淺議如何提高企業管理體系內審員能力和水平

李曉紅

（方大特鋼科技股份有限公司，南昌 330012）

淺議如何提高企業管理體系內審員能力和水平

李曉紅

（方大特鋼科技股份有限公司，南昌 330012）

本文結合作者多年來從事質量、環境、職業健康安全等管理體系內審工作的實踐經歷與體會，就如何提高企業管理體系內審員能力和水平提出了建議。

管理體系；企業內審活動；內審員；能力提高

自20世紀90年代初我國導入ISO 9000系列標準并開始推行質量體系認證制度以來，越來越多的企業取得了認證資格。根據2016年1月25日全國認證認可工作會議上了解的數據，截止2015年末，我國累計頒發有效認證證書147.9萬張，證書及獲證組織數量連續多年位列世界第一，中國已成為認證大國。[1]與此同時，我國規模較大企業通過的管理體系認證項目也是越來越多，以筆者所在公司為例，就已通過了質量、環境、職業安全管理、測量、兩化融合、內控等多個體系認證。但是，中國要從認證大國轉變為認證強國，還有許多的路要走。對于已經取得認證資格的企業而言，切實貫徹好各體系標準，將體系要求融入到企業的日常經營活動中，并持續改進管理體系運行的有效性，從而提升企業的經營績效，是當前所有認證企業應共同努力的方向。

1 內審員的職責

一個企業的各項管理體系能否有效運行并持續改進，除了領導重視外，企業管理體系內審員（以下簡稱內審員）的作用同樣不可忽視。通常情況下，企業內的內審員一般都是兼職的，既可以是企業管理人員，也可以是專業技術人員。內審員在做好本職工作之余，需要參與管理體系的策劃活動，對各部門體系的運行給予指導，并且定期或不定期地對企業體系運行情況進行審核與評價。當體系運行出現或者可能出現不符合時，還要參與相應的預防和糾正措施的制定、實施及措施有效性的驗證。內審員在企業內的職責決定了其應熟知內審程序，熟悉管理體系相關的法律法規和規章制度的規定和要求；要具備所審核產品和過程的相關專業知識，并掌握審核方法和技巧；同時還應具備誠實謹慎、客觀公正的道德素養，和主動觀察、善于溝通、思想開明、堅持不懈、明斷、自立、有感知力、適應力強等業務素質。

內審的目的是評價和改進企業相關管理體系。當一次內審活動結束后，都應就發現的不符合向責任部門下達內部審核不符合報告，提出改進要求及完成時間，并實施糾正預防措施。糾正預防措施要形成書面文件。內審員還應對責任部門提交的不符合報告進行審核把關，如是否針對不符合事實進行了原因分析、原因分析是否徹底、是否就不符合原因制定相適宜的糾正預防措施、是否按措施實施。為保證措施有效，內審員還要到現場查驗實施糾正預防措施的效果，并在不符合報告的糾正預防措施的驗證欄中對實施后效果進行評價。相關的內審過程活動記錄均應存檔保留，內審結果還應作為管理評審和認證機構跟蹤審核的證據。

2 內審員的作用

根據筆者在企業多年從事內審工作的實踐經驗來看，管理體系的運行主要在文件控制、記錄控制、過程績效監測與評價、不符合及糾正預防等方面存在較多的問題。通過有效實施內審，可以及時發現問題并加以糾正，從而夯實企業的基礎管理工作，有利于企業進行持續改進。

2.1 夯實企業的基礎管理工作

目前，國內有不少企業的基礎管理不夠規范，存在諸如文件管理編審批權限規定不嚴，作廢文件、部門文件和外來文件具體的定義和范圍不清晰，作廢文件不能及時標注作廢標識并回收和銷毀，外來文件不能做到有效識別并控制其分發等亂象。內審員在審核過程中應及時發現并糾正這些方面的不足，從而夯實企業的基礎管理工作。比如：針對記錄管理方面存在著的不注重記錄控制、現場記錄不及時、文件填寫不規范、格式隨意修改等情況，內審員應及時發現這些問題，下達不符合報告并要求整改，制定相應的糾正措施并就實施進行監督。通過內審，使員工們認識到記錄作為體系有效實施的客觀憑證的重要性。

2.2 有利于企業進行持續改進

認證機構派出的外部審核組每年都要對證書持有者的管理體系進行監督審核，主要目的是尋找企業體系運行的符合性證據，依據證據評價企業管理體系運行是否符合相關的認證標準要求，從而決定是否向認證機構推薦該企業保持認證注冊資格。而內部審核則是企業自我提高、自我完善的一種有效的管理活動，內審工作開展有效，更有助于企業持續改進。比如：在審核環境與職業健康安全管理體系時，我們發現各部門能夠按照標準要求及時識別與評價環境因素和危險源，也采取了一定的控制措施，但往往存在控制措施不合理、日常也未對控制效果進行監測與評價的情況，使得控制效果不佳，不能實現預期的體系目標，嚴重時甚至可能無法滿足法律法規及相關要求。通過內審活動的有效開展，就能及時對過程進行監控，確保持續改進的有效性。

3 內審員的能力提升

對于如何提高企業內審員自身的業務能力及審核水平，我們認為可圍繞以下三個方面進行努力：

3.1 加強對標準的學習，充分理解不同管理體系標準要求

內審員應對本單位認證的相關管理體系標準（如質量、環境、職業健康安全、能源、測量等管理體系標準）及具體要求多加學習并運用。通過強化自我學習提升、參加系統培訓等多種形式，不斷加深對標準具體要求的理解。IS0 9001、IS0 14001、0HSAS l8001、TS 16949等系列標準，廣泛應用于我國各類生產性與服務性企業，要成為一名合格的內審員，就必須把這些標準學精吃透，并結合工作實際活學活用。

3.2 注重知識更新，熟練掌握企業主要生產和服務活動過程相關技能

隨著新知識、新技術不斷發展，內審員應不斷更新自身的知識結構，不但要學習相關法律法規及其他要求等有關資料，還要注意學習和積累一定的專業知識，更要充分了解企業的產品實現過程、關鍵的工裝設備、工藝特點和水平等。在QEO管理體系（即質量管理體系ISO 9001、環境管理體系ISO 14001、職業健康安全管理體系OHSAS 18000整合在一起形成的綜合管理體系）建立和運行過程中，內審員應對照標準判斷所在企業具備哪些產品特點，并充分考慮企業行業特性。比如：鋼鐵生產是一個比較復雜的過程，從生產過程來劃分，包括有焦化、燒結、煉鐵、煉鋼和軋鋼生產過程，涉及風險監控、安全技術、環境噪音、污染物排放等諸多方面。鋼鐵企業的內審員應充分了解鋼鐵的產品特性和生產流程，清楚生產過程控制的重點，掌握生產過程中相關的環境及職業健康安全要求和標準，這樣才能有針對性地參與策劃編制QEO管理手冊和程序文件及管理制度等。

3.3 熟悉內審程序，做好審核策劃，提高審核技巧

審核是為獲得審核證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。[2]管理體系審核一般是針對相關管理體系或其要素、過程、產品或服務而進行的。審核的目的主要是驗證管理體系的有效性、適宜性和充分性，評價是否采取持續改進或糾正預防措施。[3]審核活動是一項客觀的、系統的和獨立的活動。內審員要熟悉建立、運行和審核相關的管理體系的方法和步驟，了解審核相關管理體系的主要依據（如企業管理手冊、程序文件和管理制度等）。內審員還要明白管理體系內審活動應做哪些工作、如何去做，以及做到什么程度。

管理體系內審活動的主要流程為：指定審核組長→確定審核目的、范圍和準則→組成內審組→制定審核計劃→準備內審文件→首次會議→現場審核→準備結論→末次會議→編制審核報告(包括不符合報告)→內審的后續活動(進行糾正措施并驗證)等十一個主要階段。要實現預期的審核目的，就必須做到獨立、公正地開展審核活動。由于內審過程時間有限，內審常采用抽樣方法來收集證據以驗證審核對象是否符合、是否有效，這就要求內審員應掌握合理抽樣的原則，以使抽樣具有代表性，如：標準條款不能抽樣，部門不能抽樣；當以部門為中心進行抽樣時，要兼顧部門相關管理體系職能活動所涉及的其他相關條款；當以條款為中心進行抽樣時，要考慮條款所涉及的其他相關部門等。為充分、有序、高效地完成審核任務，內審員在審核活動前要做好功課，準備好審核檢查記錄表，進行審核策劃，做到未雨綢繆。現場審核時收集信息的目的在于尋找符合性證據，收集信息的渠道包括：面談、觀察、查閱文件、檢查記錄、資料總結和分析指標及來自其他渠道的報告。審核時應注重審核技巧，即善于運用審核方式（順向追蹤或逆向追溯審核）收集和利用相關信息與客觀證據，要合理分配好文件審核及運行過程審核、不同部門、不同體系、不同條款的審核時間與路線。

4 小結

綜上所述，具備良好的道德素養和過硬的業務素質是內審員勝任審核工作的基本條件，不斷加強知識學習和強化專業技能則是內審員提高工作能力和水平的關鍵。在企業中培養和建立一支懂標準、會審核的優秀內審員隊伍，有利于及時發現企業相關管理體系運行過程中的不足，確保體系有效運行并持續改進，從而提高企業管理水平，增強市場競爭力，促進企業的可持續發展。

[1]初建華.我國已成認證認可大國[N].中國食品報,2016-01-27.

[2]GB/T 19011-2013,管理體系審核指南[S].

[3]曾順和.內審員手記——我是如何進行質量體系內審工作的?[J].中國標準化,1998,(10):37-38.

Discussion on how to Improve the Ability and Level of Enterprise Management System Internal Auditor

LI Xiao-hong
(Fangda Special Steel Technology Co.,Ltd.,Nanchang 330012,China)

Combining the experience and feeling of the internal audit work in the quality,environment,occupation health and safety management system for many years,this paper gives some suggestions about how to improve the ability and level of enterprise management system internal auditor.

management system;enterprise internal audit activity;internal auditor;ability improvement

F273.2

A

1672-6286(2016)09-0063-04

李曉紅（1970-），女，江西余干人。質量、環境、職業健康安全管理體系國家注冊審核員，主要從事公司綜合管理體系策劃、實施及改進工作。