基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

朱菲菲

摘 要：以知識作為主要服務內容是新時期下檔案管理的一大特色，對知識內容的編碼手段是在知識服務的前提下進行的重要理論創新，并且知識編碼是需要通過一定的外在形式來表現，以這樣的形式作為內容的寄宿體以便人們好的進行交流和分享。所以可以看出的是，知識編碼系統在檔案管理工作中占據重要地位。因此本文嘗試著從知識服務的角度來對基礎檔案管理模式進行深層次的解析，并將其內涵作為研究課題進行深層次的闡述。

關鍵詞：知識服務；理論；檔案管理模式

檔案存放單位對當前檔案管理模式提出了新的要求，即需要將現有單杠管理模式和知識服務想結合，并在這個過程中將檔案的存儲歸放系統化處理。然而，結合現實情況，我們發現對于一些性質特殊的單位而言，檔案中的一些內容可能涉及的方面較為敏感，這在無形當中就加大了檔案管理的難度，所以這就要求相關單位必須改革當前的檔案管理模式，積極引用先進的科學技術，并有效的將這項技術與當前的管理制度相結合，并以先進的管理理念作為支撐，讓管理體制在根本上有所革新。

一、當前檔案管理模式的背景要求基于知識服務的檔案管理模式發展

根據材料顯示，自從我國于上世紀末進行市場經濟建設以來，市場經濟這一新的經濟形式逐漸成為我國國民經濟的主要成分。進入新世紀后，知識經濟也逐漸成為市場經濟最主要的表現形式，甚至在一定程度上，知識經濟已經是國民經濟力的一項重要表現指數。這是因為，知識經濟是維持社會經濟平穩發展的“綠色動力”。這種“綠色動力”可以有效的整合現有資源，并加以高效率的應用，這種高效率的運用是科學管理的突出表現。除此之外，利用科學手段來進行資源開發也是知識經濟一大突出特點。那么這樣一個龐大的經濟體系，它的投入成本也是非常龐大的，這種高投資表現的不是傳統經濟中的高資本而是大量智力和知識能力的投入。世界的經濟一體化實現也是維持知識經濟持續增長的重要原因。運用知識對當前問題進行分析，并提出可行的方案是知識經濟中主導的經濟模式，這種模式中科學決策和民主決策是經濟發展的只要方向。以高新技術作為知識經濟的主要表現手段來促進當前社會的進步是知識經濟型社會的主要特點。所以可以預見的是，引用知識服務來管理檔案都是一些相關單位為了更好處理敏感檔案內容而提出的一種可行性的方案。在一些特殊的機關單位，由于檔案的繁雜性和敏感性要求管理方“無人”操作。那么實質上就是要求管理方要基于科學的管理模式以及先進管理理念的支撐，將管理模式從根本上進行改革。可以想象的是，在以知識經濟為主體的國民經濟中，檔案管理已經成為整個宏觀經濟中最基礎的部分。依靠知識和科學技術為支撐的新興經濟體是一切軟形態力量的集合體，其中知識經濟的提出和普及，為政府機構和大眾所承認的趨勢必將成為其他形態發展的榜樣。

二、關于知識服務檔案管理的對應具體內容

正如上文所涉及到的，對檔案管理工作的重視應當成為一種常態化。檔案管理模式的正是含義就在于對管理模式的深刻透徹研究。上述的研究在現當下的情況下就十分普遍了，在充分理解管理模塊的各個工作流程后，并果斷分析知識系統下檔案管理的本質，其中的檔案編碼就可以理解為將用戶體驗置于第一位的策略嘗試。這種表現的出發點就是將用戶的去求作為一切工作的根本。這在無形當中就決定了檔案的重要性，實質上，檔案就已經成為了一項重要的個人資產。這樣的資產就需要我們將檔案視為一種重要的資產加以管理。而這種管理方式的優點就在于，它是將檔案當作一種資料進行收集管理，這樣的管理方式相比傳統的管理方式：將檔案當作資產進行保存就顯得更為先進。事實上，因為將檔案作為資料進行整合在很大程度上就默認了檔案的資源性。這樣的管理方式不僅為客戶提供了有效的服務，保證了單位的經濟效益，還在一定程度上拓展了用人單位的社會脈搏性，便于單位更好的識人認人，做到知人善任，保證人才的永續發展直至保證市場經濟的長足進步。

三、檔案管理理念的創新

就當前的檔案管理工作來看，傳統檔案管理是指上就是對歷史記錄的工作。而對于基于知識服務模式下的檔案工作管理是對現有檔案管理工作的一次重要創新。這種創新是在保證存檔的用戶隱私不泄露的前提下，再根據以往的工作經驗對現存的檔案進行靈活處理：對檔案的信息進行分類，便于在特殊情況下的快速查找。同時利用科學的方案對檔案內容展開進一步分析更是創新方法的進步，這種方式在一定程度上打破了傳統模式固有的形式，這對保證檔案的使用壽命，以及存儲文件的反復使用循環次數有很大的刺激作用。

除此之外，記錄的檔案中大多是相關企業的信息，在記錄的過程中首先就要保證不出錯誤遺漏，對檔案的分析分類工作在貫徹過程中還要特別注意創新意識的注入。這種意識的培養應當貫徹在各個部門的管理中。各個部門的主體進行功能意義上的劃分時，在注意內容詳實的基礎上，還要保證部門工作效率的提高。

同樣的，在檔案后期工作中，知識服務的額外附加值也會得到明顯的提高保證。保證檔案管理工作技術水平提升的有效方法是對管理里中設計的工作方法和工作理念進行創新和改進，，甚至可以考慮將知識服務體系融到管理檔案的工作中去。這一點如果在檔案管理工作中加以利用將在很大程度上保證檔案管理工作的有效進行。對知識型的管理工作模式，也可以讓管理工作和其他業務進行有效的對接，對整個檔案管理工作發揮指導以及支撐的作用。對知識型的檔案管理模式可以幫助用戶，按照用戶提出的相關的信息進行服務。

隨著知識社會和信息社會的深層次發展，檔案作為一種新的社會型財富逐漸被人們所重視。市場經濟在國內的快速發展，就是對基于知識服務的檔案管理工作的硬性要求。即便大規模發展的道路上仍然會面臨很多問題，出現很多狀況，但是這仍激勵著我們去面對，去解決。也只有真正將這一份工作提到議程上，并爭取到相關機構的支持和認識才能夠從根本上得到保證。相信在人們共同的努力下，現有的知識服務檔案管理模式終將走向體系化，也逐漸成為推進社會的深層次發展，使社會主義市場經濟的得到長足的進步。

參考文獻：

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