移動OA在義煤集團的管理應用

義煤集團信息中心 馬 琳 李 偉

移動OA在義煤集團的管理應用

義煤集團信息中心 馬 琳 李 偉

隨著智能手機技術以及3G網絡的發展，通過手機等智能終端進行辦公已經是當前企業信息化建設的大趨勢。本文以現有OA系統為平臺，介紹了移動辦公在義煤集團的應用，給出了一種以智能終端為載體的移動辦公方案，為義煤集團的信息化建設帶來了重大突破。

OA；智能手機；移動辦公

1 引言

隨著企業辦公的電子化、信息化程度越來越高，不同業務部門信息化項目普及相當廣泛。在此基礎上，如何進一步滿足各個部門移動信息化和個性化的業務需求，已經顯得必要。另外，如何結合集團現有的OA系統，對信息進行有效的管理和傳遞、提高集團辦公人員的協作程度、深化現有OA系統的應用等也是當前面臨的需求。同時，基于移動智能終端的OA系統的移動化應用是普通OA系統的一種延伸與補充。它是建立在集團原有的OA系統上,提供辦公、批文、移動郵件等基礎應用，為集團提供了一條OA系統與移動智能終端聯系的通道，該通道可將集團OA系統的使用延伸到移動終端上，實現員工隨時隨地移動辦公。

2 設計方案

為了適用OA系統的發展需求，我們采取通訊模塊與OA系統整合方式，不改變其原有體系結構，合理設置系統功能的原則，對系統進行適用性改造和功能性擴充。將即時通訊、移動客戶端、手機短信、電話（視頻）會議、一體化郵箱、事務提醒、微訊等通訊資源進行整合，融合多種網絡，為協同辦公提供了更快速、更智能的統一通訊平臺，形成多通道信息聯絡中心。

具體做法是，依托義煤集團現有的OA系統，以移動智能終端為載體，信息中心開發了基于Android系統的移動客戶端，無縫延伸至移動智能終端。用戶可以通過移動智能終端，隨時隨地的登錄集團的OA系統進行辦公，從而解決在工作中受到的地域性和時效性限制。

3 主要應用及實現功能

由集團信息中心自主研發的OA智能移動終端系統，針對義煤集團的應用實際，讓集團員工可以隨時隨地運用多種終端設備（手機、平板、PC）進行辦公業務與即時交流。同時集團員工通過移動OA客戶端，在手機桌面上顯示OA系統內外部郵件、工作流主動提醒等信息；還可實現統一通訊、智能化工作流程、人員定位等功能，而且支持語音短信和文件夾直接發送功能。如下圖所展示：

3.1 移動OA客戶端主要功能介紹

1)系統登錄：用戶可以使用OA端客戶端，在手機、平板等移動終端上通過自己原有的賬號密碼直接訪問OA系統。這種登錄方式具有以下特點：a)登錄界面符合智能終端的分辨率和屏幕尺寸大小，不會出現因登錄界面過大，屏幕過小導致看字不清、打字困難等操作不便現象；b)從操作方式上更貼近智能終端用戶的使用風格，符合用戶單手操控習慣；c)無需登錄瀏覽器打開IE界面，避免圖片緩存等造成的大量流量。

2)主界面：用戶可以通過客戶端登錄后，即可看到原OA系統內的功能項。功能選項采用九宮格的方式排列。此種排列能讓用戶快速、準確的找到并進入所需要的選項，而不會因為原頁面被客戶端縮小導致點不到功能項的情況出現。

3)通知公告：用戶可以通過移動終端隨時隨地查看集團（集團、所屬單位）的公告通知列表，移動終端會實時顯示公告立標，還可以查看詳細內容，可以查看公共通知中的附件等Office文檔，如Word、Excel、PPT等。直觀的查閱和即時的附件下載，能夠讓用戶在短短的1分鐘內就完成操作。

4)公文流轉：員工可以通過移動終端查看待辦公文，即時進行收發文件管理、請假管理、會議管理等一系列公文處理流程。還可進行公文的流轉簽批，包括公文提交、會簽、轉發等，提髙辦公效率。

5)媒體新聞：用戶可以通過移動終端查看集團的相關新聞（義馬礦工報、河南能源報、新義煤等），確保各種要聞、信息的及時性。

6)電子郵件：終端用戶可以通過移動終端撰寫和接收集團內部郵件，并且能夠下載和查閱郵件中的Of fi ce文檔，如Word、Excel、PPT等。

7)單位通訊錄：在原OA系統中具備單位內部通訊錄的基礎上，經過適配，用戶可以通過移動終端直接查看單位內部通訊錄，并且能夠在通訊錄中進行快速撥打電話和發送短消息，方便實用。也可以將當前通訊錄導入本地手機中離線查看，可以減少上網流量的損耗。同時通訊錄里的微訊功能，使員工可以與通訊錄里的單人、群組發起聊天，直接窗口對話、交流業務；還可進行語音短信和文件夾直接發送，相比QQ、MSN等通訊工具更實用、快捷。

3.2 主要突出功能

1)移動OA終端系統，利用OA平臺資源共享的特點，實現實名制、多功能單點登錄，不需要員工的注冊，只要獲得授權，可通過任意智能終端登錄OA系統，進行辦公交流。

2)移動OA終端系統，將即時通訊、移動客戶端、手機短信、電話（視頻）會議、一體化郵箱、事務提醒、微訊等通信資源進行整合，融合多種網絡，為協同辦公提供了更快速、更智能的統一通訊平臺。

3)安卓操作系統客戶端，在手機桌面顯示OA系統內外部郵件、工作流主動提醒等信息，還可通過該客戶端實現統一通訊、智能化工作流程、人員定位等功能。

4)客戶端微訊群聊模塊，可以與辦公通訊錄里的單人、群組發起聊天，直接窗口對話、交流業務；還支持語音短信和文件夾直接發送功能，部分功能已超越QQ。

5)客戶端消息推送模塊，可以在手機終端顯示斷網時或客戶端服務不正常時的OA消息及要聞提示，使員工不會漏看每條信息，錯過辦公業務。

6)客戶端支持當前最大眾化的Android系統，用戶能自如的使用移動智能終端進行OA辦公，使OA系統不再局限于辦公室和電腦，實現辦公的隨身性和即時性。

7)在原有OA系統基礎上，該系統按業務流程狀態劃分待簽發、待審批、待會簽、待承辦等公文，使業務目標更加明確，流程更加直觀清晰。

8)移動OA終端系統與集團原有OA辦公系統無縫集成，實現內部公文的查閱、審批、會簽、承辦等部分辦公流程；不需要對現有系統進行調整和變更。

9)該系統獲取信息的實時性，是固定辦公系統不可比擬，所以可以快速做出反應，大大提高了管理決策的效率，而且可以實時實地進行管理決策。

10)該系統全面提升業務審批效率，優化辦公流程，為集團節約了大量的人力，財力，物力，大幅度地降低了辦公成本、提高辦公效益。

4 應用效果

每天高效率的辦公，節約大量時間和精力，使企業更具活力和發展力，這不但是移動OA系統在效率上的體現，也說明企業行政事務管理逐步向規范化、協同化方向可持續的發展。移動OA系統在企業中的應用不僅給集團員工帶來了觀念和意識上的變革，促使管理模式上的轉變，還會促使長期工作成果的沉淀，為企業形成了無形的資產和知識?！翱鞓返霓k公、簡單的工作”這就是集團運行移動OA系統的完美結果。

[1]麻曉東.手機移動辦公在平朔公司的重要應用[J].露天采礦技術,2012,6.

[2]龍婷.基于安卓平臺的移動稅務OA系統的設計和實現[D].廈門大學,2013,10.

[3]雷佳.某公司移動OA系統的設計與實現[D].電子科技大學,2014,9.

馬琳，男，現主要從事義煤集團信息化建設及網絡管理和維護工作。

李偉，現從事信息化工作。