事業單位檔案的數字化管理方略談

趙春峰

洮南市社會福利服務中心，吉林　洮南　137100

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事業單位檔案的數字化管理方略談

趙春峰*

洮南市社會福利服務中心，吉林洮南137100

摘要：本文對事業單位檔案管理進行簡要的闡述，說明數字管理的基本方法并提出檔案數字化管理的關鍵事項。希望本文能夠為事業單位檔案管理工作的發展提供幫助和建議。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化管理

事業單位檔案是對事業單位組織建構、發展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業單位的進步一發展提供第一手資料和建議的責任，發展事業單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、事業單位檔案管理的新發展

(一)檔案形式的變化

事業單位的檔案傳統形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到；重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。

(二)檔案管理模式的變化

事業單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業單位發展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業單位的未來發展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發生變化。目前事業單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業單位檔案數字化管理方法

(一)進行檔案管理系統的建立

數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業單位需要建立有效的數字化管理系統，有效結合事業單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統一管理。

(二)合理規劃檔案管理工作的責任分配

紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環節，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規范、整齊。

(三)對檔案管理工作進行標準化建制

事業單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外；還需要根據事業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交；另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。

(四)積極推進檔案安全管理

數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件；同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統功效，提高系統數據的安全性。

三、進行數字化檔案管理的關鍵

事業單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業能力提升為基礎，事業單位應開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使

檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足事業單位檔案管理工作的需要；第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。

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中圖分類號：D630.1；G270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)01-0235-02

*作者簡介：趙春峰(1965-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市社會福利服務中心中級館員，研究方向：檔案管理網絡化。