淺析檔案信息資源的開發(fā)利用

童　敏　張旭紅　柳　寧

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淺析檔案信息資源的開發(fā)利用

童敏張旭紅柳寧

檔案信息資源的開發(fā)工作，是根據社會和單位需求，在保密和保護知識產權基礎上，通過各種方式、方法對儲存的大量檔案信息進行加工、整理，以信息產品形式提供利用并形成現實生產力，并實現檔案商品價值的過程。在社會主義市場經濟的形勢下，如何突破傳統(tǒng)的檔案工作思維框架，建立起體現時代特征的工作機制，開發(fā)檔案信息資源，充分利用檔案的潛在價值，更好地為水利事業(yè)服務，是水利檔案部門值得探索的課題。

一、開發(fā)檔案資源關系剖析

1.檔案資源與經濟社會發(fā)展的關系

兩者相互制約，相互推進。一切工作要以經濟社會發(fā)展為中心，要服從于現代化建設大局，是開展各項工作的出發(fā)點和最終歸宿。以長江三峽工程的研究與論證為例：20世紀50年代初開始，長江水利委員會組織了大批勘測設計及科研人員，做了大量細致的調查研究等基礎工作，提出建設長江三峽工程的規(guī)劃，先后設計了上百個三峽工程建設方案，形成了大量的檔案資料。詳盡的水文測繪資料和地質資料為興建三峽大壩提供了科學依據。而三峽工程的實施，又大大豐富了有關檔案信息資源。兩者互為基礎、互相促進、共同發(fā)展。

2.檔案信息質量與數量的關系

檔案信息要內容豐富、門類齊全、結構合理、成分充實、數量充足，才能有效地提供實際利用。檔案信息的數量與質量是辯證統(tǒng)一的關系，沒有數量的質量是不現實的，沒有質量的數量是無意義的。檔案數量的增加畢竟有限，只有依靠先進技術和科學管理，不斷提高檔案的內在質量，挖掘檔案內在價值，才能充分發(fā)揮檔案的經濟和社會效益，這也是開發(fā)檔案資源、實現檔案潛在價值的必由之路。

3.檔案資源開放與保密的關系

《檔案法》明確規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年。”檔案開放政策，為開發(fā)利用檔案、服務于經濟社會建設提供了廣闊的空間。但提高檔案開放度，不是不保密，而是對檔案保密工作提出了更高的要求。即該開放的要盡力開放，該保密的必須嚴格保住，不能掉以輕心。在此問題上，要切實避免把保護機密與開發(fā)利用檔案信息資源相對立，只有認真把握住其中的“度”，使之更好地為經濟社會建設提供服務。

4.檔案開發(fā)利用與自我發(fā)展的關系

經濟建設的持續(xù)發(fā)展，迫切需要包括檔案在內的各類信息資源的支撐；這種需求也為檔案事業(yè)的自身發(fā)展和開放利用開辟了新的領域和市場。在服務經濟社會建設的過程中，檔案的開發(fā)利用遇到了一系列新情況、新問題，有的涉及檔案體制、機制上的不適應，有的涉及檔案服務方式、方法和手段上需要改革和提高，所有這些都將推動檔案事業(yè)的自我發(fā)展，逐步與市場經濟的需求相接軌。

二、檔案信息資源開發(fā)利用實現辦法和途徑

1.建章立制，為檔案資源開發(fā)利用提供制度保障

對檔案資源進行開發(fā)利用，必須建立健全以下制度：一是提供利用檔案的范圍必須劃分清楚；二是提供利用的手續(xù)必須明確、具體，便于利用者自覺遵守；三是對損壞、丟失、擅自抄錄和公布檔案等行為提出禁止條款。在實踐中，要做到既積極提供檔案利用為經濟社會建設服務，又堅持保密原則，確保檔案中所涉及的各項國家秘密的絕對安全。

2.增強檔案服務意識，創(chuàng)新檔案服務機制

服務是檔案工作的生命線，檔案部門應突出服務這個主題，進一步強化服務意識，創(chuàng)新檔案服務機制，不斷提高服務能力。在服務態(tài)度上，應主動、熱情、細致、周到，善于與用戶溝通和聯系，了解用戶的心理和需求，學會換位思考，把利用者的事當作自己的事來辦。在服務時機上，應緊跟形勢和政策，與時俱進，及時提供水利事業(yè)發(fā)展需要的檔案信息。在服務方式上，實行自助查詢、來信來電查詢、網絡查詢等多種形式，為檔案利用者盡可能提供多種渠道的檔案查閱利用服務。

3.豐富館藏檔案信息資源，完善檔案信息資源結構

館藏建設是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒的主題，沒有豐富、優(yōu)質的館藏資源，檔案信息資源開發(fā)利用猶如“無源之水，無本之木”。首先，要完善覆蓋水利事業(yè)的檔案資源體系，對于關系水利建設的檔案信息資源應優(yōu)先收集整理和開發(fā)利用，真正使檔案信息資源為水利事業(yè)各項工作的開展提供服務。其次，采取多種形式對檔案信息資源進行共享，樹立“大檔案”意識，開展檔案機構之間的相互協作，運用網絡進行檔案信息資源整合，實現更大范圍的檔案信息資源共享。

4.優(yōu)化檔案工作者的整體人員結構和個體知識結構

由于傳統(tǒng)紙質檔案工作者對網絡技術比較陌生，檔案部門應引進高科技人員，利用計算機前沿知識和檔案后臺管理技能，實現檔案信息資源的數字化和網絡化。此外，必須加強對在職檔案工作人員的技能培訓，使他們盡快熟悉現代化技術，不斷壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍，使檔案工作者的知識結構不斷得到平衡和更新完善，以滿足新時期網絡時代檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求，確保檔案事業(yè)能夠與時俱進的發(fā)展。

三、結語

隨著科技的迅猛發(fā)展、社會的不斷進步，水利事業(yè)各項工作也在不斷發(fā)展。水利檔案部門要充分認識檔案信息開發(fā)利用的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新辦法全面推進水利檔案信息資源建設和開發(fā)利用，促進水利檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為我國經濟社會和水利事業(yè)的發(fā)展提供服務■

（作者單位：江蘇省水利廳機關后勤服務中心210029江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處215128江蘇省水利科教中心210029）

（專欄編輯：周權）