉訂單。

第二種情況，貨未到，部分退貨。此種情況，對照采購流程，仍然處在采購訂貨業務階段，若選擇部分退貨，則未退的貨物仍然需要繼續執行采購流程。需要錄入請購單、采購訂單，當收到剩余貨物時，由采購訂單生成到貨單時，修改到貨單的數量。對應用友U8.72供應鏈操作是：在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“到貨單”命令，設置過濾條件，選擇相應采購訂單，修改到貨數量后根據采購訂單生成采購到貨單。

第三種情況，貨已到，未入庫，部分退貨。此種情況，對照采購流程，在采購到貨階段，系統已經生成請購單、采購訂單和到貨單，若部分退貨，則有部分貨物會按照采購流程繼續操作。此種采購退貨操作對應用友U8.72的供應鏈操作是：在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“到貨單”命令，根據采購訂單生成采購到貨單；然后執行“采購到貨”|“采購退貨單”命令，輸入并保存一張紅字采購到貨單，采購類型為“采購退回”，退貨數量為負數，保存并審核；其他未退貨物，在庫存管理系統中，執行“入庫業務”|“采購入庫單”命令，單擊生單，修改“本次入庫數量”。最后按照采購流程入庫、發票環節繼續操作。

第四種情況，貨已到，未入庫，全部退貨。此種情況，對照采購流程，和上述第二種情況類似，是在采購到貨環節退貨，但要全部退貨，這樣就不存在繼續完成剩余采購業務的情況了。此種操作對應用友ERPU8.72的供應鏈操作是：在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“到貨單”命令，根據采購訂單生成采購到貨單；然后執行“采購到貨”|“采購退貨單”命令，輸入并保存一張紅字采購到貨單，采購類型為“采購退回”，退貨數量是全部到貨數量且為負數，保存并審核。

第五種情況，貨已到，已入庫，未開發票，部分退貨。此種情況，對照采購流程是在采購入庫階段，已經到貨生成采購到貨單，且在庫存管理系統已經生成采購入庫單，若退貨，要相應的生成紅字到貨單和紅字采購入庫單。因為是部分退貨，所以，剩余貨物仍然按照采購業務流程完成。此種采購退貨操作對應用友ERPU8.72的供應鏈操作是：在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“采購退貨單”命令，輸入并保存一張紅字采購到貨單，采購類型為“采購退回”，退貨數量為負數，保存并審核；在庫存管理系統中，執行“入庫業務”|“采購入庫單”命令，打開“采購入庫單”窗口，單擊“生單”下拉按鈕，選擇“采購到貨單（紅字）”，單擊“過濾”按鈕，選擇對應單據，單擊“確定”按鈕，確認生單，錄入倉庫信息，保存并審核。

第六種情況，貨已到，已入庫，未開發票，全部退貨。此種情況同第四種情況相比較，采購退貨操作幾乎相同，惟一不同之處在于退貨數量，在此不需要修改，因為全部退貨。亦不需要繼續完成采購流程。此種采購退貨操作對應用友ERPU8.72的供應鏈操作類似于第五種情況，惟一不同之處是在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“采購退貨單”命令，輸入并保存一張紅字采購到貨單，采購類型為“采購退回”，退貨數量為全部到貨數量且為負數，保存并審核采購退貨單。

第七種情況，貨已到，已入庫，已開發票，未結算，部分退貨。此種情況在采購流程中已經生成到貨單、入庫單、采購專業發票三張單據，若部分退貨需要生成相應的退貨數量紅色單據，剩余貨物亦是繼續完成采購流程。此種采購退貨操作對應用友ERPU8.72的供應鏈操作是：在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“采購退貨單”命令，輸入并保存一張紅字采購到貨單，采購類型為“采購退回”，退貨數量為負數，保存并審核；在庫存管理系統中，執行“入庫業務”|“采購入庫單”命令，打開“采購入庫單”窗口，單擊“生單”下拉按鈕，選擇“采購到貨單（紅字）”，單擊“過濾”按鈕，選擇對應單據，單擊“確定”確認生單，錄入倉庫信息，保存并審核。在采購管理系統中，執行“采購發票”|“紅字專用采購發票”命令，打開“專用發票”窗口，單擊“增加”按鈕，選擇“生單|入庫單”，單擊“確定”按鈕，系統生成一張紅字專用采購發票，修改信息并保存審核。

第八種情況，貨已到，已入庫，已開發票，未結算，全部退貨。此種情況同樣類似于第六種情況，操作步驟幾乎一致。因為全部退貨，亦是不需要修改退貨數量，不需要繼續完成采購流程。在此不再重復敘述操作流程，流程參考第七種情況。

第九種情況，貨已到，已入庫，已開發票，已結算，部分退貨。此種情況，是在第七種情況的基礎上進行了采購結算操作，在采購流程中生成了到貨單、入庫單、采購發票并將入庫單和采購發票進行了結算，對應的退貨操作要生成紅字到貨單、紅字入庫單、紅字專用采購發票并將紅藍入庫單和紅藍采購發票進行結算。此種采購退貨操作對應用友ERPU8.72的供應鏈操作是：參考第七種情況，在采購管理系統中生成“采購退貨單”，在庫存管理系統中，根據“采購到貨單（紅字）”生成“采購入庫單（紅字）”，保存并審核。然后，在采購管理系統中，執行“采購發票”|“紅字專用采購發票”命令，打開“專用發票”窗口，單擊“增加”按鈕，選擇“生單|入庫單”，單擊“確定”生成一張紅字專用采購發票，修改信息并保存審核。在采購系統中，執行“采購結算”|“自動結算”命令，打開“采購自動結算”對話框，選擇“紅藍入庫單”和“紅藍發票”復選框，單擊“過濾”按鈕，完成紅藍入庫單和紅藍發票的自動結算。

第十種情況，貨已到，已入庫，已開發票，已結算，全部退貨。此種情況操作類似第九種情況，不同之處在于，操作用友U8.72時，在采購管理系統中，執行“采購到貨”|“采購退貨單”命令，輸入并保存一張紅字采購到貨單，采購類型為“采購退回”，不修改采購數量。

3 結束語

本文以A企業為背景，采用決策表工具對采購退貨流程進行分析，基于用友U8.72供應鏈操作平臺，詳細描述了所有可能出現的采購退貨情況。采購退貨流程看似復雜，實際若是找出規律則很簡單。首先要分析清楚退貨業務發生在采購的哪個業務環節，已經完成了哪些操作，然后對照采購流程生成的單據，生成相應的紅字單據。通過本文對各種可能的退貨業務詳細解析，可以幫助供應鏈的初學者掌握采購退貨的業務流程和基于用友U8.72平臺的相關操作，為全面掌握供應鏈采購系統業務操作打下堅實基礎。

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