工程監(jiān)理資料的管理

文/劉楠 江蘇建科建設(shè)監(jiān)理有限公司 江蘇南京 210000

工程監(jiān)理資料的管理

文/劉楠 江蘇建科建設(shè)監(jiān)理有限公司 江蘇南京 210000

監(jiān)理部門是工程質(zhì)量的責(zé)任主體之一，監(jiān)理資料是監(jiān)理的過程中形成的，是監(jiān)理工作的原始記錄，是工程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映，是評定監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的證據(jù)，監(jiān)理資料的重要性顯而易見。所以，監(jiān)理資料的管理工作也就相當(dāng)?shù)闹匾耍O(jiān)理資料的管理水平反映了項(xiàng)目部總監(jiān)的管理水平、監(jiān)理人員的素質(zhì)及監(jiān)理工作的質(zhì)量。

工程監(jiān)理；資料；管理

1、工程監(jiān)理資料的重要性

1.1工程竣工驗(yàn)收的需要

監(jiān)理資料管理工作是工程監(jiān)理管理的一項(xiàng)重要工作，對監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，為今后工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下基礎(chǔ)，可以為建設(shè)工程檔案歸檔提供可靠保證。同時(shí)，也可通過對已有資料進(jìn)行歸納總結(jié)，提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。對合同以及監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊等監(jiān)理資料也是監(jiān)理單位今后工程投標(biāo)業(yè)績的重要支撐。

1.2應(yīng)對檢查的需要

工程監(jiān)理資料也是為了應(yīng)對在日常工作中質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督部門、三大體系審核、公司工程部等各級管理部門、檢查組監(jiān)督、檢查、評比等的依據(jù)。

1.3追溯避責(zé)的需要

監(jiān)理資料更重要的意義是真實(shí)記錄施工、監(jiān)理過程，使工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、造價(jià)、合同等方面的管理具有可追溯性。一旦出現(xiàn)質(zhì)量安全事故，為分析問題、追究責(zé)任、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提供原始依據(jù)。

1.4工作能力和水平的體現(xiàn)

監(jiān)理資料也是監(jiān)理公司、項(xiàng)目監(jiān)理部管理水平的體現(xiàn)，是監(jiān)理工程師工作能力、工作量等的體現(xiàn)，監(jiān)理資料可以直接反應(yīng)一個(gè)監(jiān)理部的水平。

2、目前工程監(jiān)理資料管理存在的問題

2.1管理混亂

目前很多項(xiàng)目監(jiān)理部資料管理混亂，現(xiàn)場部分人員未經(jīng)過資料方面的培訓(xùn)。在平常工作中，不知道那些應(yīng)該長期保存，哪些不需要保存，不分類別的要求施工單位統(tǒng)統(tǒng)提供一份資料，造成不必要的浪費(fèi)。《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）中專門對工程資料的管理進(jìn)行了明確，從工程資料的分類、工程資料填寫、編制、審核及審批，工程資料的編號，工程資料收集、整理與組卷到最后工程資料的移交與歸檔均進(jìn)行了具體明確，是《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）中監(jiān)理文件資料管理的進(jìn)一步細(xì)化。

2.2收集滯后

現(xiàn)場記錄滯后，首先是施工資料的滯后，如果沒有及時(shí)督促，部分施工單位出于對成本的考慮，現(xiàn)場沒有固定的或?qū)I(yè)的資料員，往往施工資料與項(xiàng)目進(jìn)展不同步。從而導(dǎo)致監(jiān)理資料的不同步。其次監(jiān)理日記、旁站記錄沒有養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣，當(dāng)天事情沒有當(dāng)天記錄，部分人員習(xí)慣性拖沓，經(jīng)常變及時(shí)記錄為寫“備忘錄”。出現(xiàn)記錄與實(shí)際的差異。

2.3質(zhì)量不高

目前監(jiān)理行業(yè)受到收費(fèi)和社會偏見的影響，部分監(jiān)理工程師學(xué)歷不高，責(zé)任心不強(qiáng)。監(jiān)理公司也沒有進(jìn)行很好的培訓(xùn)，導(dǎo)致部分員工編制的監(jiān)理資料質(zhì)量不高。特別是體現(xiàn)在監(jiān)理旁站記錄和監(jiān)理日志的編寫上。書寫不規(guī)范，書寫字體很難辨認(rèn)。記錄內(nèi)容太過簡單，每天千篇一律，該記的沒有記。特別是忘記安全方面的工作記錄。發(fā)現(xiàn)的問題較少，總認(rèn)為問題已經(jīng)處理啦，沒必要記那么多，忽視了記錄對工程質(zhì)量的追溯性。④沒有形成有效的閉合，對部分現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量安全問題沒有在后面的記錄中進(jìn)行閉合，導(dǎo)致難以追溯。

3、工程監(jiān)理資料管理應(yīng)注意的問題

3.1加強(qiáng)總監(jiān)的重視

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中第7章中明確了監(jiān)理文件資料的管理。提出項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料。總監(jiān)作為項(xiàng)目的全權(quán)代表，應(yīng)加強(qiáng)對資料管理的重視。只有總監(jiān)利用相應(yīng)的權(quán)利，采取相應(yīng)的措施，通過各種渠道進(jìn)行明確、要求、督導(dǎo)，才能引起大家的重視，才能及時(shí)有效的管理好工程監(jiān)理資料。

3.2加強(qiáng)監(jiān)理人員的監(jiān)理資料業(yè)務(wù)培訓(xùn)

項(xiàng)目監(jiān)理部在項(xiàng)目組建時(shí)要配置合格的資料員，對工程較小的項(xiàng)目，應(yīng)安排監(jiān)理人員對資料進(jìn)行兼職管理，明確其職責(zé)。對新進(jìn)公司的職工，企業(yè)首先應(yīng)組織新員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對監(jiān)理資料的編寫、歸類整理要有基本的了解。公司應(yīng)對總監(jiān)進(jìn)行要求，要求總監(jiān)對到項(xiàng)目部的新員工要進(jìn)行監(jiān)理資料的管理培訓(xùn)，對有條件的企業(yè)公司也可組織員工參加外部的資料管理培訓(xùn)。

3.3加強(qiáng)溝通，避免返工

工程開始前，監(jiān)理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織資料管理人員與業(yè)主檔案管理人員、施工單位資料員進(jìn)行溝通，明確檔案管理人員的要求，避免返工。并在第一次工地例會上提出相應(yīng)的要求。

3.4加強(qiáng)檢查，及時(shí)改進(jìn)

總監(jiān)應(yīng)定期對項(xiàng)目監(jiān)理資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，對電子版或其他重要資料要另外備存，以防丟失。監(jiān)理公司應(yīng)制定相應(yīng)的資料管理規(guī)定，對項(xiàng)目監(jiān)理資料的檢查、記錄、歸檔進(jìn)行明確要求。公司在平常考核中，在年中和年終考核中要對資料的記錄、保存等管理工作進(jìn)行重點(diǎn)檢查。

4、工程監(jiān)理資料管理的建議

4.1明確職責(zé)，加強(qiáng)重視

鑒于監(jiān)理資料管理的重要性，只有在項(xiàng)目組建前就明確分工，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)重視，才能避免出現(xiàn)資料管理的缺失，確保到達(dá)預(yù)期效果。監(jiān)理項(xiàng)目部是監(jiān)理企業(yè)的重要組成部分，總監(jiān)是監(jiān)理單位在該項(xiàng)目的全權(quán)代表，行使監(jiān)理合同賦予的所有權(quán)利和職責(zé)，所以項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)應(yīng)由總監(jiān)負(fù)責(zé)。

4.2加強(qiáng)及時(shí)性和真實(shí)性

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中第7章中提出監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并應(yīng)按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。規(guī)范中明確了監(jiān)理資料的及時(shí)性和真實(shí)性。只有及時(shí)有效的真實(shí)監(jiān)理資料才能反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，資料才具有可追溯性。

4.3爭取各參建方的支持

由于各參建方對資料的了解、重視程度不同，對工程建設(shè)監(jiān)理的資料看法不同。對工程影響最大的建設(shè)單位往往注意的是工程的建設(shè)進(jìn)度，工程質(zhì)量和安全，而忽視工程資料的重要性。只有不斷加強(qiáng)與業(yè)主的交流溝通，爭取業(yè)主的理解和支持，才能做好監(jiān)理資料的管理工作，否則資料管理工作很難得到很好的落實(shí)。

4.4加強(qiáng)對旁站記錄的監(jiān)管

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定：“旁站監(jiān)理是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對工程的關(guān)鍵部位或關(guān)鍵工序的施工質(zhì)量進(jìn)行的監(jiān)督活動(dòng)”，是對工程的重要施工過程和施工情況的記錄。然而，在實(shí)施工程旁站監(jiān)理時(shí)，出現(xiàn)對旁站監(jiān)理只停留在形式上，旁站監(jiān)理記錄也就形成日常敷衍的流水賬，填寫內(nèi)容既不認(rèn)真也不規(guī)范，根本不能真實(shí)反映工程施工的實(shí)際過程，更談不上工程資料的可追溯性。為了做好旁站監(jiān)理資料，重點(diǎn)要加強(qiáng)如下方面的重視：①施工準(zhǔn)備情況，包含施工人員、施工方案、工程材料、施工機(jī)械、施工環(huán)境、隱蔽

驗(yàn)收等。施工過程情況，包含施工人員、工程材料、施工機(jī)械、施工環(huán)境、施工方法等。存在問題及對存在問題的處理情況等。

4.5編寫旁站監(jiān)理記錄須注意的主要問題

旁站監(jiān)理記錄作為旁站監(jiān)理工作的真實(shí)記載，內(nèi)容不能空泛籠統(tǒng)、單一片面，不具專業(yè)性，要重點(diǎn)記錄旁站時(shí)的施工情況，施工是否正常，是否有影響工程質(zhì)量的情況發(fā)生，發(fā)生情況時(shí)的處理。不能將旁站監(jiān)理記錄寫成流水賬式的監(jiān)理日記。

結(jié)論：

綜上所述，工程監(jiān)理資料是監(jiān)理工作人員在項(xiàng)目工作的重要記錄、體現(xiàn)，也是監(jiān)理公司對外的形象窗口，更是我們追溯、避責(zé)的重要資料。公司及總監(jiān)應(yīng)高度重視，充分運(yùn)用目前已有的重要工具，及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，為加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理、提高公司管理奠定基礎(chǔ)。

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