新常態下地方高校檔案工作的思考

文/齊鴻雁

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新常態下地方高校檔案工作的思考

文/齊鴻雁

新常態下高校檔案工作存在五個方面的新常態，這些新常態對高校檔案工作既是嚴峻挑戰，又是難得的機遇。加強"學習型館室"建設、制度建設、平臺建設、創新檔案管理模式和服務形式等提出了對策，同時從上級主管部門和學校層面提出了建議，從而推動高校檔案事業協調、健康發展

新常態下對檔案工作提出了新要求、新任務。作為高等學校重要的基礎性工作的檔案工作面臨著嚴峻挑戰和戰略機遇。高等學校如何適應檔案工作新常態，如何夯實高校的基礎，如何更好地為高校教學、科研、管理及師生和社會服務，是高校檔案工作面臨的一項緊迫性任務。

一、新形勢下高校檔案工作的新常態

高校檔案工作的新常態具體表現為“五新”：一是對檔案和檔案工作的地位與作用有了新概括。二是對做好新形勢下檔案工作提出了新目標。三是對檔案工作體制有了新提法。四是對“三個體系建設”提出了新措施。五是就加大對檔案工作的支持保障力度提出了新要求。

二、西北大學檔案工作存在的問題及原因分析

西北大學在長期的辦學歷史中，積累了豐富的檔案資源。目前學校僅有“西北大學檔案全宗”1個，館藏檔案七萬余卷（件），主要包括黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版物、外事、財會、聲像、人物、實物等13個類別。

（一）存在的主要問題

1、對檔案工作重視不夠

“基礎不牢，地動山搖。”學校領導和相關部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作看作不可缺少的基礎性工作。

2、檔案工作保障條件不足

一是學校及各單位存在“無人分管或只分工不真管現象”。二是檔案管理經費、專職檔案人員學習和培訓等經費保障不足。三是學校檔案工作人員編制偏少。四是檔案工作規章制度不夠健全，制度保障不完善。

3、檔案收集、管理、利用不到位

檔案資源收集模式單一，檔案收集滯后現象嚴重，收集內容不完整，從事檔案管理工作的同志積極性不高。現有網站和檔案管理信息系統均不能適應新形勢的需要，管理信息化程度較低。

4、檔案干部隊伍素質不高

現有的專職、兼職檔案干部隊伍在年齡結構、學歷結構、專業結構、職稱結構等方面存在結構不合理、認識不到位、能力不足等問題。

（二）原因分析

1、認識不到位。沒有認識到檔案工作是學校不可缺少的重要的基礎工作之一。沒有真正認識到檔案在教學、科研、管理和服務社會中的憑證作用、文明傳承作用、資政育人作用，依法管檔意識淡薄。

2、保障力度不夠。學校和單位對“五納入”、“四同步”制度的落實不到位，在布置、檢查、總結、驗收工作的同時，檔案工作沒有同步跟上，尤其是沒有將檔案工作納入年度考核。

三、改進檔案工作的對策

1、加強“學習型館室”建設。一是利用定期召開館務會議和定期業務學習的機會，學習《高等學校檔案管理辦法》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》《西北大學檔案管理辦法》等，提高檔案干部隊伍業務素質。二是加強調研，積極學習借鑒兄弟院校檔案工作的經驗。三是加強繼續教育和業務交流，鼓勵檔案干部積極參加國家和省內組織的各種業務培訓。

2、加強檔案工作制度建設。“沒有規矩，不成方圓。”力爭短期內建立起較為完善的檔案管理制度保障體系，提高檔案工作執行力。

3、加強檔案工作平臺建設。一是做好館庫基礎建設。二是做好檔案信息化和數字化建設。

4、創新檔案管理模式和服務形式。檔案業務部門要以與時俱進的思想觀念贏得學校各級領導的重視，以“中國夢”的正能量推動學校檔案工作上水平。檔案業務部門要積極拓寬檔案工作領域，“做到檔案形成到哪里，哪里需要檔案服務，檔案工作就開展到哪里。”積極做好檔案宣傳工作，在全校干部、師生中逐步普及檔案知識養成檔案意識。改進查閱方式，簡化利用手續，最大限度滿足利用者需求。

（作者單位：西北大學檔案館）