辦好涉外公證應注意的幾個問題

游風華

（350300　福建省福清市公證處　福建 福清）

辦好涉外公證應注意的幾個問題

游風華

（350300福建省福清市公證處福建 福清）

涉外公證是一種特殊的公證業務，與國內公證相比，其當事人多為華僑、赴外國的中國人及在我國的外國人，涉外公證書的使用及發生法律效應的地域多為境外，公證書既要符合我國法律法規又要受使用國法律約束。隨著我國市場不斷開放，與世界各國的交流日益頻繁，作為國際交往不可缺少的法律程序，涉外公證在對外交流中發揮的作用日益明顯。這要求公證行業能更靈活、更有針對性地調整涉外業務。

涉外公證；含義；應注意的問題

公證制度是一項預防性的司法證明制度，是我國社會主義法律制度體系的重要組成部分。其基本價值是通過預防矛盾、減少紛爭，促進民事商事活動依法有序進行。隨著經濟社會的發展，公證已廣泛地滲透到社會生活的各個領域，并在服務社會發展大局、保障民生福祉、促進國際交往等方面發揮了積極有效的作用。特別是作為公證活動重要組成部分的涉外公證，其作用與價值日益凸顯。

1　涉外公證的含義

涉外公證是指公證機構辦理的含有涉外因素的公證事項，即公證當事人、證明對象或公證書使用地等因素中至少含有一個及以上涉外因素的公證。涉外公證是國際交往中不可或缺的工具和法律程序，它對促進國際交往、穩定社會經濟秩序、保護國家、公民、法人及其他組織的合法權益具有重大意義。涉外公證的質量和發展，不僅直接影響我國公民和法人在涉外事務中的合法權益，更體現了我國國家法律文書的嚴肅性，這直接關系著我國在他國和國際社會的國家形象。

2　辦好涉外公證應注意的幾個問題

涉外公證因其在當事人、使用地、效力等方面與國內公證存在差別，這就要求我們公證員要以更加認真、細致的態度去辦好每一個涉外公證事項。筆者根據多年的涉外公證辦證經驗，梳理出辦好涉外公證應注意的幾個問題：

2.1辦好涉外公證，公證員要強化公證證明材料的審核

在涉外公證事項中，有相當部分的公證證明材料是域外有關機關出具的，審核此類證明材料時，公證員無法像辦理國內公證那樣通過公證人員親自核實、委托兄弟公證處代為核實等方式進行核實，而要根據實際情況，采取多樣化的方式進行核實，在證據標準上，也應有更高的要求。如在辦理涉外的夫妻親屬關系公證中，作為辦證主要證據的結婚證，其頒發機關一般有三種：一是國內的婚姻登記機關，二是中華人民共和國駐國外的使領館，三是外國的婚姻登記機關。對于不同機關頒發的結婚證，應采取不同的方式進行核實：（一）、對于國內的婚姻登記機關頒發的結婚證，可直接采用辦理國內公證的核實方式進行核實，即通過公證人員親自向發證機關核實、委托兄弟公證處代為核實等方式進行核實；（二）、對于中華人民共和國駐國外使領館頒發的結婚證，一般直接向外交部領事司等機關發函核實，但此種核實方式時間較長，給當事人造成了極大的不便。現在，國內一些司法鑒定機構經批準已開展了駐國外使領館的印鑒真偽鑒定業務，為能提高辦事效率，縮短出證期限，公證員也可委托有資質的司法鑒定機構對駐國外使領館頒發的結婚證的印鑒真偽進行鑒定，經鑒定為真實的，可直接采用；（三）、對于外國婚姻登記機關頒發的結婚證。因各國公證證明制度不盡相同，故結婚證的核實方式也不同。大致可按兩種方式進行：一是將此類結婚證由當事人交由頒發國家的法定證明機構進行認證或者公證，然后再交由中國駐該國的使領館認證；二是直接將此類結婚證由當事人交中國駐頒發國的使領館認證。對于此類已經中國駐頒發國使領館認證的結婚證，一般可直接采用。公證證明材料的核實方式具有多樣性，公證人員在保證公證質量的前提下，應盡可能的采用高效、便捷的方式進行核實，以滿足當事人對公證的高效要求。

2.2辦好涉外公證，公證員需注意領事認證對公證的要求

領事認證是指領事認證機構根據自然人、法人或其他組織的申請，對國內涉外公證書及其他證明文書或國外有關文書上最后一個印鑒、簽名予以確認的活動。我國國內領事認證是指外交部或其委托的地方外辦對國內涉外公證書及其他涉外文書上最后一個印鑒、簽名予以確認的活動。我國領事認證中又有“單認證”與“雙認證”之分。單認證，是指我國內出具的涉外公證書或商業文集書擬送往國外使用前，辦理好我國外交部領事司或其授權的地方外辦的領事認證后，文書使用國告知，無需辦理該國駐華使領館的領事認證，文書使用國即可接受該文書。而雙認證則是指在辦妥我國外交部領事司或其授權的地方外辦的認證手續后，再辦理公證書的使用國駐華使（領）館的認證。在涉外公證中，公證文書是否需要認證？是單認證還是雙認證？要認證的公證文書要作何特殊要求？公證當事人只能根據公證文書使用國的規定按程序辦理。但部分公證當事人受認證信息渠道不暢、文化水平不高等因素影響，辦理此類事務時往往與公證文書使用國的規定不符，導致公證文書無法認證，浪費了大量的時間、金錢。公證員作為法律專業人員，有義務利用自身的經驗及知識為當事人排憂解難，提供必要的指導與幫助，使公證文書能夠順利認證、使用。在涉外公證實務中，要特別注意以下幾點：

2.2.1要注意文書使用國對公證事項的要求。不同國家對公證事項的認證規定是不同的。比如在婚姻關系公證中，我國證明婚姻關系的公證事項主要有三種：結婚證公證、已婚公證、親屬關系公證。有的國家規定上述三種公證均可認證，有的國家則規定只對其指定的一種類型公證予以認證。比如意大利，其只對結婚證公證予以認證，對于已婚公證則不予認證。因此，公證員需指導當事人按文書使用國的要求申辦公證事項。

2.2.2要注意文書使用國對公證文書時效的要求。不同國家對不同公證事項的時效要求不同，超過有效期的則不予認證。比如阿根廷規定申請人在中國的無犯罪記錄公證有效期為三個月，超過有效期的不予認證，且規定有效期以公安機關的證明日期始算，而不是公證書出具之日起始算。因此，對于公證文書時效性較短的公證事項，公證員要及時為當事人出證，且要提醒當事人要及時將公證書申辦認證；對于當事人申辦的但暫時不會用到且時效較短的公證，建議當事人待使用時間鄰近時申辦，以免公證書超過時效。

2.2.3要注意文書使用國對公證文書譯文的要求。根據《公證程序規則》第43條第3款的規定：發往國外使用的公證書應當使用全國通用的文字。根據需要和當事人的要求，公證書可附外文譯文。因此，當事人有權根據需要選擇是否附譯文及附何種譯文。但是，在公證實務中有些當事人為省錢或圖方便，不附譯文或者所附譯文種類與使用國要求不同，導致公證書無法認證或者使用，最后只能將公證書“返工”。比如使用地為阿爾及利亞的公證書需附法文譯文才能認證，而有的當事人則直接翻譯成英文，導致公證書不能認證。因此，為保障公證書順利認證、使用，公證員在辦證過程中應告知當事人那些公證書需要翻譯，那些公證書需要何種翻譯，并告知相應的法律后果。

2.3辦好涉外公證，公證員需履行好告知義務

根據《公證法》第27條第2款的規定：公證機構受理公證申請后，應告知當事人申請公證事項的法律意義和可能產生的法律后果，并將告知內容記錄存檔。因此，告知義務是公證機構的法定義務。履行好告知義務，不僅是對當事人知情權的保障，更可減少公證處的風險和責任。筆者曾遇到過這樣的事情：一當事人申辦發往英國使用的出生公證，在受理時筆者就告知發往英國使用的公證文書根據筆者的辦證經驗一般要附英文譯文方能正常使用。可當事人不知何故，執意不要附譯文。因《公證程序規則》第43條第3款的規定是根據需要和當事人的要求，公證書可附外文譯文。所以我處只能按其要求公證書不附譯文。但筆者在詢問筆錄中特別告知了當事人兩項內容：一是其有權要求是否附譯文及應承擔相應的法律責任；二是根據公證員的辦證經驗，建議其此類公證附英文譯文，如不附英文譯文，可能導致公證書無法使用。過了一個多月，該當事人突然跑到公證處說因為承辦公證員不負責任，沒有給公證書附譯文，導致公證書不能使用，要求公證處賠償其損失，并要求處分承辦公證員。處里馬上查閱了卷宗并反饋與當事人，在其自己簽名、按指印確認的詢問筆錄面前，當事人終于不再提無理要求。可見，公證告知對于減少與化解糾紛，完善公證程序，確保公證質量有著重要的作用。

綜上所述，要辦好涉外公證，既需要我們平時不斷加強業務學習，又要求我們在承辦每一件公證事項時做到謹慎、勤勉、盡責，只有這樣才能為我國的改革開放和對外交流提供優質高效的涉外公證服務。涉外公證是聯系各國的紐帶，須兼顧出具國和使用國的法律政策，更需要公證員對我國涉外事務保持關注。作為公證員，在堅守公證質量這道公證生命線的同時，更要秉承以人為本、執業為民的理想信念，最大限度的維護好當事人的合法權益，讓“公正為民”的口號落實到每一個公證事項中。

［1］江葳葳.運用跨文化交際手段提高涉外公證質量［J］.中國公證，2011，08：26-28.

［2］褚瑩.涉外法定繼承公證法律問題研究［J］.中國公證，2016，04：44-56.

［3］陳淑莉.以公證大數據整合為契機推動公證行業的變革［J］.法制與社會，2016，20：208-209.