淺談聲像檔案的數字化建設管理

山東省科技情報研究院 吳曉輝 劉 濤 蔡馨燕

淺談聲像檔案的數字化建設管理

山東省科技情報研究院 吳曉輝 劉 濤 蔡馨燕

【摘要】近年來，電子、網絡、數字技術飛速革新，互聯網、大數據、云計算等前沿技術更是廣泛運用，為適應檔案工作的發展，聲像檔案數字化管理成為必然。如何對聲像檔案加以科學保存、規范管理并使其價值得以高效發揮，是檔案管理者需要解決的一個重要課題。

【關鍵詞】聲像檔案；音視頻數字化；照片數字化；媒資管理系統

所謂聲像檔案，一般是指國家機構、社會組織或個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、錄音、錄像、影片、唱片等不同材質為載體，以影像、聲音為主，并配以文字描述的歷史記錄，是一個行業檔案建設的重要組成部分。因其具有真實性、紀實性、形象性等特征，并能廣泛提供利用，使得它成為檔案中一大重要門類。

聲像檔案數字化建設管理，可以概括理解為將各種載體的聲像檔案資源數字化，然后，通過媒資管理系統對其進行存儲、管理以及提供網絡傳輸和利用服務，是建立在標準化體系基礎之上的數字化檔案。

一、聲像檔案數字化建設管理的必要性

聲像檔案數字化建設管理對加快檔案管理信息化進程，提高檔案資源的現實利用率，提高檔案現代化管理水平有著重要意義。延續傳統聲像檔案的保管方式，長此以往，將會在聲像資料質量和使用等方面，很大程度上限制其價值的充分發揮。

1、聲像檔案的儲存、保管不利

由于現實中多方面原因，當前聲像檔案以多種載體并存，保存相對分散且保存環境不夠理想，不利于其長期保存。年長日久，其中以感光材料或磁性材料為載體的照片、錄像資料等，會因受到光、熱、潮等外部因素的影響，質量明顯下降；分散保管存儲的聲像資料也會因人員、設備的變更，造成不同程度的損失。

2、聲像檔案的檢索、利用不便

首先，缺乏科學健全的分類規范和管理體系，從而使得聲像檔案檢索效率低。目前聲像資料的分類歸檔主要憑借崗位工作人員自身的想法，長此以往，自己都難以精確、全面地檢索和利用這些聲像檔案，更不用說后人或其他用戶了。其次，設備的不斷更新，限制了原有聲像資料的充分利用。例如錄像設備的淘汰更新，造成舊規格的錄像帶無法識別播放，造成資源浪費。

如此看來，打造完善的保存環境、標準嚴格的管理制度、合理有效的存儲管理系統，才能使聲像檔案充分發揮其應有的價值，更安全、長久、高質量地傳承下去。

二、聲像檔案數字化建設的主要內容

聲像檔案的數字化主要是將模擬信號的音視頻以及紙質圖像資料轉換為數字信息。數字化后的檔案信息，進一步在相應設備如媒體資產管理系統中進行科學管理操作。

1、音視頻數字化建設

音視頻數字化是將模擬信號的音視頻經過模數轉換，使之成為電腦可以處理的數字信號，一般使用影視后期非編設備、音視頻播放設備以及相關處理軟件進行處理。數字化后的音視頻資料在音質、色彩、清晰度及穩定性方面都會有不同程度的提高。MPEG是一個國際標準的視頻格式，主要針對全動態影像，兼容性很好、壓縮比高、數字的損失。

2、照片數字化建設

傳統照片的數字化，主要利用照片掃描儀以及專用膠片掃描儀，將歷史照片、底片經掃描轉換為數字圖片存儲到電腦等設備中，也可用數碼相機對其進行翻拍后直接存儲。數碼照片記錄了數碼相機傳感器的原始信息，同時包括拍攝時所產生的一些原數據。因此，由數碼相機拍攝的照片，直接按相關標準整理歸檔即可。文件格式的選擇，無損不壓縮文件以TIFF格式為主，有損壓縮的文件以JPEG格式為主。JPEG格式文件體積小，掃描速度、傳輸速度、文件處理效率等大幅度提高。一般的記錄性照片、新聞性照片采用JPEG格式歸檔足以。

3、聲像檔案數字化信息管理

數字化的信息資源如不及時進行結構化的組織，就會像一盤散沙，無頭無序。為此，需要建立聲像檔案數據庫，以便于信息的管理、傳輸和開發利用。

聲像檔案數字化信息管理應遵循以下要求。首先，在聲像檔案數字化過程中描述信息的著錄。著錄項目、內容、格式等要遵循相關的標準和規范，這對檔案自動檢索系統和檔案信息網絡化起著決定性作用；其次，聲像檔案數據庫建設，要符合國家檔案管理的標準，同時又要結合本行業工作實際；再者，健全聲像檔案查詢功能，通過設立主題、關鍵詞、拍攝者、時間、地點等多種查詢途徑，使用戶能夠全面、快速、準確地查找到所需要的聲像資料。

4、媒體資產管理系統

由于聲像資料數字化后的容量大，儲存和管理成本較高，同時考慮聲像資料的安全備份和遇到的數據遷移等問題，就當前來講，聲像檔案現代化管理較為完整、成熟和理想的方式當屬媒體資產管理系統。

媒體資產管理系統通過對數字化聲像檔案的采集上載，利用批量存儲、分級存儲管理技術對聲像檔案進行科學存儲，通過編目軟件對聲像檔案進行規范完善的編目管理，最終實現檢索的快速查找和利用，最終實現媒體內容的最大使用價值。媒體資產管理系統的運作程序主要包括：資料的上載采集（或上傳）、編目、存儲、管理（檢索、利用、審核、授權）等環節。從而實現對聲像檔案的全面保護、科學管理和最高效利用。

三、聲像檔案數字化建設管理存在的問題

1、檔案人員的綜合素質有待完善。檔案工作人員除熟練掌握相關檔案知識、檔案意識外，還應熟練電腦操作、使用相關電腦軟硬件、掌握網絡相關技術、具備數據庫文件管理知識等，具備聲像檔案數字化建設管理的基本技能等。只有這樣，才能更好地進行數字化信息管理，做好數字化資源服務。

2、缺乏標準完善的建設規范。標準化是聲像檔案數字化建設管理中最實質性的保障措施，它要求對數字聲像檔案信息資源的“標識、描述、存儲、檢索、交換、管理、使用等諸多方面作出一個標準完善統一的規范。

3、檔案管理中的危機處理。隨著聲像檔案數字化建設管理工作的開展推進，檔案部門必將面臨存儲系統安全、檔案信息開放與保密處理等問題。這些問題如果不果斷采取措施，及時處理，可能會出現信息資源被刪改、檔案內容隱私權被侵犯，使用者的信息權被剝奪等問題，從而對聲像檔案數字化建設產生阻礙，在業界造成惡劣影響。

四、聲像檔案數字化建設管理建議

1、加強培訓，提高認識，完善檔案管理員的綜合素質。聲像檔案形象、生動地記錄了某一行業的發展歷程，是領導決策的依據和參考。加深聲像檔案數字化建設必要性的認識，提升檔案人員的專業知識、綜合素質，增強檔案人員的法律法規意識，從而確保聲像檔案數字化建設管理的安全有序開展。

2、制定規范完善的檔案數字化建設標準體系。在遵循國家檔案管理工作相關標準的前提下，各級聲像檔案管理部門和具體工作者協力研究，考慮采用與國際接軌的通用性標準，制定切合本單位實際的聲像檔案數字化建設管理規范，并適時修訂標準，順應時代發展。

3、聲像檔案的分類和密級管理。對外公開使用的聲像檔案，應對其內容、價值及權屬關系進行鑒定，對是否受知識產權保護、

重要程度、限制開放程度等進行區分，采取檔案內容信息加密、訪問權限設定等方法進行相應的業務、技術處理。

4、做好軟硬件的適時更新。聲像檔案資料一般都是保存在相應的存儲介質上，而任何設備的使用壽命都是有限的，因此要對相應設備進行適時更新。硬件設備更新或增減時，應檢查并解決其兼容性，從而避免檔案資料出現無法保存或讀取等狀況。

5、定期、不定期檢查。專門負責聲像檔案的管理員，應做好聲像文件資料的存儲、讀取、登記等工作，做好備份，并建立長效科學健康的監督機制，以確保媒資系統內聲像檔案的準確性和完整性。

6、做好權限管理。出于安全考慮，媒資系統對檢索、利用者必須進行權限設置。管理者擁有高級權限，能夠對所有數字聲像檔案進行查閱、利用、修改、增刪，能夠獨立分配普通權限。普通權限的工作人員，只能進行聲像檔案的檢索查閱。經管理者審核授權后，方可限時下載使用。任何使用者都要嚴格遵守檔案保密等相關規定，這樣才能確保聲像檔案的統一管理和管理系統的安全使用。

參考文獻

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［4］金波.為什么需要數字檔案館［J］.檔案學通訊，2002（2）.

作者簡介：

吳曉輝（1981—），男，山東濟南人，大學本科，助理研究員，研究方向：科技情報研究。