加強檔案整理中的保護工作

洪淑環/杭州市拱墅區城中村改造工程指揮部 徐林娟/杭州遠大檔案技術有限公司

檔案整理中的保護是指在檔案折疊、編制頁號、蓋章、去釘、裝訂、拆卷及復原等整理工作中，采取必要手段或措施防止檔案遭受損壞，或盡可能降低受損程度達到保護檔案的目的。檔案整理中的保護工作是檔案安全體系建設工作的重要組成部分，應加以重視。

1 文件折疊中的保護

紙張尺寸大于A4的文件，需折疊成A4大小才能裝訂成標準大小的案卷并存放進檔案盒中，但折疊對案卷會造成破壞。如，為確保案卷整齊，在折疊時會用尺刮過折痕處，這樣的做法極易傷害案卷材料。此外紙張經過多次折疊容易破損，且在掃描時會留下明顯的折痕，破壞檔案的原始性。其保護對策是運用技術手段盡量少折疊案卷，具體來說，如果案卷已被折過，可通過相關手段對紙張尺寸進行微調，確保案卷能存放進檔案盒，避免再次折疊；有些紙張尺寸為A3的案卷可不用折疊，只需攤開并在頁面左邊進行裝訂，然后將攤開部分整個對折裝盒即可，整卷因有一定厚度，所以對折之處是弧形，不會留下折痕，這樣保證了檔案的原始性。

2 編制頁號中的保護

編制頁號中存在的問題如下：第一，編制檔案頁號能固定檔案整理成果，并便于統計頁數和編制檢索指引，因此編制頁號對于頁號的準確性與完整性要求很高，但編制中部分工作人員對編制頁號的重要性缺乏足夠認識，加之缺乏責任心和細致的工作精神，編制中跳號、漏號、空號的現象時常發生，頁號的準確性與完整性得不到保障。第二，檔案移交進檔案館時，案卷往往需要重新鑒定并整理，因此需重新編制頁號；在案卷整理過程中會出現因有材料補充進來而需要插卷的情況，這種情況也需重新編制頁號；某些材料（如賬簿）自帶頁號，但其封面與基本情況記載頁卻沒有頁號，當成冊歸檔時需要將封面、基本情況記載頁編制頁號，因此也需重新編制頁號。目前，重新編制頁號的方法有多種，如，把原有頁號劃掉重新編制、用打印號碼紙覆蓋原頁號并注出正確頁號、用涂改液或修正帶蓋掉原頁號等，后兩種方式會對檔案帶來機械性損壞。

可采用的保護措施如下：首先，提高相關工作人員對檔案頁號編制工作重要性的認識，增強其責任意識，并采取必要的獎懲措施。其次，如遇漏、缺、空號，可在漏、缺、空號的前頁或后頁號上“+N”補號，這里的N是連續自然數，最后一個數字為所有增加的頁數之和。如，某案卷總頁號為200，其中4、8、39頁后有漏、缺、空號，可用補充“4+1”“8+2”“39+3”的方式將漏、缺、空號補全。在此過程中，需將檔案管理系統中的數字型頁碼字段改為字符型，以實現“+N”操作。在統計案卷實際頁數時，只要將原頁數與補加頁數相加即可，如上例，把200頁與補加的3頁相加，便可得到203的實際頁數，最后在備考表上做出說明并填入實際的頁數。再次，遇到錯號務必不能用涂改液或修正帶等遮蓋，因為時間一長涂改液或修正帶會自行脫落，難以辨別修改前后的頁碼。可采用杠改的方式修改，并注明正確的頁號。另外，如在規定位置上不能編制頁號，可選擇其他合適位置進行編號。

3 蓋章中的保護

蓋章的目的一般有兩個，或是賦予編號，或是標明責任。就前者來說，這一類型的章有三種，包括歸檔章、“件”號章、檔號章等；就后者而言，這一類型的章有簽名章、竣工章、修正章、齊縫章等。蓋章過程中的保護要注意以下幾點：首先，不隨便蓋章，盡量減少重新蓋章的情況。其次，要選擇大小合適的章，并選擇合適位置蓋章，既要少占用空間，也要不影響案卷的閱讀，并確保卷面美觀；此外不能將章蓋在案卷的反面，必須保證掃描的影像頁有章的內容。再次，如果所蓋的章有誤，可采用杠改的辦法進行修改。

4 裝訂中的保護

裝訂中存在的問題如下：第一，案卷的裝訂位置一般是在頁面左邊，但裝訂邊有時會有文字或圖像無法裝訂，傳統的做法是貼上裝訂紙條，把裝訂位置硬生生地預留出來，但這種做法增加了工作量，且粘貼用的材質易霉變，會對檔案帶來損傷。第二，有的案卷是橫向裝訂的，或在傳統裝訂處留有粘貼物，這時如果再按照一般要求在左邊裝訂，則裝訂后無法打開案卷閱讀，或需將粘貼物揭開再裝訂，這樣的操作難度很大，且對檔案的破壞也很大。建議采用的保護措施如下：第一，如果頁面左邊不宜裝訂，可選擇其他位置裝訂，不必墨守成規。第二，如果頁面邊上已有粘貼物，可利用粘貼物的邊進行裝訂。需要注意的是，如果同一份卷宗中的A4文件有的為豎排、有的為橫排，應以豎排者為基準，將橫排者露出部分進行折疊處理，確保卷宗整齊。