關于民生檔案的一些思考

文/樊新潮

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關于民生檔案的一些思考

文/樊新潮

各級檔案部門應當從源頭抓起，根據不同形式、不同服務人群等制定各自的管理標準或遵循行業標準，努力打造民生檔案管理和服務的制度保障體系。重點抓好出生、學籍、勞動就業、婚姻、社會保險、醫療衛生、城市拆遷、房地產、企業職工等民生檔案管理。統籌管理，將民生檔案進行簡單歸類、整合、集中控制民生檔案信息數據。

黨的十八大報告明確指出，加快推進以改善民生為重點的社會建設，努力使全體人民學有所教、老有所得、病有所養、住有所居，全力推進和諧社會建設。加強民生檔案工作是檔案部門深入貫徹黨的十八大精神、全面落實科學發展觀的具體行動，也是服務現代化社會建設的具體體現。這里所指民生檔案，是指機關、社會組織和個人在工作中形成的、與人民群眾利益直接相關的檔案，包括勞動就業、社會保障、教育、醫療、食品安全、社會管理領域中形成的各類檔案。

一、民生檔案的種類

根據對各單位民生檔案情況的調查，大荔縣屬機關單位保存的民生檔案內容龐雜，形式多樣，主要有以下幾個方面:

(一)大荔縣檔案館現保存民生檔案包括婚姻檔案、招工檔案、知青檔案、公私合營檔案、退伍軍人分配檔案等，還保存有部分房產檔案、拆遷檔案。

(二)大荔縣屬機關單位保存民生檔案主要有9類:

1、工商局保存的關于個體工商戶、企業注冊、廣告登記等工商類檔案。

2、民政局保存的婚姻登記檔案，關于追烈、評殘、換證、補證、一次性撫恤金等優撫檔案，關于見義勇為人員確認檔案，關于審批低保、生活補助、臨時救助、醫療救助、冬季燃煤、清潔能源自采暖、高等教育新生入學、扶貧捐款等低保檔案。

3、房管局、房屋土地經營管理中心、國土資源局以及城建局保存的關于拆遷、私產等房屋檔案，關于協議書、售房合同、拆遷資料等經營檔案，關于戶口本、身份證和房產證復印件、評估報告、拆遷協議、審批表、領款憑證等拆遷檔案，二手房出讓檔案，關于土地登記發證等土地登記檔案。

4、人社局保存的關于招工審批與備案、職工單對調等招工檔案，關于審批退休、審批勞動能力鑒定、勞動仲裁、退休醫療等審批檔案，關于養老、失業、醫療、工傷、醫療支付等社保檔案。

5、司法局保存的關于民事、經濟、涉外的公證檔案。

6、殘聯保存的關于殘疾人康復服務、康復救助、輔助用具發放審批等殘疾人康復檔案，關于殘疾人就業安置、教育培訓情況登記調查等殘疾人教育就業檔案，關于殘疾人狀況登記、申請辦理殘疾人證審批等殘疾人證辦理檔案等。

7、各鎮、城關街道辦保存的關于殘疾人保障金(就業)、保障(助學、安置)、康復等殘疾人檔案，醫療救助檔案，關于申辦獨生子女證、審批二胎申報表、一胎隨父入戶材料、獨生子女獎勵費等有關計生檔案，關于低保、自謀職業、醫保、靈活就業協議書等社保所檔案等。

8、大荔各中小學幼兒園關于學生名冊、學籍卡、畢(肄)業證書存根、中高考成績及去向、市縣級學生表彰冊、校級學生獎懲名單、學籍管理等教育教學檔案。

9、公檢法以及紀檢等機關保存的各種訴訟、判案等案件檔案。

二、民生檔案在管理利用中存在的各種問題

通過對大荔縣屬單位保存民生檔案的調查研究，發現民生檔案在管理與利用中存在以下主要問題:

(一)民生檔案種類龐雜、數量較多、動態性強

民生檔案涉及各個領域，觸及社會民眾生活的各個方面，因此產生的種類多種多樣，數量也是頗為龐大。由于民生檔案往往是以人為單位組卷，因此無論是與個體相關的民生檔案，還是與某一群體相關的民生檔案，都比一般意義上的文書檔案等的產生量要多得多、而且在數量變化上，體現了較強的動態性，往往以個體為單位的民生檔案，在一年中會有多次數量的變更。

(二)民生檔案歸屬繁雜、管理標準不一

1、調研中發現，很多民生檔案的歸屬不清，無法確定由哪一部門負責管理。比如公證檔案，行政單位司法局有，各鎮、街道辦司法所也有。原來各鎮、街道辦司法所的檔案管理由鎮、街道辦指導管理，但隨著機構改革，司法所已脫離鎮、街道系統，在行政管理上，鎮、街道辦已無權管理各司法所的檔案，而司法局又認為自己中途插手不便管理，造成此部分檔案保管的分散。再如低保檔案，民政局也有，各街道社保所也有，也是沒有牽頭單位出面統一管理。

2、民生檔案由于種類繁雜，保存部門不一，其管理標準也不統一。有的由上級業務主管部門制定統一的行業管理標準，比如房管局的房產檔案;有的由本部門根據工作實際自行制定管理辦法;但大多數是既沒有行業管理標準，也沒有相關的實際操作管理辦法，更沒有檔案部門相應的規范化指導，導致部分民生檔案處于成包打捆、裝箱入柜、無人整理的狀態。

(三)民生檔案接收進館的范圍沒有明確界定

很多民生檔案保存于各機關單位內部職能業務科室，而非檔案室，其保存條件有限，有的甚至出現潮濕水浸跡象。這些現象一是由于部分單位行政管理沒有理清、理順，不知道應向誰尋求幫助與指導，不知道檔案是否應當移交，移交給誰;二是各區縣檔案館對民生檔案的接收進館范圍也沒有明確的界定，相關民生檔案移交、接收工作無從開展。

(四)民生檔案利用率較高，但數字化程度較低，檢索不便

由于民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的，因此大部分的利用率都較高;但由于管理不到位，民生檔案信息的檢索體系還不完備，數字化、信息化程度較低，檢索查詢、提供利用方面還無法實現快速便捷的效果。

三、民生檔案管理與利用應采取的措施

針對民生檔案存在的上述各種問題，檔案部門還應當做好以下幾方面工作:

(一)檔案部門需對管轄范圍內產生、保存的各類民生檔案進行詳細調查研究，摸清家底，做好民生檔案排查和登記工作

1、各單位基層檔案室應當結合本機關單位工作職能以及內部科室職能，研究各科室可能產生的民生檔案種類，并深入科室進行實地調研、排查，對各科室實有民生檔案種類、數量、整理現狀、保管條件、利用率等各方面情況進行登記、匯總。

2、縣檔案館應當對本區域內各機關單位產生的民生檔案進行分類登記、匯總，做到心中有數，特別是對民政局、人社局、轄區街道等形成民生檔案的重點單位，應當深入實際，詳細調研。可以建立民生檔案登記和年檢制度，詳細記錄本區域民生檔案的形成和管理單位、主要內容、數量、整理規范和標準、信息化建設、開放利用規定和利用情況、移交進館規定等信息，以便掌握民生檔案管理和利用情況，實現有效監管。

(二)根據不同形式、不同服務人群等制定各自的管理標準或遵循行業標準，對民生檔案實體進行分散保管，同時進行統一指導管理

各級檔案部門應當從源頭抓起，確保民生檔案不流失、不散失。指導涉民檔案管理部門完善相關業務標準，根據不同形式、不同服務人群等制定各自的管理標準或遵循行業標準，努力打造民生檔案管理和服務的制度保障體系。重點抓好出生、學籍、勞動就業、婚姻、社會保險、醫療衛生、城市拆遷、房地產、企業職工等民生檔案管理。統籌管理，將民生檔案進行簡單歸類、整合、集中控制民生檔案信息數據。

(三)綜合考慮民生檔案的各種情況，合理規定進館范圍

根據以下幾方面考慮、制定縣檔案館民生檔案進館范圍:一是否在較長時期內有較大利用需求。檔案管理的最終目的是為了提供利用，所以民生檔案接收進館的首要標準就是看其是否有利用需求，且是否在較長時期內有較大的利用需求。如果民生檔案只在三、五、十年等很短暫的期限內有利用價值，則沒必要接收進館，保存在各機關單位內部提供利用即可。如果民生檔案在較長時期內有較大利用需求，如婚姻檔案的保管期限為1年，當然要列入縣檔案館民生檔案的接收范圍。二是、進館檔案實體材料動態性是否較強。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》，檔案自形成之日起滿1年向縣級國家檔案館移交，也就是說如果民生檔案滿1年向檔案館移交之后，仍需要不斷地在原檔案材料中添加新的材料，以確保此民生檔案構成一個完整的整體，那么筆者認為此類檔案不宜接收進館。三是進館檔案是否便于提供利用。在民生檔案接收進館前，需要考慮到縣檔案館提供檔案利用的人員對相關專業民生服務政策的掌握與實際問題的處理是否能夠到位，是否能夠自如地解決相關民生檔案利用限制、政策解釋、檔案查找相關線索等問題。如果民生檔案接收進館，可能會造成民生檔案產生單位與縣檔案館之間的工作摩擦、相關工作的銜接不暢、公眾利用民生檔案的不便等問題，應當慎重考慮是否接收進館。

(四)對民生檔案進行數字化加工，實現統一檢索

加快民生檔案數字化進程，加強民生檔案信息化管理，加大對各涉民機關單位民生檔案檢索體系建設的指導力度，建立本區域民生檔案信息檢索系統，最終實現民生檔案信息的集中統一管理。

（作者單位：大荔縣檔案局）