郭璇

（河南省社會科學院，河南鄭州 450000）

移動辦公軟件在科研協作中應用的可行性分析

郭璇

（河南省社會科學院，河南鄭州 450000）

互聯網、PC終端、移動終端等科技的應用已經與工作和生活高度融合、密不可分。科研人員在開展學術研究或者課題工作時，有一款類似ERP企業關系系統的軟件，能夠為科研工作者提供更為科學的、流暢的、有效的新型科研協作方式。基于此，對現有的（移動）辦公協作軟件進行分析，并探尋其功能應用于科研工作的可能性，為科研方式的創新提供新的思路。

科研協作；辦公軟件；協作創新

在科技迅猛發展的今天，互聯網、PC終端、移動終端等科技的應用，已經與工作和生活高度融合、密不可分。在現今的企業中，幾乎每家都有自己的ERP企業管理系統，這些軟件的應用極其廣泛，并且已經有了較為成熟的流程。隨著智能終端設備的普及，ERP企業管理系統也已經逐漸向移動終端發展，成為一種企業（移動）辦公協作軟件，能夠為企業和員工提供更為方便、快捷、高效的辦公協作方式，為其節約人力、物力、財力、時間等成本，并為企業帶來更高的效益。那么，在進行學術研究工作時，尤其是需要團隊合作進行的大型課題研究時，可以借鑒此類企業（移動）辦公協作軟件的優勢，將其轉化并應用于科研工作，讓其各模塊實現適用于科研的功能，為科研工作提供更為科學的、流暢的、有效的新型科研方式。鑒于此，本文了解目前發展的如火如荼的企業（移動）辦公協作軟件究竟能夠實現哪些功能，以及是如何運作并為企業帶來效益的，并嘗試探討其應用于科研工作的可行性。

1 企業（移動）辦公協作軟件

在一個團隊中，傳統的協作是通過語言溝通和書面文件來實現的，隨著科技日新月異的發展和經濟水平的不斷提高，協作方式也在不斷轉變。眾所周知，使用計算機為載體的ERP辦公軟件早已普及。這種ERP辦公系統逐漸替代書面文件，實現更為便于流通、更為利于存儲、更為易于查找、更為環保的辦公及協作方式。而隨著智能移動終端的科技進步和普及，單純以PC終端為載體的辦公及協作軟件開始越來越無法滿足企業的實際需求，因此，可以同時在PC終端和移動終端操作和運行的辦公及協作軟件應運而生。

1.1 企業（移動）辦公協作軟件的發展趨勢

隨著互聯網及移動終端的迅猛發展，ERP辦公軟件也已從電腦終端延伸到了移動終端。這種基于移動終端的移動辦公軟件幫助人們把時間和空間延長，不再局限于具體的辦公地點，讓工作變得更為輕松、高效、便捷。

縱觀全球科技行業的發展大趨勢，無論是美國的戴爾、IBM公司，中國的聯想，還是深耕互聯網領域多年的谷歌、亞馬遜等，都在從消費級市場轉向企業級市場。根據我國軟件行業權威數據研究機構“海比研究”在2016年3月給出的報告顯示，預計2016年中國移動辦公市場（主要由協作辦公應用、企業級即時通信、電話會議三部分組成）的規模將達到327.4億元，復合增長率為驚人的42%［1］。

由此可見，移動辦公已成為全球的發展趨勢。在我國，這種辦公及協作的方式也已實現，但此類軟件種類繁多，功能上也各有千秋，仍處于逐步發展和完善的階段。

1.2 企業（移動）辦公協作軟件的運作

企業所使用的辦公軟件，是針對不同企業、不同業務、不同部門的實際需求，實現其所需功能，從而解決各種實際問題。企業注重的是工作效率和利益實現，因此，其辦公軟件更為傾向流程的控制和時效的管理，以幫助企業達到高效、更準確、更有針對性的處理工作任務的目的。

企業（移動）辦公協作軟件的運作基本是以工作流的方式來實現。以（移動）辦公協作軟件在大型集團企業中的實際應用為例，在實現一個采購流程時，需要使用部門在系統中發起“采購申請”流程，然后此流程的工作流會按照既定的流程設定，經過各個部門的相關負責人——此時流程在系統中可以細分到抵達同一部門的不同負責人處，經過逐級的情況說明及審核，最終至企業負責人處審批。此時，這個采購流程仍未完成，經過企業負責人的審批之后，流程還需要到達采購部門進行一系列采購流程，再轉入財務部門進入相應的流程，當然仍需各級負責人及企業負責人審批。

從發起申請到逐級審批，從采購到發放至使用人，從合同的簽訂到貨款的結付，要涉及到使用部門、采購部門、行政部門、財務部門和企業負責人等相關部門及各個負責人。如果沒有（移動）辦公協作軟件，企業將浪費無數人力和時間，這對于企業而言是巨大的損失。

1.3 （移動）辦公協作軟件如何為企業節省成本

在企業中，類似上文提到的采購流程的“工作流”，貫穿在整個集團的業務當中，各種工作流程的完成不僅耗費時間長，而且經過的人數眾多，其中任何一個環節出現問題都將會影響整個團隊的效率。類似這種大型集團企業中繁復的辦公流程問題，如果僅僅用人力來解決，費時費事，且效率低下。因此，如何提高效率，節省時間、人力及物力，就成為了企業追求的目標。

1.3.1 時間成本。對于企業而言，時間就是金錢，工作效率永遠是企業所追求的，一個工作流程需要經過如此多的審批人和部門，那么一個企業在運行過程中每天都有無數這樣的申請和流程需要解決，而（移動）辦公協作軟件為企業很好地解決了諸如負責人出差等無法見到本人的情況流程就要停滯、卡殼的問題。流程在系統中從發起人開始，經過各級審批人各個部門，僅需要在移動終端或者PC終端上進行操作即可，甚至不需要見面，如果有疑問，通過（移動）辦公協作軟件的聯絡功能即可實現文字、語音、視頻等不同方式的溝通。因此，無論相關審批人在哪里，都能夠及時審核，不會影響流程的進度。

1.3.2 人力成本。（移動）辦公協作軟件對于工作流的實現，把工作人員拿著大堆的文件來回奔波于各個部門之間，向各個部門解釋相關問題，并請各個負責人審批文件的工作中解脫出來，讓其有更多的時間和精力去完成其他的工作。同時，各個工作流的流程經過以及各級負責人對流程的處理結果、花費的時間、處理的效果等在系統中均一目了然，無需再費力地查找資料，即使后期再要調出相關資料查閱，也僅需在系統中查找即可，無需勞煩工作人員去資料室查找相關的文件，無論何時何地，只需要一部移動終端，即可查閱相關資料。

簡而言之，透視美學是從多元化視角解讀事物的哲學思辨。透視美學旨在發現每一獨特視角中的感知與勢。勢影響并決定我們對事物的感知，而通過表述感知，也就有了勢。解讀就是找出賦予事物感知的勢，且每一種解讀都源自于一個獨特的視角。因此，感知和勢本質上都是多元的。

1.3.3 物力成本。（移動）辦公協作軟件省卻了各種書面的申請資料和審批，將企業從書面辦公中解放出來，不僅節約，而且更為環保。同時，將企業資料集成在系統當中，既便于查閱也節約了企業資源，無需在出行時攜帶大堆的紙質文件及文件夾資料冊，一部移動終端足以。

在（移動）辦公協作軟件的協助下，企業就可以達到高時高效的目的，最大程度上減少時間、人力及物力的成本耗費，這些使得企業實現了效益的最大化。

2 目前市場中（移動）辦公協作軟件的對比分析

（移動）辦公協作軟件能夠幫助企業節省各項成本，因此受到廣泛歡迎，而目前市場中的此類軟件種類繁多，功能各異，在此對其進行梳理，以期找到適于科研的突破口。整體上來看，目前的協作軟件大致分為兩類。

2.1 以任務管理和項目管理為核心

此類（移動）辦公協作軟件大都以任務管理和項目管理為核心，能夠提供如下功能：①可以列出所有需要被執行的項目；②查看當前時間或階段內需要被執行的項目和任務；③進行任務管理及優先級設置，并且可以對任務自由排序；④記錄項目細節，比如狀態、優先權、日期、分派者和觀察者，具有“審核”“權限管理”，讓大家可以討論執行項目細節；⑤可以看到自己當前需要進行哪些任務和項目；⑥讓管理者可以看到當前正在進行哪些項目，以及這些項目目前的狀態。

這類協作軟件以“teambition”“釘釘”為代表，通常對使用者的要求相對較高，團隊的日常工作基本上也以項目和任務為主線。這種功能可以讓科研團隊負責人對課題整體進度有具體、詳實的了解，便于整體管理，并且輔助課題組的科研人員對個人工作部分及課題整體進度有更為清晰具體的了解。

2.2 以知識、文檔管理為核心

此類（移動）辦公協作軟件是以知識管理為主，即以資料管理為核心，增加一些協作、溝通的功能。以“有道云協作”軟件為例，其具有如下特點。

2.2.1 文檔、資料管理功能。“有道云協作”軟件的資料管理功能類似網盤軟件。其具有極強的版本記錄功能，在查看某一個具體文檔時，能立刻知道每一個文件修改過多少個版本，是哪個人在什么時間段進行修改的。并可以查看和下載所有以前修改過的文件歷史。此功能在修改PPT和Word時，可以根據情況來查看以前版本的文件。此功能如果使用在科研工作中，就可以幫助科研人員在進行論文修改時進行準確的記錄，并且查找到每一次修改記錄和原文檔。

在科研團隊工作中，除了單獨討論和群通知，還可以在每一個文件下進行討論和提醒。更新某個文件之后，可以直接@團隊內的相關人員，定向通知其關注跟進工作。這在科研團隊進行大型課題研究時，可以為科研團隊提供相應的輔助。

2.2.2 協同表格分配任務和追蹤項目進度。此功能類似網頁版的Excel，可以多個人同時對同一個表格進行編輯和操作，同時通過協同表格來向同事分配任務和確認項目進度，每完成一項可以立刻反應到任務進度表上。用這個功能進行簡單的任務管理、項目管理，同樣可以用來輔助科研團隊進行科研任務管理。

2.2.3 團隊溝通。此功能可以進行團隊溝通和即時討論，并直接把所有與工作相關的信息都保存在云協作里，方便查閱。還可以通過@來發起討論，提示某一個團隊成員。這個功能最方便的地方在手機端，在桌面端修改一個文件之后，直接@相關用戶，手機上立刻就能收到提示，并進行預覽和查看。在手機上就可以修改相關的筆記，并對內容進行討論，會大大提高科研團隊的溝通效率。

目前市場中（移動）辦公協作軟件應用較為、廣泛使用率較高的幾款軟件在其功能性分布大致如圖1所示。

圖1 （移動）辦公協作軟件功能性分布

雖然這些軟件都具有其特色功能和定位，并且也發展得相對成熟。但是，如果科研團隊想要直接將此類軟件應用于科研工作顯然是不適宜的，因為科研工作與企業工作是截然不同的，科研團隊協作系統需要能同時滿足科研人員個體及科研團隊的知識活動需求，并協調個體和團隊的關系，協助科研團隊提高成果產出的效率。

3 （移動）辦公協作軟件與科研協作軟件

科研協作工具不僅僅是辦公的工具，而是充當了科研工作的“助理”。科研協作平臺瞄準科研團隊的核心需求，有針對性地開發具體操作的實用性工具，把團隊科研協作系統變成成員的高價值實用工具。科研協作平臺首先要實現對個人的價值，在此基礎上進而實現對團隊的價值。團隊不用額外付出勞動，就可以實現內部知識庫的自動積累，個人資源一鍵分享到團隊，盡量減少因資源分享的局限性而產生的額外勞動。

3.1 學術知識的獲取和管理

科研人員需要更加智能的文獻管理功能，能實現標題、作者、期刊年卷期、摘要等元數據的自動抽取，全文自動下載，筆記的自動關聯，即一個文獻管理助手。概括來說，需要具備以下功能：①參考文獻自動形成，論文寫作時把管理的文獻作為引文一鍵插入文檔中，根據不同期刊要求，自動形成規范的文中引文標記和參考文獻列表；②引文插入、刪除時，文中引文序號和參考文獻列表自動調整，引文樣式更換時根據新樣式，自動修改參考文獻，方便論文轉投；③提供國內外常見期刊、會議、學位論文的期刊樣式；④提供多種論文、模板，提高寫作效率和規范性。

3.2 科研團隊知識庫

科研團隊知識庫可“自動生長”。成員文獻、文檔、筆記、實驗記錄等知識資源將自動積累，并成為團隊機構知識庫，即使成員流動、變動，這些知識資源也能得以保存。

3.3 學術情報搜集

這是現有企業（移動）辦公協作軟件最缺乏的，可以說是空白部分。我們需要能自動搜集團隊所需資料，研究熱點和研究趨勢的分析挖掘，基金、項目、會議資訊的收集，最后生成簡報，讓工作繁忙的科研人員通過簡報來了解行業最新動態。

綜上所述，（移動）辦公協作軟件具有其明顯優勢，雖無法直接應用于科研工作，但是能夠給予科研協作軟件發展以啟示，如果能夠實現其適用于科研工作的目的，相信可以為科研人員和科研團隊帶來極大的幫助，使學術研究工作更為便捷、高效，使科研團隊的溝通更為及時、順暢。

［1］海比研究.2016年中國移動辦公市場研究報告［EB/ OL］.（2016-03-21）［2016-10-26］.http://www.hibor.org/docdetail_ 1790063.html.

Feasibility Analysis of the Application of Mobile Office Software in Scientific Research Cooperation

Guo Xuan
（Henan Provincial Academy of Social Sciences，Zhengzhou Henan 450000）

The application of the Internet,PC terminals,mobile terminals and other technology has been highly inte?grated and inseparable from the work and life.When the scientific research personnel are engaged in academic re?search or work,whether it can also have an similar ERP enterprise relationship system software,it can provide more scientific and effective new scientific research cooperation mode for scientific research workers that has a similar ERP enterprise relationship system software.Based on this,the existed(mobile)office collaboration software was ana?lyzed,and the possibility of its’function in scientific research work was explored,to provide a new idea for the inno?vation of scientific research methods.

scientific research cooperation；office software；collaborative innovation

G312

A

1003-5168（2016）12-0024-03

2016-11-02

河南省社會科學院基礎科研費項目“‘互聯網+’學術創新協作平臺研究”（16E1043）。

郭璇（1984-），女，本科，助理館員，研究方向：圖書館學。