村集體會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂

魏黎明

村集體會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂

魏黎明

近幾年來，筆者利用暑期實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)，和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理部門的有關(guān)同志一起，對(duì)部分村集體經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行了審計(jì)，重點(diǎn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂質(zhì)量進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)其很不規(guī)范。下面，根據(jù)《村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)制度》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》之規(guī)定，對(duì)村級(jí)會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂談點(diǎn)意見。

一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍。具體包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料四個(gè)部分：

1、會(huì)計(jì)憑證。包括原始憑證、記賬憑證、科目匯總表及其他會(huì)計(jì)憑證。

2、會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)卡片和其他輔助賬簿。

3、財(cái)會(huì)報(bào)告類。包括月度財(cái)務(wù)報(bào)告、季度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、報(bào)表附注及相關(guān)文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4、其他會(huì)計(jì)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)公開底稿等文字材料以及電子數(shù)據(jù)等。

二、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂

各會(huì)計(jì)核算單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)資料，在年度終了都要由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料進(jìn)行收集、整理和裝訂，做到按范圍收集、按規(guī)定整理、按標(biāo)準(zhǔn)裝訂。

1、會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，也是會(huì)計(jì)核算單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案。每月記賬后，都要及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證整理裝訂成冊(cè)，做到憑證完整無缺，以備日后查閱。會(huì)計(jì)憑證的裝訂方法及要求如下：

（1）整理憑證。會(huì)計(jì)憑證的整理，一方面要保證會(huì)計(jì)憑證的完整無缺，另一方面要便于會(huì)計(jì)憑證的調(diào)閱和查找。為此，整理會(huì)計(jì)憑證時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：①會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按時(shí)間順序或編號(hào)順序進(jìn)行整理。②對(duì)于面積較小的附件，可粘在一張不大于記賬憑證的襯紙上，以防裝訂后看不全憑證的內(nèi)容。③由多虛線構(gòu)成的原始憑證，要從虛線處剪下裝訂，避免裝訂后時(shí)間長(zhǎng)了憑證脫落。④破損原始憑證要注意粘貼好，有重要內(nèi)容的殘缺處應(yīng)查清內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)齊，或在空白處注明情況，以防日久核對(duì)不清。⑤凡是憑證上的大頭針、回形針、訂書釘?shù)冉饘傥锒家鸪悦鈺r(shí)間長(zhǎng)了生銹隆起，影響憑證的美觀和保管。⑥將所有憑證附件依記賬憑證的左上角整齊，并用夾子夾牢。

以上是會(huì)計(jì)憑證整理的方法。除此之外，還應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：一是會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)某些重要原始憑證的處理。根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第55條規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，對(duì)于那些重要的原始憑證，比如各種經(jīng)濟(jì)合同等，為了便于日后查閱，可以不附在原始憑證之后，另編目錄，單獨(dú)保管，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)，以便日后核對(duì)；二是會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)數(shù)量較多原始憑證的處理。根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第55條規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，對(duì)于那些較多的原始憑證，可以不附在記賬憑證之后，單獨(dú)裝訂成冊(cè)，在封面上注明記賬憑證的日期、編號(hào)、種類，然后在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱、編號(hào)。

（2）折疊憑證。凡是附件長(zhǎng)度、寬度超過記賬憑證的，都要折疊成小于記賬憑證的長(zhǎng)寬度。折疊時(shí)，要按記賬憑證的大小自下而上、自右而左折疊。然后，選用略大于記賬憑證的木板1塊，磚2塊，將整理折疊好的會(huì)計(jì)憑證墊壓2—3天，使所有憑證平整附實(shí)，這樣裝訂出來的會(huì)計(jì)憑證才美觀。

（3）裝訂憑證。會(huì)計(jì)憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序，外加封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋主管會(huì)計(jì)騎縫章。

會(huì)計(jì)憑證裝訂前，首先要進(jìn)行認(rèn)真檢查，看記賬憑證的號(hào)數(shù)是否銜接，有無缺號(hào)和重號(hào)，所附原始憑證的張數(shù)是否相符，所有附件是否整齊，以防個(gè)別憑證漏訂丟失。然后加具會(huì)計(jì)憑證封面、封底，使會(huì)計(jì)憑證封面封底和記賬憑證、附件等依左邊和上邊對(duì)齊，在會(huì)計(jì)憑證左上角三分之一處打眼用線繩（不要用金屬絲）裝訂牢固，要避免歪斜和憑證脫落，繩結(jié)處注意貼封簽密封，并由會(huì)計(jì)人員加蓋騎縫章。

會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既要美觀大方又要方便于查閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1.5—2.0厘米為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干月份的憑證合并訂成一冊(cè)也可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。

為了使裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證外形美觀，在裝訂時(shí)要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時(shí)可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。

有些會(huì)計(jì)在裝訂時(shí)采用角訂法，裝訂起來簡(jiǎn)單易行。其具體操作步驟如下：①將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角，做護(hù)角線。②在憑證的左上角畫一邊長(zhǎng)為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上均勻地打兩個(gè)眼兒。③用大針引線繩穿過兩個(gè)眼兒。如果沒有針，可以將曲別針順直，然后將兩端折向同一個(gè)方向，將線繩從中間穿過來并夾緊，即可把線引過來，因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的。④在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證兩端也系上。⑤將護(hù)角向左上側(cè)折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。⑥向后折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。

（4）填寫記賬憑證封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的基礎(chǔ)索引。“啟用日期”要把年、月、日寫全；“單位名稱”要寫全稱；“本月共××冊(cè)，本冊(cè)是××冊(cè)”要寫清楚；“憑證張數(shù)”填本冊(cè)共多少?gòu)垼挥涃~憑證號(hào)數(shù)“自第×號(hào)至第×號(hào)”欄要填寫清楚；“保管期限”按規(guī)定要求本冊(cè)憑證應(yīng)保管多少年。還要把原始憑證及記賬憑證總頁數(shù)，按照記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)加計(jì)清點(diǎn)，準(zhǔn)確填好數(shù)字。裝訂年、月、日要如實(shí)填好。會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員要蓋章，卷脊上一般應(yīng)寫上 “某年某月憑證”和“案卷號(hào)”，以利于查找。為了解決會(huì)計(jì)憑證裝訂后封面寫錯(cuò)不易更換問題，此項(xiàng)工作可于會(huì)計(jì)憑證裝訂前完成。

裝訂好的會(huì)計(jì)憑證厚度通常在1.5厘米至2.0厘米之間，這樣可以保證裝訂牢固、美觀大方。憑證裝訂好后，按編號(hào)順序入柜，并在顯露處標(biāo)明憑證的種類編號(hào)，以便調(diào)閱。

2、會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂。各種會(huì)計(jì)賬簿在年度結(jié)束后，除按規(guī)定可以跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。會(huì)計(jì)賬簿的裝訂及要求如下：

（1）訂本賬的整理與裝訂。訂本賬雖然有固定的格式和明細(xì)的分類，但在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，也要及時(shí)進(jìn)行加工整理。為了保持會(huì)計(jì)賬簿的原貌，整理時(shí)不拆去空白頁，但需要在記錄賬頁的最后一行下面畫紅線，以示結(jié)束使用，并在會(huì)計(jì)檔案案卷備考中，詳細(xì)記明使用賬頁的頁數(shù)和空白賬頁的頁數(shù)。

（2）活頁賬的整理和裝訂。活頁賬在裝訂前首先要撕去賬夾和空白賬頁，填齊賬戶目錄頁號(hào)，然后按封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、賬頁、封底的順序排列，裝訂成冊(cè)。同時(shí)，還要在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號(hào)，并由主管會(huì)計(jì)和裝訂人簽章。

裝訂賬簿一般是一個(gè)會(huì)計(jì)科目裝訂一冊(cè)。如果一個(gè)會(huì)計(jì)科目的總頁數(shù)比較少，可以把幾個(gè)會(huì)計(jì)科目合并裝訂成一冊(cè)；如果一個(gè)會(huì)計(jì)科目的總頁數(shù)比較多，也可以分裝成幾冊(cè)，在每?jī)?cè)賬簿上注明“共×冊(cè)第×冊(cè)”字樣。

賬簿裝訂后，應(yīng)將裝訂線頭用紙條粘貼封口，由裝訂人或經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)主管人員在封口處加蓋名章，以示負(fù)責(zé)。

（3）會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)順序。會(huì)計(jì)賬簿按年編號(hào)，編號(hào)順序?yàn)榭偡诸愘~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、產(chǎn)品物資明細(xì)分類賬及其他明細(xì)賬。

（4）認(rèn)真填寫會(huì)計(jì)賬簿案卷的封面。詳細(xì)寫明：?jiǎn)挝幻Q、會(huì)計(jì)年度、賬簿名稱、賬簿編號(hào)、本賬起訖頁次、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員簽名蓋章等。

3、會(huì)計(jì)報(bào)表的整理與裝訂。村集體經(jīng)濟(jì)組織、農(nóng)民專業(yè)合作社的會(huì)計(jì)報(bào)表，一般可按月、按季或按年整理裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂順序?yàn)闀?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。（2）裝訂前，要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊，如有損壞部分應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)，完整無缺的進(jìn)行裝訂。（3）按用途和保管期限編制卷號(hào)。

4、其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂。對(duì)其他會(huì)計(jì)資料，也要隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理，裝訂成卷。

（作者單位：河北融投創(chuàng)業(yè)投資有限公司）