淺談EPC模式下項(xiàng)目設(shè)備文件管理與方法

尹朋濤

（山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?，山東濟(jì)南250013）

淺談EPC模式下項(xiàng)目設(shè)備文件管理與方法

尹朋濤

（山東電力工程咨詢?cè)河邢薰荆綎|濟(jì)南250013）

分析了火電EP C項(xiàng)目設(shè)備文件的基本構(gòu)成，研究了EP C模式下項(xiàng)目設(shè)備文件管理模式與方法。

EP C模式；項(xiàng)目設(shè)備文件；方法

引言

在EPC總承包模式下，項(xiàng)目工程的總承包方需要根據(jù)所簽訂的合同內(nèi)容，有計(jì)劃地去選擇設(shè)備的供應(yīng)商并進(jìn)行采購，并且需要保證工作人員的培訓(xùn)、設(shè)備的交貨以及設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收直至最后設(shè)備在運(yùn)行過程中的調(diào)試等工作有序進(jìn)行?？梢娍偝邪皆诖诉^程中處于總體主導(dǎo)地位。在設(shè)備的采購直至最終的驗(yàn)收調(diào)試運(yùn)行過程中必然會(huì)涉及到一些文件的產(chǎn)生，即文檔的管理工作，因此總承包方必須嚴(yán)格按照合同要求，確保從設(shè)備的采購開始就形成完整的文件記錄，并有效保存與管理這些文件，為項(xiàng)目竣工后文件的驗(yàn)收打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保證好文件的完整、準(zhǔn)確，從而在一定基礎(chǔ)上保證核電設(shè)備從安裝、運(yùn)行、調(diào)試到后期的技術(shù)維修形成完整的運(yùn)行記錄。

1 項(xiàng)目設(shè)備文件的基本構(gòu)成

設(shè)備文件是設(shè)備的完整記錄，項(xiàng)目設(shè)備文件是指設(shè)備在制造出來到竣工完成以致出廠時(shí)所形成的關(guān)于該設(shè)備的所有原始記錄的文件，主要包括設(shè)備質(zhì)量記錄、設(shè)備竣工合格證書、設(shè)備竣工圖紙以及設(shè)備運(yùn)行說明手冊(cè)等。設(shè)備生產(chǎn)廠家負(fù)責(zé)記錄、收集、整理、移交、歸檔設(shè)備在制造過程中所形成的各種文字記錄以及各種文件；而設(shè)備文件的管理人員需要在此基礎(chǔ)上保證設(shè)備文件的真實(shí)、完整，并對(duì)這些文件進(jìn)行系統(tǒng)地整理、歸檔，確保設(shè)備文件的原始完整性，并將這些文件完整保存以備后期項(xiàng)目進(jìn)行過程中的各種所需[1]。

2 管理模式與方法

設(shè)備文件的管理主要使用全程管理模式，所謂全程管理模式即項(xiàng)目總承包方的各個(gè)專業(yè)負(fù)責(zé)人需要在工作中相互配合，共同實(shí)現(xiàn)文件的有序管理。一般來說，全程管理模式主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)[2]：

2.1 簽訂合同

合同簽訂是文檔控制的第一節(jié)點(diǎn)，合同文件中應(yīng)明確規(guī)定：1）依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。2）項(xiàng)目文檔收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的完整性。3）過程控制程序，保證文檔過程管理有序。4）移交的時(shí)間、份數(shù)以及要求，保證竣工文件的完整性、及時(shí)性和系統(tǒng)性。5）檢查和考核細(xì)則，更直接地保證文件的有效管理。

2.2 程序宣貫

結(jié)合工程實(shí)際情況，應(yīng)建立適用本項(xiàng)目的設(shè)備文檔控制程序。將供應(yīng)商、建設(shè)/監(jiān)理單位、施工單位同時(shí)納入文檔控制程序職責(zé)要求，按照合同和約定，規(guī)定參建各方的職責(zé)。通過一系列培訓(xùn)與宣貫，使得參建單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和文控人員均意識(shí)到設(shè)備的重要性，并清楚地掌握設(shè)備文件清單及其分類，為提高設(shè)備的管理奠定基礎(chǔ)。

2.3 確定文件范圍

文件管理工作中首先要做的工作是確定需要收集的文件范圍，因此全程管理模式中最重要的一環(huán)就是確定設(shè)備文件的收集范圍。首先要正確劃分所收集的設(shè)備文件范圍，只有收集工作做好，才能在源頭保證文件管理質(zhì)量。文件內(nèi)容收集的齊全與否直接關(guān)系到設(shè)備交貨乃至整個(gè)設(shè)備運(yùn)行以及后續(xù)的維修期間文件的利用效率，因此工作人員必須根據(jù)已有的工作經(jīng)驗(yàn)，以全面、發(fā)展、可持續(xù)的眼光去界定設(shè)備文件的接收范圍，保證設(shè)備文件管理工作有序進(jìn)行。

2.4 出廠驗(yàn)收

設(shè)備在生產(chǎn)出來后的出廠過程中必須進(jìn)行設(shè)備質(zhì)量的出廠驗(yàn)收，在驗(yàn)收過程中，一般是總承包方的負(fù)責(zé)人組織相關(guān)工作人員進(jìn)行出廠驗(yàn)收，為了保證項(xiàng)目文件的管理質(zhì)量，負(fù)責(zé)人也需組織一些文檔管理人員參與設(shè)備的出廠驗(yàn)收，文檔管理人員在出廠驗(yàn)收過程中可以對(duì)設(shè)備竣工過程中所產(chǎn)生的各種圖紙記錄文件進(jìn)行審查，包括對(duì)文件記錄內(nèi)容、文件的編目、組卷的格式以及組卷的內(nèi)容等進(jìn)行審查，并出具相關(guān)的質(zhì)量審查報(bào)告，對(duì)其中存在的一些問題可要求廠家進(jìn)行整改。

2.5 開箱驗(yàn)收

設(shè)備文件除了在出廠過程中需要進(jìn)行驗(yàn)收外，在設(shè)備竣工后還需要進(jìn)行開箱驗(yàn)收。所謂開箱驗(yàn)收就是設(shè)備供應(yīng)商在設(shè)備竣工后，將設(shè)備生產(chǎn)過程中所產(chǎn)生的各種竣工圖紙文件進(jìn)行編制、組卷，并將這些文件提交給開箱驗(yàn)收人員，驗(yàn)收人員不僅要檢查文件的齊全與否，同時(shí)還要檢查文件是否有損壞，在確認(rèn)一切文件都沒問題后，在驗(yàn)收清單上簽字，并且編制開箱驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，將所有的文件一同移交給設(shè)備文檔管理人員，文檔管理人員對(duì)竣工文件進(jìn)行組卷質(zhì)量、文件質(zhì)量等方面的進(jìn)一步驗(yàn)收檢查，以確保文件質(zhì)量無誤[3]。

2.6 設(shè)備竣工文件驗(yàn)收

設(shè)備文件在進(jìn)行了出廠驗(yàn)收和開箱驗(yàn)收后，設(shè)備竣工文件記錄已經(jīng)移交給了設(shè)備文檔管理人員，由文檔管理人員對(duì)設(shè)備竣工文件進(jìn)行系統(tǒng)檢查。對(duì)審查過程中出現(xiàn)的一些需要整改的問題，文檔管理人員必須出具整改意見清單，而且該意見清單必須完整、系統(tǒng)、清楚無誤，由供應(yīng)商根據(jù)該整改清單進(jìn)行整改，如果供應(yīng)商自身能力不足，可以由總承包方進(jìn)行協(xié)商整改，直至滿足設(shè)備竣工驗(yàn)收的要求。

2.7 跟蹤評(píng)分

跟蹤評(píng)分屬于全程管理模式中后期的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，竣工文件不可能全部合格，針對(duì)合格和不合格的文件，現(xiàn)場(chǎng)管理人員需要進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄到現(xiàn)場(chǎng)周報(bào)中，文檔管理人員需要根據(jù)設(shè)備竣工文件的合格狀況對(duì)設(shè)備質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，為后續(xù)的文件采購進(jìn)行指導(dǎo)，文檔管理人員在確定設(shè)備被合格接收后，需要采購部人員在合同上簽字，并由財(cái)務(wù)部根據(jù)合同條目支付款項(xiàng)。由此可見，在簽訂合同時(shí)，由買方提出文件方面的要求，在后期，買方通過檢查設(shè)備文件合格與否，驗(yàn)收合格后，根據(jù)合同條目完成支付，這種全程管理模式使得文件質(zhì)量得到了實(shí)際的檢驗(yàn)，有效提高了設(shè)備文件管理效率。

[1]國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范：DA/T 28—2002[S].北京：國家檔案局發(fā)布，2002.

[2]金銳.淺談三代核電建設(shè)中設(shè)備竣工文件的管理[J].蘭臺(tái)世界, 2013(S2):120.

[3]玄兆達(dá).張金元.淺談核電設(shè)備出廠驗(yàn)收管理[J].河北企業(yè),2011 (6):31-32.

（編輯：王紅霖）

Discussion on the M anagement and M ethod of Project Equipment Filesw ith EPC M ode

Yin Pengtao
(Shandong Electric Power Engineering Consulting Institute Co.,Ltd.,Jinan Shandong 250013)

This paper analyzes the basic structure of the thermal power EPC project equipment files,and studies themanagementmode of the projectequipment filemanagementmode and method.

EPCmode;projectequipment file;method

TM 623

A

2095-0748(2016)16-0114-02

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.16.51

2016-07-01

尹朋濤（1985—），男，山東煙臺(tái)人，本科，畢業(yè)于重慶信息工程學(xué)院，助理工程師，研究方向：電力工程檔案管理。