強(qiáng)化管理是實(shí)現(xiàn)科技檔案經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)

文/隋翔君

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強(qiáng)化管理是實(shí)現(xiàn)科技檔案經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)

文/隋翔君

注重科技檔案工作效益，加速科技檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，這是檔案工作目的所在。而科技檔案經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)在于提供利用，提供利用的基礎(chǔ)是科技檔案的收集齊全完整，整理規(guī)范、管理科學(xué)、便于檢索。

1、認(rèn)真收集，確?？萍紮n案的齊全完整。

科技檔案的收集工作，是科技檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，收集工作的完整與否直接影響歸檔工作的質(zhì)量。要使材料收集齊全完整，還需要檔案人員深入下去，對科研項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集積累和整理。為使收集的齊全性、完整性不受影響，需要根據(jù)研究項(xiàng)目性質(zhì)來源，確立各個研究階段的文件材料，只有這樣跟蹤收集資料的收集工作才會有保障，達(dá)到齊全完整，為后續(xù)工作打下良好基礎(chǔ)。

另外，在科技檔案的收集上，應(yīng)突破傳統(tǒng)觀念，打破時(shí)空界限，全方位、多渠道地搞好檔案信息的收集與積累。凡是對企業(yè)有用的信息材料，都應(yīng)該想方設(shè)法收集到。凡是與本單位經(jīng)營活動、生產(chǎn)活動有關(guān)的信息材料，對領(lǐng)導(dǎo)決策和判斷產(chǎn)生影響的信息材料，都要進(jìn)行收集和融合，提高信息的綜合利用，抓住科研、生產(chǎn)活動的關(guān)鍵階段和重要環(huán)節(jié)，自然參與其中，主動進(jìn)行科技檔案收集，有效保證材料歸檔準(zhǔn)確，確保齊全完整。

2、科學(xué)整理，確保科技檔案的科學(xué)規(guī)范。

科技檔案的整理工作是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的重要一步，只有經(jīng)過系統(tǒng)的整理，進(jìn)一步了解和檢驗(yàn)收集工作的質(zhì)量，為全面鑒定檔案的價(jià)值，提供科學(xué)的基礎(chǔ)。在整理過程中要堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，為檔案的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索提供基本的單位和完整的體系，以便于檔案的完整與安全。因此，科技檔案的整理是科技檔案管理的一種重要手段，提供利用的先決條件，開發(fā)信息的重要基礎(chǔ)，是檔案業(yè)務(wù)的基本建設(shè)。整理工作的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對科技檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。只有科學(xué)規(guī)范的整理，對保管單位進(jìn)行科學(xué)的分類、有規(guī)律、有組織的排列，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和條理化，才能揭示出科技檔案的內(nèi)容和成分，才能進(jìn)行定位和排架，對館藏科技檔案做到便于保管，方便利用，便于查找。

3、完善檢索體系，確保查找迅速。

完善檢索體系，是滿足企業(yè)各方面開發(fā)利用科技檔案的需要，在科技檔案工作中占有十分重要的地位。檢索工具是溝通檔案管理部門與生產(chǎn)、科技利用部門之間的橋梁，進(jìn)行檔案管理和利用的一種工具。

在實(shí)際工作中，由于檢索體系不完善，往往影響檢索效果，妨礙檔案的充分利用。完善檢索體系應(yīng)具備從多角度、多層次進(jìn)行檢索，采用完備規(guī)范的檢索工具使檔案具備科學(xué)的可檢性，能夠全面準(zhǔn)確揭示檔案信息，編制科技檔案的檢索工具，不僅是檔案工作者熟悉和掌握檔案情況的手段，而且是查找利用檔案的引導(dǎo)工具，具有很強(qiáng)的針對性。查找迅速、較高的查準(zhǔn)率，能滿足積極提供檔案、服務(wù)于各方面的需要，只有這樣才能變死材料為活材料，充分發(fā)揮科技檔案的價(jià)值，提高整個檔案工作水平。

4、努力做好編研工作，為利用者提供方便。

有價(jià)值的檔案，必須進(jìn)行到人類社會活動中去，才能夠驗(yàn)證其價(jià)值并發(fā)揮效益?？萍紮n案是針對某項(xiàng)工程或某項(xiàng)任務(wù)，經(jīng)過科技工作者辛勤勞動而產(chǎn)生的，它的專業(yè)性、成套性、通用性都很強(qiáng)，把科技檔案服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的基本建設(shè)領(lǐng)域是大有可為的?？萍紮n案工作者，可以根據(jù)利用對象的需要，擴(kuò)大檔案的利用效果，將各種科技檔案的原材料，經(jīng)過編研加工，提高科技檔案的利用信息。如細(xì)化檢索工具、健全檢索目錄、介紹館藏最新資料，編印各種匯編、編制產(chǎn)品簡介、項(xiàng)目簡介及企業(yè)的經(jīng)營管理以及技術(shù)力量、技術(shù)裝備等各種參考資料，使科技檔案利用者得到可靠有用的信息。這種方法可以提高科技檔案利用率，滿足多方面對科技檔案的需要，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了科技檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。再者，要建立科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，不斷加快其工作機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立以科技檔案為核心，從縱向和橫向兩個方面形成本單位的科技檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。改進(jìn)科技檔案的管理方式，并對歸檔入庫的檔案含有的價(jià)值信息，做出迅速和靈敏的反應(yīng)，為領(lǐng)導(dǎo)和科技人員的決策提供信息。

(作者單位:陜西法士特汽車傳動集團(tuán)有限責(zé)任公司)