拉洛水利樞紐工程檔案管理的實踐

焦 昊，張 銳

（山西黃河萬家寨工程咨詢有限公司，030002，太原）

拉洛水利樞紐工程檔案管理的實踐

焦 昊，張 銳

（山西黃河萬家寨工程咨詢有限公司，030002，太原）

拉洛水利樞紐；工程檔案管理；規范化

工程檔案是工程建設管理的重要組成部分，對工程建設進行的調研、可行性研究、評估、決策、計劃、招標投標、勘測、設計、施工、監理、調試、生產準備、試運行、竣工驗收等工作活動中形成的、具有保存價值的文字、圖紙、圖表、計算、聲像等形式或載體的全部文件材料進行歸檔，通過工程檔案全面、系統、真實的反映水利工程建設以及管理的全過程。它不僅在建設過程的日常管理、工程質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收，乃至日后的工程維護、工程改建與擴建、工程的除險加固工作中具有重要憑證作用,而且也是落實工程質量終身責任制的重要依據。水利工程檔案管理水平的高低直接影響水利單位的綜合管理水平。

拉洛水利樞紐及配套灌區工程（以下簡稱“拉洛工程”）由樞紐工程和配套灌區工程組成，為大（2）型水利工程。工程主要任務為灌溉，兼顧供水、發電和防洪，并促進改善區域生態環境。拉洛水利樞紐及灌區管理局（以下簡稱“拉管局”）作為工程建設管理單位，認真貫徹落實水利部頒布的《水利工程建設項目驗收管理規定》(水利部令第30號),從工程前期即注重工程檔案管理工作，在總結西藏自治區在建水利工程檔案管理經驗和教訓的基礎上，采取了一系列切實有效的措施，促進了工程檔案管理工作的規范化、標準化、現代化，并取得了初步效果。

一、領導高度重視，理順管理機構

鑒于拉洛工程灌區面積大、建設周期長、參建單位多、協調事項多的工程特點，拉管局領導班子從工程建設開始就高度重視工程檔案管理工作，積極到內地調研交流，主要從以下兩個方面對工程檔案管理工作進行了理順。

1.優化調整檔案管理機構，工程檔案與工程技術相得益彰

拉洛工程專門設立檔案室作為工程檔案管理機構，并明確歸口總工辦管理，摒棄了將檔案管理職能納入綜合部門，并由非專業人員兼職的普遍做法，有效避免了檔案管理隨意、制度落實不到位、檔案分類不專業等常見問題，并為促進工程檔案規范化管理提供了有力的保障。日常管理工作中，總工辦和檔案室在技術管理和檔案管理方面相互支撐，彼此促進。

2.積極落實檔案室建設，實現檔案制作的規范化、標準化

拉洛工程學習借鑒國內同行業的先進經驗做法，結合《水利工程建設項目驗收管理規定》的檔案驗收要求，先期制訂了《拉洛工程檔案室籌建策劃方案》，并據此列出了檔案專項費用。在拉管局領導的高度重視下，資金落實到位，檔案室所需硬件、軟件采購及時，構建了滿足專業安全防護要求的檔案室，形成了符合檔案制作規范化、標準化的辦公及檔案借閱區、檔案制作區和檔案庫房，并較早地投入了使用。

二、制訂規章制度，規范檔案管理

拉管局借鑒萬家寨、龍口、小浪底等水利工程的檔案管理經驗，結合拉洛工程的特點和實際需求，先后編制了《拉洛工程檔案管理辦法》《拉洛工程檔案管理標準及流程》《拉洛工程文書檔案整理規則》《拉洛工程聲像檔案整理規則》《拉洛工程檔案分類方案》等管理制度，并按程序向西藏自治區檔案局進行了報批，用以指導工程檔案的日常管理工作。

為確保管理制度落實到位，拉管局通過組織召開檔案管理專題會議，對相關制度進行宣貫，使得所有參建單位的檔案專職管理人員和工程技術人員都理解工程檔案管理的重要性，掌握水利工程檔案收集、整理、歸檔的一般規則，熟悉水利工程檔案的驗收標準。在工程檔案的日常管理工作中，檔案室作為檔案管理機構，不僅負責工程檔案的制作和管理，而且負責監督檢查拉洛工程各參建單位檔案管理體系的運行情況，堅決有效地保障了制度落實到位。

三、利用現代化手段，加強檔案管理

我國傳統的檔案管理模式正在逐步向現代化的檔案管理模式轉變，檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、網絡化轉移。拉管局積極推進數字化檔案系統建設，與具有經驗的山西黃河萬家寨工程咨詢有限公司就創建數字檔案管理平臺、數字化檔案管理信息系統，紙質檔案數字化加工，其他類型檔案數字化轉換等內容進行了深入交流，并組織檔案管理人員對已完成的萬家寨公司檔案數字化工作進行了觀摩學習，目前雙方已達成了合作意向。

四、加大人才培養力度，提高管理能力和水平

水利工程檔案管理工作是一項專業性、綜合性較強的工作，涉及的范圍比較廣，內容非常的繁雜、瑣碎，要求檔案管理人員不僅具備扎實的檔案管理專業知識，而且熟悉一般的工程技術常識，同時還要求熟練掌握現代先進的數字化技術。

拉洛工程非常重視專業知識培訓和現場指導，不但定期組織各參建單位專兼職檔案管理人員在工地進行培訓，而且積極派遣相關人員到內地水利工程進行交流學習。特別是聘請有經驗的檔案專業技術人員對日常工程檔案收集、整理、制作、歸檔工作進行過程指導，并對各參建單位的檔案定期進行檢查，及時發現和解決日常檔案管理中存在的問題。

拉管局還采取了階段驗收前組織檔案管理經驗豐富的專家對工程檔案進行階段性梳理，并對檔案管理人員進行專項指導和輔導，完善歸檔文件的完整性、準確性、系統性，為拉洛工程檔案專項驗收打下堅實基礎。

通過業務技能培訓、專家在過程和階段性的指導，拉洛工程所有參建單位的檔案管理人員專業管理和技術水平得到了持續提升。

五、拉洛工程檔案管理初期效果

2016年9月，西藏拉洛水利樞紐及配套灌區工程順利通過水利部長江水利委員會主持的截流前階段驗收，并于9月30日工程成功截流，2017年將進入大壩主體工程施工關鍵階段。此次驗收期間，拉洛工程檔案管理得到了驗收工作組的高度好評，認為檔案收集齊全，整理規范，滿足水利工程檔案驗收標準。

[1]李永強.水利工程檔案管理手冊[M].北京:中國水利水電出版社，2011.

[2]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（6）.

責任編輯 韋鳳年

TV51

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1000-1123（2016）20-0027-02

2016-10-18

焦昊，工程師。