產品檔案管理人員如何為企業發展提供優質服務

文/呂敏

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產品檔案管理人員如何為企業發展提供優質服務

文/呂敏

企業產品檔案管理是企業生產經營活動中不可或缺的重要環節，產品檔案管理人員應該從自身做起，發揮主觀能動性，利用各種途徑提高工作能力，為企業加快發展提供優質的技術服務，從而提高自身的價值和地位。

企業的產品檔案是指在產品開發、研制生產過程中形成的，具有憑證和查考作用，并按制度歸檔保存的各種形式的技術檔案資料，是企業生產加工產品的技術標準和依據。在企業中，檔案管理部門服務于科研、生產、經營單位，企業只是享受檔案部門提供的信息資源，卻不重視和改善它的地位、現狀。

如何使產品檔案管理這個平凡的崗位充分發輝光與熱，更好地為相關部門提供優質服務？二十多年的企業檔案管理工作經歷使筆者體會到，應該發揮主觀能動性，利用各種途徑提高工作能力，盡最大力量讓產品檔案發揮出最佳效益。

一、轉變觀念、愛崗敬業，真誠地接受和熱愛檔案工作

“知之者不如好之者，好之者不如樂之者”。要想贏得社會對檔案工作的正確評價和認識，每個檔案人員首先要自尊、自信、自強，不管別人怎么看待檔案工作，檔案人員都不要妄自菲薄，要尊重、理解自己的職業，要真誠地接受和熱愛檔案工作，以奮發有為的工作態度和優異的表現為檔案工作增添光彩。

二、勤于思考、善于總結，找到最適合的工作方法

初次接觸檔案時，身處成千上萬張資料、圖紙中，會感覺到千頭萬緒，不知從何做起。最好的方法就是盡快熟悉庫藏、經常查看庫藏，掌握檔案的動態變化。通過了解自己管理的每一份文件、每一張圖紙，圖紙之間所屬關系、存放位置，一個產品從立項開始各階段都會產生什么技術文件，歸檔的技術文件是否齊套、完整等內容，及時發現并解決解決賬物不符、檔案去向不明、存放位置錯亂、庫房安全隱患等問題。

同時，不能浮躁、怕麻煩，時常要靜下心來思考，分階段對工作進行反思，主動做一些檔案編研工作。統計每年檔案利用率，對利用價值大的檔案進行標注，為下次被利用時能很快找出來，為利用者節約時間。統計每年檔案的更改量，記錄各產品的更改率，就能明了哪些產品已經成熟穩定，哪些產品還有待改進。通過分析和總結，可以為企業相關人員提供有效信息和建議，從而提高檔案工作水平。日復一日，雖然有些枯燥，但你就會成為“活檔案”，在工作中得心應手。

三、樹立安全防范意識，加強檔案保密制度及管理制度

檔案管理部門要根據實際情況制定收集、歸檔、保管、分發、更改、借閱、回收、銷毀等規章制度。隨著企業的變化和要求，定期進行修訂、補充和完善檔案管理制度，保證管理制度的及時性、有效性，更好地指導檔案工作。

產品檔案人員必須嚴格遵守企業制定的保密制度，嚴格按照密級對分類保管各項專利、科研成果、核心技術等無形資產，避免在工作中有意或無意地失、泄密。

四、認真學習，加強業務素質培養，提高檔案服務質量

隨著時代的發展，檔案資料管理逐漸走向智能化、網絡化，新型檔案載體的出現更是對檔案管理提出更高要求。所以，檔案人員要有堅持學習的進取精神，主動尋找新的學習途徑、豐富學習內容、擴大學習范圍。對科研檔案、產品檔案、基建檔案、項目檔案的管理方式都要有所涉及，對計算機操作技術、網絡技術、各類載體的保護技術等也要盡可能多的掌握。這樣才能提高業務技能，做一個多能的檔案人才，為企業提供優質的服務。

五、提高修養，做好與各部門的溝通和協調工作

產品檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，與各部門完美的溝通、協調、合作是把工作做好的關鍵。

與領導溝通，聽取工作指導，匯報工作進展，在做好工作的同時，讓領導了解檔案工作的實質、流程和情況。與同事溝通，了解雙方需求，協調工作問題，形成一種快樂工作的氛圍。與利用者溝通，了解利用者的需要，運用自己的工作經驗協助查找，及時、準確提供檔案。因工作發生爭執時，檔案人員要認真聽取對方意見，耐心解釋、堅持溝通、化解矛盾，按制度做好工作，贏得理解和尊重。

檔案事業是一項與整個人類歷史同樣古老的事業，一切事物最后的結局都要由“檔案”這種樸實無華的載體來記錄和收藏，是事物塵埃落定之后的必然歸宿，人類社會永遠離不開檔案。

（作者單位：陜西凌云電器集團有限公司技標檔案處）