基于網上競價的審批流程的優化

吳何琛

（南京信息工程大學實驗室與設備管理處，江蘇 南京210044）

基于網上競價的審批流程的優化

吳何琛

（南京信息工程大學實驗室與設備管理處，江蘇 南京210044）

運用網上競價的采購方式，不僅能大幅度降低采購成本，而且采購過程公開透明，易于監管。目前，越來越多的事業單位都紛紛采用網上競價系統。本文結合南京信息工程大學對網上競價系統為期一年半的使用經歷，探討其審批流程的優化。

網上競價；設備采購；審批流程；事業單位；審批表

0 引言

自2015年年初起，我校便開始使用高校網上競價平臺進行儀器設備的采購工作。2016年5月10日至5月15日，我校實驗室與設備管理處安排本人參加在西安舉辦的2016年全國高校網上競價培訓交流會。期間，本人有幸參與了包括北京大學、上海交通大學、東南大學等五十一所高校在內的分組討論會，期間一百二十五名各高校代表進行了廣泛的交流，特別是對競價系統的使用過程中遇到的各種問題進行了深入討論，這使得本人對網上競價的審批流程有了一些新的想法。

1 網上競價采購方式概述

所謂的網上競價，是指通過互聯網發布采購信息、供應商參與報價、網上競標、公布采購結果等采購活動全過程的總稱。在競價時間截止前，采購人不清楚有哪些供應商參與了競價，供應商也不知道自己的競價對手是誰、報價是多少。競價時間截止后，采購人根據供應商所報的價格、售后服務、用戶評價等信息初選供應商。采購方利用供應商之間的相互競爭，最終得到最優的市場價格，以達到節省采購成本的目的[1]。

2 網上競價的審批流程

當用戶決定要購買的設備后，首先需要立項，即下載填寫立項審批的表格，經相關部門審批后（經費主管部門、財務部門、歸口部門等），才可以購買。

然后，在網上競價系統填寫需購設備的相關信息，通知歸口部門發布競價。競價結束后，由用戶初選供應商，再經過一審和二審后才可以正式購買。

在報銷前，用戶還需進行固定資產登記，并填寫招標情況匯總表和驗收報告，經相關部門審批后（學院/處、歸口部門、招標部門等），方可報銷。

3 網上競價審批過程中遇到的問題

南京信息工程大學使用網上競價招標采購模式已有一年半，期間遇到不少問題，而且一再重復難以解決，現匯總如下：

（1）大部分教師采購設備的次數較少，不清楚新近的采購流程，對近期的重要采購通知也很少關注，以至于在采購過程中多次遇到困難，甚至常常有未經相關部門批準就已經通過其他途徑采購完設備的情況。

（2）有相當比例的教師認為審批過程經常變動、太過繁瑣，經常出現特意安排好時間進行審批卻找不到相關審批負責人的情況。

（3）大部分教師認為采購相關的各種表格過于復雜信息量太多，不知道該怎么填寫，也缺少時間去專門學習。

（4）近一半的教師往往選擇學生助理協助審批，這些學生因缺乏相關采購經驗，往往要消耗行政工作人員的大量解說時間。

作為負責網上競價工作的一線行政辦公人員，本人統計后發現在日常的網上競價工作中，至少有80%的時間是用于回復用戶的各種問題，即便發布過詳細的工作流程也很少被用戶采納。

考慮到當前中國事業單位的采購方式不斷與時俱進，無論是校內專門安排的招標培訓還是全方位覆蓋的招標流程通知，對于絕大多數極少進行采購的教師而言，都不是需要重點關注的工作內容，故而成本偏高效果偏弱。如果能讓采購用戶無需培訓就能輕易完成采購工作、采購審批的流程和填表簡單明了，這樣就能大幅度提高采購工作的效率。

4 對網上競價審批流程優化的思考

應對審批過程中遇到的各種問題，本人認為主要有兩種可行的解決思路：1、網上辦公審批模式；2、優化審批流程。

相比較而言，采用網上辦公能從根本上解決審批流程的各種復雜難題。采購用戶和審批工作人員可以通過電腦或智能手機，在任何時間任意地點進行立項、審批、采購、驗收和報銷工作，無論是多么繁瑣的審批流程都能輕易完成，事業單位可以隨時根據新近政策調整審批步驟。

但是，采用這種審批方式會缺少附有審批工作人員簽字的紙質憑證，這會對監察、審計等經費監管工作帶來新的挑戰。此外，對事業單位而言，目前還缺少相關的政策支持，因此有必要在條件成熟后才進行這方面的嘗試。

優化審批流程，是目前對事業單位而言較為可行的低成本辦法。考慮到不同金額的采購項目要求不一樣，可以單獨對網上競價的采購項目進行優化。

本人經過反復比較，認為可以將立項審批表和驗收報告合并在一張表上，且由競價網自動生成招標情況記錄，這樣最為簡便。按照南京信息工程大學招標方式的簡化如下（括號內為示例）：

（五）復印件留底□申報單位 ■□歸口部門 □財務部門 □招標部門……

各事業單位可以根據需要調整字體和內容，除意見/簽字/蓋章的部分要空好行距外，縮減其他字體，以便在一兩張紙上完成。然后，通知全校教師按照新的網上競價審批表進行采購。

用戶下載審批表后，從上往下輸入采購信息、經費來源和驗收項，打印后先交由經費主管部門審批，然后便在網上競價系統填寫采購信息。經費主管部門匯總半個工作日的審批表后，依次由財務部門、歸口部門等相關單位進行統一審批，審批完成后，由歸口部門發布競價信息。用戶看到競價信息發布后即可去歸口部門取回審批表。

通過這種集中統一審批的方式，可以最大幅度減少用戶和行政工作人員的工作量，用戶若有緊急需求也可以自行去各部門審核。采購完成后，驗收審批環節也可以采用集中統一審批的方式完成。

財務部門現場完成報銷工作后，可以將審批表復印若干份，交由用戶和各相關部門留底，除審批工作外所有文件遞交工作均可以由學生助理完成。

［1］邱煒韜，田傳軍．網上競價在高校儀器設備采購中初探［J］．實驗室研究與探索，2010，29(11):348-350．

［責任編輯：李書培］

吳何琛（1987.05—），男，碩士，南京信息工程大學實驗室與設備管理處，研究實習員，主要負責設備招標采購工作和實驗室管理工作。