辦公自動化分析及其計算機辦公軟件的應用

劉宜鑫

（河池市特種設備檢驗所 廣西河池市 547000）

辦公自動化分析及其計算機辦公軟件的應用

劉宜鑫

（河池市特種設備檢驗所 廣西河池市 547000）

隨著科學技術的不斷發展，自動化辦公被廣泛應用于社會工作中，自動化辦公是一種綜合性較強的辦公模式，其重要性應引起社會各方的重視。自動化辦公的快速發展是離不開計算機軟件應用的，其是計算機軟件被大規模應用的集中表現形式，計算機軟件大大推動了企事業單位自動化辦公的持續發展。本文主要對自動化辦公及其計算機辦公軟件的應用進行分析，僅供參考。

計算機軟件；企業管理；辦公自動化

引言

進一步推動計算機軟件在社會工作中的應用，有利于提高企事業單位的競爭力和自動化辦公效率。計算機軟件的應用是強化自動化辦公的重要組成部分，因此，建立一個智能化、科學化的計算機軟件應用機制則是十分必要的，實現計算機軟件的合理有效應用，可從根本上提高辦事效率，使企事業單位在激烈的市場競爭中贏得一席之地，以此為企業獲利提供有力保障，從而促進企業經濟的持續發展。

1 計算機自動化管理的優勢

所謂的計算機自動化管理是指通過計算機技術、信息化管理、互聯網管理等和計算機有關的知識，實現科學性、系統性管理的一種方式，有利于提高綜合管理的效率和生產能力。這種管理方式是建立在計算機技術和現代互聯網信息化基礎上的，計算機自動化具有便捷性、準確性、科學性的特點，和傳統管理方式相比而言，其具有的優勢是顯而易見的。

計算機自動化的特點有：①計算機自動化的核心是人，在操作根本上就是人和機器系統的有機結合；②電子計算機技術、互聯網信息自動化技術是實施計算機自動化的前提，其運行方式主要是通過計算機信息和系統進行操作，有利于提高管理的質量和水平；③計算機自動化管理系統實施的基礎條件是具備完善的規范和準則；④將信息資源整合和互聯網技術結合起來是計算機自動化管理的前提。

2 辦公自動化系統特點

辦公自動化系統又稱OAS，通過先進的技術手段來提高辦公的效率，從而實現辦公系統的自動化管理。通過計算技術，基于工作流的概念，實現信息共享，以便工作的高效完成；改變傳統的手工辦公方式，實現全方位的信息采集和處理，為企業相關的管理和決策工作提供可靠、科學的參考依據，其特點具體如下：

（1）交互性。一般情況下的數據處理是單一的控制流，對輸入及輸出及時確定下來，不需要人為干涉；辦公自動化系統通常需要根據不同的輸入調動不同的控制，由于要進行人機對話，因此，需要人為干涉。

（2）協同性。所謂的辦公活動是指具有組織、有層次的群體活動，因此，辦公自動化系統可保障組織機構內所有員工能夠進行協同工作，從而實現完成同一個任務的目標。

（3）多學科交叉。現代科學技術的融合及統一大大推動了辦公自化系統的發展和進步，其主要將計算機科學、行為科學、現代通信技術、管理科學作為支撐平臺。

（4）網絡化。一般現代化辦公自動化系統是建立在計算機網絡基礎上的，主要包括包括局域網（LAN）、因特網（Internet）、內聯網（Intranet）和外聯網（Extranet）等。

（5）對象的多樣性。對于事務處理型的辦公自動化系統，應用對象的相關需求基本一致，主要表現在通用的商品化應用軟件上；而對于信息管理型自動化辦公系統和決策支持型辦公自動化系統的層次，主要將應用對象的多樣性充分體現出來，則表現在商品化OAS應用軟件的專業性和系統性上。

3 計算機軟件應用的積極作用

3.1 改善企業辦公環境優化企業辦公流程

傳統的辦公設施只是簡單的文件桌椅，往往會因為業務規模的不斷擴大而變得混亂不堪，但計算機軟件被應用于辦公自動化管理中，大大改善了辦公環境，實現自動化辦公的目標，將所有資料數據和文件信息輸入電腦，并進行分類，有利于提高辦公效率，保障工作開展的有序性[1]。也正是這方面的積極作用，使得辦公自動化體系被廣泛應用于社會工作中，自動化辦公的優勢主要體現在兩個方面：①同步進行。對于同一個項目的資料數據，可通過網絡將其發送至各個部門，不同部門處理不同的內容，實現工作的同步進行，有利于提高辦公效率，節省時間。②可越過性。針對一些自由性較強的問題上，可選擇性越過，并不是強制性參與，具有可越過性。

3.2 企業管理成本的降低

在企業辦公過程中，在采購辦公用品上的花銷較大，將計算機軟件應用在企業自動化辦公的管理中，不僅有利于減少企業對辦公用品的需求量，降低企業的管理成本，還有利于提高企業的辦公效率，減少不必要流程，降低用紙量，為環境保護作出一定貢獻。自動化辦公降低企業成本的作用主要表現在以下兩個方面：①辦公成本。實現辦公自動化，減少辦公用品的使用量，降低辦公成本，比如部門間的信息交流和傳送文件等工作拒絕使用紙質，而是通過計算機來完成，不僅有利于節省時間，還有利于降低用紙的需求量；②交通成本。部門間在辦理業務的過程中，由于受到區域的限制，可借助相關的交通工具來傳遞資料，車輛的使用費用和耗用成本較高，但在自動化辦公實現后，就可通過網絡溝通來辦理業務，大大降低了交通成本。

3.3 激發企業創造力辦公效率提升

計算機軟件應用的目的主要是為了實現企業自動化辦公管理，保障辦公工作的高效運行，有利于保障辦公程序的標準化和規范化，具有創新精神的員工可積極研發更為方便、有效的應用軟件，提高計算機軟件的開發能力，企業應加大對人才的培養力度，調動員工辦公的積極性，增強員工的創新意識和創新能力。

4 自動化辦公軟件在企業管理中的應用

4.1 連接

計算機軟件的應用，對于分散或集中的辦公區域都能實現局域網的連接，通過網絡技術將各個部門串聯在一起，建立規范性較強的流程模式，方面資料的查找和傳送。

4.2 溝通

各個自動化辦公區域都具有一個共同的溝通平臺，若遇到問題的話，可通過在線交流進行溝通，若計算機出現故障的話，可及時將信號發送出來，并通知工作人員，有利于節省時間，避免不必要的經濟損失，從而為日常辦公提供便捷。

4.3 通用

自動化辦公的主要特點就是通用，適用于所有的中小型企業經營范圍及規模的變化及人員流動的具體情況，可有利于產品的宣傳及推廣，使整個系統具有較強的配置性，對人員調配和管理提供較強的配置功能。

4.4 監控

自動化辦公軟件可對員工的工作流程進行實時監控，可幫助企業對員工的工作狀態進行全面掌握，監控具有較強的控制作用，有利于避免員工工作出現差錯，提高辦公效率，對企業的管理機制進行強化。

5 辦公自動化系統的發展趨勢

（1）集成化。計算機軟硬件及網絡產品的集成，人和系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，形成了“無縫集成”的開放式系統。

（2）智能化。在處理日常事務的過程中，可幫助員工完成智能性工作。

（3）多媒體化。對數字、文字、圖像、聲音和動畫進行綜合性處理。

（4）運用電子數據進行交換。通過數據通訊網，可實現計算機內的自動交換和處理。

辦公自動化呈現迅猛的發展趨勢，綜合數據庫系統所提供的信息可供企業使用，在進行決策的過程中，可選用或建立決策數字的模式，將內部和外部的條件有機結合起來，由計算機執行，并作出相應的決策。

6 目前企業辦公自動化的現狀

現階段，企業辦公自動化可根據其發展的實際情況分為以下幾種：

（1）起步較晚，仍在使用沒有聯網的計算機，利用MSoffice系列、wps系列的應用軟件，可大大提高個人的辦公效率。

（2）不具備較好的應用系統支持協同工作，仍處在個人辦公的狀態，而網絡處于閑置狀態，企業投資并未獲得相應的效益。

（3）建立自己的intranet網絡，企業員工可同電子郵件進行信息交流，實現了有限的協同工作，但所產生的效益并不明顯。

（4）建立自己的intranet網絡，使用二次開發的通用辦公自動化系統；從而為信息共享和協同工作提供有力支撐，保證和外界聯系的信息渠道是暢通的；通過intranet的發布，加強企業產品及技術服務的宣傳力度；intranet網絡已經對企業的經營產生一定的積極作用。現在正著手開發或在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，保證管理和決策的科學性，提高企業的競爭力，從而促進企業的持續發展。

7 小結

綜上所述，為了提高我國在國際市場競爭中的地位，就應加強計算機軟件在自動化管理中的應用，對工作機制進行完善，并占據有利位置，使我國能在競爭中處于不敗之地，創建計算機辦公軟件已然成為推動科技發展的重要組成部分，其作為一種全面性、系統性的科學技術，有利于推動企業的未來發展。

[1]王春梅.淺析計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用[J].網絡安全技術與應用，2014（6）：88.

[2]宋新樂，宋文文.基于辦公自動化中的計算機技術應用的探析[J].電子測試，2016（10）：69.

[3]董琨.計算機辦公自動化技術分析及應用探討[J].計算機光盤軟件與應用，2013（11）：125.

TP317.1

A

1004-7344（2016）24-0264-02

2016-8-5

劉宜鑫（1984-），女，壯族，廣西來賓人，助理工程師，大專，主要從事辦公室報告錄入工作。