建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析

文/王景杰

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建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析

文/王景杰

在施工管理全過程中，應當依據檔案管理“三納入”和“四同步”原則，注重前端控制，使各項計劃進度和施工文件文檔始終處于動態的同步狀態中。尤其是對大量原始設計變更、施工技術、質量檢驗、驗收評定等資料要進行細致的處理，落實跟蹤處理制度，對存在的問題及時進行通報，多方協調處理，改善檔案管理質量

“城市化”背景下我國建筑施工企業迎來前所未有的發展機遇，城市建設規模不斷擴大，越來越多的新技術、新工藝和新材料運用到建筑工程中，工程質量得到更多關注，對工程項目集成管理的要求也越來越高，而工程項目檔案管理在其中也占據著舉足輕重的地位。但長期以來，建筑施工企業普遍存在對工程項目檔案管理重視度不夠的問題，工程項目檔案歸檔不及時、不完整、效率低、不規范的現象比較突出，為整個工程項目管理效率和效益的提升埋下了諸多隱患和風險，亟待采取有力措施加以改進和完善。

一、傳統建設項目檔案管理問題分析

手工管理效率低，以往進行項目檔案管理工作時大多運用手工方式，即完全依賴人工實現文檔資料的收集、整理與檢索一系列工作。隨著建筑項目規模的擴張，項目檔案數量尤為龐大，僅靠人工很難保證文檔管理工作的質量，即便動用大批人力與物力，也很難完全改變現有的低效率狀態。建筑項目施工文件大多為紙質版，由于依賴于人工填寫，常由于保管、筆墨、紙質等影響使施工文件準確性偏低。一些工程甚至還會出現施工員不按實際記錄的情景，再加上復核不認真，往往會出現文檔資料失真的問題。

收集不全，由于建筑工程項目期長、參與方多，項目文檔分散性很強，從而增加了文檔收集難度。從責任者維度來看，由于參與方文檔工作意識、水平有限，不能兼顧項目建設與資料收集，往往等到工程項目即將結束時才開始準備竣工驗收。從時間維度來看，從項目初期直至竣工是相當漫長的過程，時間跨度大容易產生文檔“空檔期”。

更新不同步，實際工程項目的檔案管理中，文件編制往往落后于施工進度，無法落實同步編制歸檔，因此其真實性、準確性與可追溯性都較差。而且在實際施工環節常出現設計變更，而項目檔案管理人員對變更情況不了解，很難展開實時的跟蹤與檢查，因此使得項目文檔失真嚴重。

項目檔案不規范，由于參與項目檔案整理的工作人員業務能力參差不齊，使項目文檔管理不規范。當多方參與項目文檔的管理時，也使管理協調性較差，企業內部相關部門銜接不足。除此之外，參與方項目文檔管理人員流動性強，不少管理工作均由臨時工作人員負責，這也是項目文檔不規范的重要成因。

二、建設項目檔案管理需求

工程項目檔案管理面臨著許多新情況、新問題，這些都要求加強對項目檔案管理人員的教育和培訓，不斷提升其理論素養和實踐能力。同時，要關注檔案管理人員的成長，在職務晉升、職稱評審等方面把政策落實到位，使其安心本職崗位，悉心鉆研業務，不斷提升檔案管理隊伍的專業化水平。

在施工管理全過程中，應當依據檔案管理“三納入”和“四同步”原則，注重前端控制，使各項計劃進度和施工文件文檔始終處于動態的同步狀態中。尤其是對大量原始設計變更、施工技術、質量檢驗、驗收評定等資料要進行細致的處理，落實跟蹤處理制度，對存在的問題及時進行通報，多方協調處理，改善檔案管理質量。

考慮到檔案員自身檔案管理知識是有限的，而且工程項目工作量巨大，純手工整理難以滿足規范性與準確性要求，還將出現合理組卷、擬定案卷標題等諸多挑戰。借助于項目檔案管理系統、推進檔案管理信息化，可以減少資料員的工作壓力，實現檔案整理工作的自動化與智能化程度，一方面可以提高工作效率，另一方面使得檔案管理準確性與規范性得到提升。

（作者單位：中鐵一局正方房地產開發公司）