不動產登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議

當前，在住房制度改革不斷深化、房地產市場迅猛發展、地產市場宏觀調控政策實施、國家不動產契稅政策調整以及子女入學等諸多因素的影響下，相關政府部門、群眾對不動產檔案的利用需求不斷增長。2013年11月，國務院常務會議提出要整合不動產登記職責，建立不動產統一登記制度，由國土資源部負責指導監督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動產統一登記工作，基本做到登記機構、登記簿冊、登記依據和信息平臺“四統一”。在這樣的背景下，做好不動產登記檔案信息化工作，對于滿足社會日益增長的不動產登記檔案利用需求，確保不動產登記工作的準確性、高效性和便捷性，具有重要意義。本文以寧波市為例，對不動產登記檔案信息化管理中的問題進行分析，從整合遷移檔案信息資源、實現檔案管理系統與登記業務系統集成、創新檔案利用服務方式等方面，對加強不動產登記檔案信息化管理提出一些思考和建議。

1 主要問題分析

1.1 檔案管理分散、標準不一、利用不便

以寧波市為例，由于缺乏集中保管檔案的場所，不動產檔案分散保存在市國土、住建、林業、農業、海洋等部門中，沒有實現統一管理。各部門檔案管理標準不統一，特別是檔案信息化工作標準不一、檔案管理系統差異性較大，檔案信息資源整合難度較大，檔案查閱極為不便，如，單位或個人查詢某一產權登記檔案資料，常需登錄多個檔案系統，甚至要到檔案保管場所實地查詢，檔案利用成效不佳。

1.2 檔案數據與業務系統關聯度較低

不動產登記檔案形成于不動產登記工作中，與不動產登記工作關系十分密切。根據不動產登記檔案信息化工作的要求，檔案數據應與不動產登記工作業務系統建立較高的關聯度，然而，目前不動產登記檔案數據與業務系統的關聯度較低，甚至沒有建立起關聯，在辦理不動產登記業務中，查詢相關登記業務的檔案信息時，無法實現快速調檔，不利于不動產登記工作的開展。

2 改進工作的建議

2.1 整合遷移檔案信息資源

開展不動產檔案信息化工作的一項主要內容，就是在整合遷移各有關單位和部門不動產登記檔案信息資源的基礎上，建立統一的不動產登記檔案管理系統。做好檔案信息資源整合與遷移，首先，要收集匯總各類存量檔案數字化成果，分析各有關單位和部門檔案庫數據量，對比整合前檔案庫數據結構與整合后建立的檔案庫數據結構的差異，整理數據映射關系，開發檔案數據遷移工具，最終完成所有檔案數據的遷移，并保持檔案目錄和內容的關聯關系。其次，要對比遷移前后數據總量，檢查檔案目錄和內容是否具有一致性、是否存在關聯字段缺失情況等，初步判斷數據是否完整遷移，并且對一定比例的數據進行抽查，以驗證數據質量，確保所有檔案數據準確遷移。

2.2 實現檔案系統與業務系統集成

2.2.1 前置檔案數字化工作

為方便辦理登記業務、減少檔案管理的工作量，可在登記業務辦理過程中將檔案數字化工作前移至收件和審批環節，具體工作流程如下:第一，在登記業務受理環節，業務受理人根據要求審核申請人是否提供完整的資料，并在登記業務系統中進行登記信息條目著錄。第二，登記業務受理完成后，業務受理人將業務辦理的材料原件交給前置掃描人員，前置掃描人員按照前置掃描處理程序，將各材料原件掃描并上傳到不動產登記檔案管理系統的電子文件服務器上，同時設置掃描處理程序，使之能自動為登記業務系統中的條目和上傳的掃描件建立關聯關系。第三，前置掃描完成后，即進行正式的業務辦理工作。在正式業務辦理過程中，業務辦理人員可以直接從登記業務系統中調取當前登記申請人提交的電子版本證明材料目錄和數字檔案信息。第四，在檔案管理系統與登記業務系統之間設定數據同步接口，利用該接口，檔案管理系統可以實時獲取登記業務系統中新產生的業務歸檔信息，檔案管理員不必對提交的紙質復印件進行掃描、掛接等操作。

采取前置檔案數字化的工作方式，將檔案掃描及著錄工作分解到日常工作中，可以讓檔案管理人員從繁重的檔案數字化工作中解脫出來，保證他們有更多時間和精力對檔案資料進行深層次的數據加工和信息挖掘。

2.2.2 實現登記業務信息自動歸檔

不動產登記業務系統將需歸檔的數據打包，形成“轉換數據包”文件，并通過調用不動產登記檔案管理系統提供的XML+Web Service接口服務程序，將“轉換數據包”轉換到不動產登記檔案管理系統。利用接口服務方式，不動產登記業務系統與檔案管理系統之間可實現互不影響、穩定運行，且如果一方系統出現問題，即可查明責任歸屬，有利于信息管理部門快速定位問題所在，方便系統維護。

此外，實現登記業務信息的自動歸檔，可以保證不動產登記業務系統中流轉文件歸檔的實時性，即文件在不動產登記業務系統中辦結完畢后可立即進入不動產檔案管理系統，檔案管理人員能及時整理歸檔數據。

2.2.3 實現登記信息與檔案信息的雙向調用

實現不動產登記信息和檔案信息的雙向調用，能夠對登記檔案信息進行快速管理，登記業務辦理人員可在登記業務系統中直接檢索利用登記檔案，有效提高檔案查詢利用效率。實現檔案信息與登記信息的雙向調用，需要設置“檔案與登記信息雙向調用接口”，實現系統間數據的關聯查詢和統一利用；為滿足用戶在登記業務系統中對登記檔案查詢的需求，還需要設置“用戶信息和組織機構信息同步接口”“單點登陸接口”等，保證檔案管理系統中的用戶、組織機構與登記業務系統中的一致性，實現“一站式”登錄。

2.3 創新檔案利用服務方式

2.3.1 針對個人

第一，為貫徹落實國家關于推進“互聯網+政務服務”和開展信息惠民的要求，可以采取“互聯網+服務方式”，讓數據多跑路、群眾少跑腿。“互聯網+服務方式”，即查檔申請人通過網上申請，提交查閱不動產登記檔案所需的資料；網上申請系統自動將查檔申請信息提交到內部檔案管理系統，查檔工作人員獲取申請信息并開具不動產登記查詢證明，采用快遞到付的方式寄送給申請人。筆者建議，目前浙江省政務服務網建設取得明顯成效，可將寧波市網上申請系統集成到浙江省政務服務網中，實現工作集約化。

第二，提供自助式查檔服務，即在行政服務中心、圖書館等人流密集的公共場所設置不動產登記檔案自助查檔終端設備，設備包括工控機、觸摸屏、打印機、身份證識別儀、攝像頭、揚聲器等，查檔申請者可在設備上刷身份證，設備自動檢測申請者的人臉并進行拍照，接著按照申請者要求提供檔案信息查詢服務，并打印查詢結果，自助完成檔案查閱利用的整個過程。

2.3.2 針對相關單位和部門

第一，組織部門、紀檢監察部門等特定政府部門在人事調整、違紀跟蹤等工作中，需要查詢不動產登記檔案信息。為這些部門提供服務時，可以采取延伸查檔的服務方式，即通過電子政務內網，采取網絡安全準入、CA認證等安全措施，延伸不動產登記檔案管理系統接入范圍，方便這些部門查檔；還要確保檔案查詢工作的安全以及查詢日志可跟蹤、查詢請求不可抵賴等，保證檔案信息絕對安全。

第二，民政部門、法院、銀行等單位在查詢權利人及家庭成員在行政區劃內有無房屋登記信息或房屋登記數量時，需要不動產登記檔案信息。為這些單位提供服務時，考慮到其所查閱的檔案數量龐大，可提供數據接口查詢方式。