港口物資集中供應管理模式探討

吳文

（青島港灣職業技術學院，山東青島266404）

港口物資集中供應管理模式探討

吳文

（青島港灣職業技術學院，山東青島266404）

針對我國港口發展迅猛，新建碼頭不斷增加，港口吞吐量也大幅度上升的情況，探討港口物資集中供應管理模式，并對其不同特點、適用范圍等進行論述。

港口企業；物資管理；供應模式；特點

0 前言

進幾年來，我國港口發展迅猛，新建碼頭不斷增加，港口吞吐量也大幅度上升。2015年度，世界港口貨物吞吐量前10大港口中，中國占有8席。中國前20強港口年吞吐量均已過2億噸。與此同時港口建設所需要的材料、設備維修所需要的備件需求也在大幅增加。港口所需要的材料主要包括黑色金屬、有色金屬、建筑材料、土產雜品、橡膠制品、鐵路器材、工具、燃料等通用材料，備件主要包括流動機械配件、電動裝卸機械配件、供電設備配件、機修設備配件、車輛配件、港口施工機械配件、通訊設備配件、鍋爐配件、信息化設備配件、自動化控制設備配件等（上述材料和備件，以下統稱為物資）。一些港口每年的物資采購金額達10多億元，采購筆數10萬筆以上，隨著物資采購額度的大幅度上升，如何在保證生產的前提下，盡可能的壓縮物資供應成本，提高物資管理效率，保證港口生產經營的正常進行，已成為各港口企業的主要課題。青島港從2003年開始在全集團推行物資集中供應管理模式，經過10多年的不斷探索和改進，逐步形成了一種精簡、高效、資金投入少、管理效率高的物資集中供應管理模式。為此，從港口企業物資管理的特點出發，結合實踐經驗介紹港口企業物資集中供應中的機構設置、計劃、采購、庫存等方面的做法。

1 分散供應管理模式

1.1 常用的管理模式

我國港口一般采用三級管理，由于港口集團有限公司（港口股份有限公司）下屬有許多分公司，因此管理起來非常麻煩。所謂分散供應管理模式，是指每一個分公司都有一個相對獨立的物資供應管理體系。港口物資分散管理模式結構，圖1。一般分為三級管理體制，即：集團公司，分公司和基層單位（隊）。

1.2 此管理體制的缺點

（1）機構和人員設置龐大，集團每個分公司都有一套獨立的物資計劃、采購、驗收、倉儲機構配備。公司需要有大面積的物資倉庫。人力、物力和財力投入較大。

（2）出庫、入庫管理程序繁瑣。到貨的物資首先要入分公司庫，基層單位再從分公司庫領用，手續繁瑣。

（3）形不成集中采購，不能發揮規模采購的優勢。各自為戰，單打獨斗是主要的采購方式。各分公司雖然作業的貨種可能不同，但是通常采用相同的港口裝卸設備，例如，門機、叉車等，需要采購的物資、主要備件等是相同的，但因采購是各自為戰的，無法形成規模采購，所以無法拿到大規模采購的價格優勢。

（4）采購渠道和信息不能共享，不僅導致信息資源不能發揮最大效益，也無法形成采購中的技術優勢。很多分公司采購的是相同的材料和備件，但因相互間采購是獨立進行的，因此對采購備件的技術參數、可靠性、安全性、維修性等信息都不能及時溝通，也不能共享供貨商的信息。

圖1 港口物資分散管理模式結構圖

（5）不利于供應商的管理。對于相同的物資，由于每個公司都有自己的供應商，所以不利于管理。

2 集中供應管理模式

所謂集中供應管理模式是指港口集團有限公司（港口股份有限公司）只設一套物資管理體系，集團公司統一進行物資的計劃審批、采購、驗收等。下屬分公司不再設立專門的物資管理部門，只在安技部設立1名專職的物資主管。現以青島港為例，介紹港口物資集中供應管理模式，圖2。

2.1 各級物資管理機構的職責

2.1.1 集團級物資管理職責

集團設立專門的物資集中供應管理部門，即：物資設備招標采購中心，負責全集團的物資集中供應管理；負責全集團的物資采購計劃的審定、采購實施、采購驗收及財務管理等。物資設備招標采購中心下設4個組，即計劃組、采購組、驗收組合和倉儲組。各組職能如下：

（1）計劃組。主要負責對集團各單位提報的生產和建設用物資需求計劃進行審核，并將審核合格的物資計劃分配給采購員，對于審核不合格的，退回計劃提報單位重新提報。

（2）采購組。主要負責全集團所有物資的采購。根據物資的屬性不同，又分為基建材料采購組、電氣材料采購組、固機配件采購組、流機配件采購組等。

（3）驗收組。根據物資驗收標準，會同使用單位和供應商，共同對所負責物資進行全面的現場驗收，對達不到驗收標準的貨物進行退換，并做好記錄和反饋工作。

（4）倉儲組。在倉儲組內設立保管員和統計員。保管員負責錄入和核對“五聯單”，確保出入庫數據核對一致；對倉庫內代存物資進行科學管理，嚴把收發貨物的質量關；統計員負責與供應商和使用單位對當月材料款數據進行核對，做好發票的審核、錄入、交接等工作，并按時出具月度材料結算報表報財務部。

2.1.2 公司級物資管理職責

分公司不再設立專門的物資管理部門，只在負責公司技術和安全工作的安技部設1名專職的物資主管，負責公司的物資管理工作。物資主管主要是審核基層隊上報的物資采購計劃、參與物資的到貨驗收、分公司的物資消耗、統計、分析等。分公司沒有設備采購權限，任何物資，小到一只圓珠筆芯等都要由集團物資設備招標采購中心統一采購。分公司不再設材料庫，所有采購到貨物資均直接送到使用單位（基層隊）。

2.1.3 基層隊物資管理職責

基層隊設專職材料員負責本單位的物資采購計劃申報、物資到貨驗收、隊臨時材料庫出入庫管理、本單位物資消耗、統計、分析等工作。

2.2 物資集中供應程序

任何一項物資的計劃、采購、審批和驗收程序，都是：①基層隊提出物資需求計劃，上報公司物資主管、物資主管審核后報集團物資設備采購招標中心計劃組。②計劃組審核通過后，向采購組下達采購計劃，采購員組織人員經過廠家考察及超評標后，初步確定供貨商，報采購組長和采購中心審核批準后，然后經使用單位會簽同意后簽訂購貨合同。③供應商送貨到現場后，物資設備招標采購中心、使用單位、供應商三方按照貨物驗收標準進行驗收。④驗收合格后，各方在“五聯單”（采購中心、使用單位各留存兩聯，供應商留存一聯）上簽字確認。驗收后進行相關的財務結算及質量跟蹤等程序，圖3。

圖2 港口物資集中供應管理模式圖

圖3 物資集中供應程序圖

3 集中供應體制的優點

3.1 降低管理成本

集中供應體制機構精簡、人員減少，大大降低管理成本。原先集團每個單位都要設置一套物資計劃采購機構，例如，青島港集團有限公司的分公司就有20多個，國內前20強的港口企業的分公司也大都在10個以上，這些分公司的物資計劃、采購、驗收、倉儲班子等，均需要配置大量的人力及物力資源。實行集中供應體制后，這些物資管理班子可匯集成1個，既大幅度減少了人員和其他資源配置，也大大降低了物資管理的成本。

3.2 壓縮庫存成本

集中供應體制是以追求零庫存為目標的，由于減少了儲存環節，所有到貨物資都能在第一時間入隊庫，大大壓縮了庫存成本。

3.3 提高物資供貨效率

集中供應體制提高了物資供貨效率。由于集中管理取消了分公司級庫存，到貨物資直接送達直接使用單位，即基層隊，避免了一層一層的物資入庫出庫環節，提高了供貨效率。

3.4 壓縮采購資金

集中供應體制容易形成規模采購，在降低采購單價的同時可壓縮大量采購資金。例如，集中供應可以將零星采購和小批量采購匯集成較大的采購訂單，在采購單價上有較大談判優勢，可大幅降低采購成本，青島港僅此一項每年可壓縮采購資金約3000萬元。3.5可與供貨商建立戰略合作關系

集中供應體制有利于與大供貨商形成互惠互利的戰略伙伴關系。集中采購由于采購額度和采購量較大，具備大客戶的條件，易于引起供應商的重視，提高供應等級，在引進大供應商和簽訂戰略合作伙伴關系方面具備較大優勢。例如，青島港已與濟鋼、雙星、許繼集團、ABB、SEW、西門子、安川等國內和國際大廠商形成了戰略合作伙伴關系。供應商在供貨時間、供貨價格、付款時間、售后服務等方面，都可提供較大的優惠等。

3.6 實施有效監督

集中供應體制便于對廉潔從業進行有效監督。由于采購人員集中，采購場所集中，管理教育集中，對形成陽光采購創造了條件。同時，結合多層面的監督檢查機制，也為陽光采購提供了保證。

4 實施集中供應體制的基礎和前提

4.1 建立計算機物資管理系統

集團公司必須有一套完整的計算機物資管理系統。以青島港為例，每月的采購計劃上萬筆，金額幾千萬元，涉及的材料、備件上萬類，物資管理的計劃提交，采購，現場驗收，出入庫賬目，付款情況，以及每一項物資狀態實時追蹤等，都是在計算機物資管理系統上進行的，如果離開了物資管理系統，集中管理供應體制就成為了空談。

4.2 嚴格的考核

企業必須要有嚴格的考核機制，要教育員工必須嚴格按照規章制度辦事，這是做好和實施集中供應體制的基礎和前提。特別是對于違反集中供應體制的現象，不僅要加強考核，還要讓其他員工也要受到教育和警示。

5 需要解決的問題

5.1 采購計劃不準確

（1）一些基層單位由于過分考慮本單位物資控制成本，或者由于對本單位的生產經營活動狀況了解得不透徹，而造成月度計劃和周計劃不完全，無法滿足本單位生產經營需要，因此不得不再追加臨時計劃等，使臨時計劃數占總計劃數的比例過高，這樣不僅浪費大量的人力、財力，同時會存在物資到貨時間晚、價格高等問題，使物資管理的效率下降，甚至可能影響企業的正常經營。

（2）有些基層單位的物資主管人員，從過分追求儲備的品種全、數量足的保供觀念出發，而未考慮目前市場經濟是買方市場、社會資源充足、交通便利等現狀，使編制的采購計劃過大，物資儲備量過多，庫存成本過高等，而嚴重影響了生產經營的正常進行。

5.2 物資的定額管理有待進一步加強

科學合理的物資消耗和儲備定額是制定物資消耗計劃的基礎。由于港口消耗的材料和備件種類越來越多，現場情況千變萬化，因此有時物資定額與現場實際消耗相差甚遠，造成根據定額制定的物資采購計劃不準確，常導致采購量、庫存量過大，庫存資金積壓，造成浪費。或者采購量、庫存量不足，需要不斷的增加計劃，工作效率低，而影響生產的正常進行。

5.3 完善物資管理考核體系

一般的港口都有物資計劃及定額考核，但是往往在實際工作中卻無法執行，究其原因是，①由于人情關系，不能按規章制度辦事等。②因為物資計劃、消耗定額、儲備定額制定得不科學、不合理，與實際情況相差太遠而導致無法執行。

5.4 零庫存與生產間的關系

需要解決好追求“零庫存”與滿足生產之間的關系，雖然集中物資管理體制有利于減少庫存，減少資金的積壓，但是有些物資，例如，一些進口的備品配件的采購周期較長，又往往是關鍵部件，一旦供應不上就會嚴重影響生產，因此既要追求零庫存，又要保證備件特別是進口備件的供應。

5.5 加強人員的職業素養教育

加強物資采購人員的職業素養教育，對于開展好物資的集中供應制工作十分重要。由于采用了物資集中管理體系，物資的采購活動會相對集中，采購人員的思想素質及業務能力，對物資管理也會有著重要的影響，所以必須避免由此造成的工作不當、影響生產甚至觸犯法律的情況。企業需要把加強人員的職業素養教育作為一項主要工作，而長期堅持下去。

〔編輯王永洲〕

U653.2

B

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2016.12.09