建設(shè)工程監(jiān)理資料編制常見(jiàn)通病分析及防治措施

張慶凱

(合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司，安徽 合肥 230009)

建設(shè)工程監(jiān)理資料編制常見(jiàn)通病分析及防治措施

張慶凱

(合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司，安徽 合肥 230009)

監(jiān)理資料是建設(shè)工程監(jiān)理工作質(zhì)量和水平的最終反映,其編制的質(zhì)量是反映監(jiān)理企業(yè)文化的一個(gè)重要窗口。在實(shí)際監(jiān)理工作過(guò)程中，監(jiān)理資料的編制存在有諸多通病,難以全面杜絕。該文通過(guò)多年監(jiān)理工作實(shí)踐，梳理了監(jiān)理資料編制的十項(xiàng)常見(jiàn)通病，從而提出了相應(yīng)的防治措施，具有一定的實(shí)用與參考價(jià)值。

監(jiān)理資料；通病；防治

1 監(jiān)理資料的內(nèi)容及要求

不同行業(yè)對(duì)其監(jiān)理資料的內(nèi)容構(gòu)成與分類規(guī)定不盡相同。文獻(xiàn)[1]“監(jiān)理文件資料管理”中規(guī)定的監(jiān)理文件資料包括18項(xiàng)內(nèi)容；文獻(xiàn)[2]“監(jiān)理文件與資料”中規(guī)定監(jiān)理文件與資料包括9項(xiàng)內(nèi)容；文獻(xiàn)[3]規(guī)定監(jiān)理資料主要包括24項(xiàng)內(nèi)容；文獻(xiàn)[4]“監(jiān)理文件”劃分為6大項(xiàng)27個(gè)細(xì)目。具體操作時(shí)一般應(yīng)根據(jù)行業(yè)的要求進(jìn)行監(jiān)理資料的編制與管理。

雖然不同行業(yè)對(duì)監(jiān)理資料內(nèi)容的管理規(guī)定有所區(qū)別，但對(duì)監(jiān)理資料的編制規(guī)范性要求大致相同，都是要求資料真實(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)完整、用語(yǔ)規(guī)范、簽章手續(xù)完備等[5-6]。

在實(shí)際監(jiān)理工作過(guò)程中，監(jiān)理資料的編制存在有諸多共性問(wèn)題，一些通病難以全面杜絕，筆者通過(guò)多年監(jiān)理工作實(shí)踐，梳理了監(jiān)理資料編制的常見(jiàn)通病，提出了相應(yīng)的防治措施。

2 監(jiān)理資料編制的通病及防治

2.1 施工報(bào)審類資料審批不完善

表現(xiàn)：報(bào)審表格的意見(jiàn)欄僅簽名，未填寫日期、未填寫意見(jiàn)或意見(jiàn)不明確。

防治：應(yīng)以資料管理人員為主進(jìn)行把關(guān)審查，對(duì)意見(jiàn)簽署不完善或不明確、或簽名及日期不全的及時(shí)向相關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師提出，符合要求后方可歸檔。

2.2 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等的編制缺乏針對(duì)性

表現(xiàn)：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等監(jiān)理文件的編制過(guò)程往往是參照某個(gè)樣本(范本)，僅僅將工程概況進(jìn)行修改，其他內(nèi)容均不做修改。

防治：其實(shí)樣本(范本)僅僅是提供一個(gè)格式，起一個(gè)骨架、引導(dǎo)與提醒的作用，每個(gè)工程都有其自身的特點(diǎn)，怎么可能千篇一律？杜絕此類問(wèn)題的關(guān)鍵在于編制人員要端正態(tài)度、提高責(zé)任心。

2.3 監(jiān)理細(xì)則編制不全

表現(xiàn)：有的專項(xiàng)工程已實(shí)施，但無(wú)相對(duì)應(yīng)的監(jiān)理細(xì)則。

防治： 應(yīng)提前策劃制訂出需編制的監(jiān)理細(xì)則清單，并落實(shí)編制人，要求專業(yè)監(jiān)理工程師在施工方上報(bào)了專項(xiàng)施工方案后立即著手編制，在該項(xiàng)工作開(kāi)展前編制完成。

2.4 施工組織設(shè)計(jì)的報(bào)審審批手續(xù)不完善

表現(xiàn)：施工組織設(shè)計(jì)的施工方審批環(huán)節(jié)中，施工單位總公司無(wú)審批意見(jiàn)或意見(jiàn)不明確、公司總工意見(jiàn)未全部落實(shí)整改、審批人非公司總工、未蓋總公司公章、簽名造假等。

防治：要求專監(jiān)加強(qiáng)責(zé)任心，仔細(xì)檢查施工方上報(bào)的施工組織設(shè)計(jì)，尤其是公司總工提出的問(wèn)題是否全部落實(shí)整改。

特別提醒：施工組織設(shè)計(jì)審批人應(yīng)是施工單位公司總工，應(yīng)查閱審批人與施工單位有效期內(nèi)的資質(zhì)證書上注明的總工姓名是否一致。施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)蓋施工單位公司的公章，而不是蓋項(xiàng)目經(jīng)理部或分公司公章[7]。

2.5 對(duì)資格證件類的有效期跟蹤不夠

表現(xiàn)：施工單位安全生產(chǎn)許可證、特殊工上崗證等，以及儀器、設(shè)備的檢定證書等，報(bào)審時(shí)在有效期內(nèi)，施工過(guò)程中過(guò)了有效期。

防治：對(duì)報(bào)審的證件，應(yīng)仔細(xì)檢查有效期，建立動(dòng)態(tài)跟蹤臺(tái)賬，對(duì)臨近超期的證件，及時(shí)索要復(fù)審合格后的新證件。

2.6 進(jìn)場(chǎng)原材料、半成品等原始資料審核不嚴(yán)

問(wèn)題：材料報(bào)審表附件資料不齊全、內(nèi)容不一致、未見(jiàn)復(fù)試報(bào)告監(jiān)理已簽認(rèn)同意使用此材料。

防治：報(bào)審時(shí)應(yīng)重點(diǎn)把控：① 需復(fù)試的材料，其復(fù)試報(bào)告是否齊全、完整。② 在原材料臺(tái)賬中注明每批材料的進(jìn)場(chǎng)日期、復(fù)試日期、復(fù)試結(jié)果及報(bào)告編號(hào)。③ 材料復(fù)試報(bào)告中的代表數(shù)量應(yīng)與進(jìn)場(chǎng)數(shù)量一致。④ 監(jiān)理單位批復(fù)日期應(yīng)在復(fù)試報(bào)告日期之后。

2.7 監(jiān)理日志記錄不全，填寫不規(guī)范

表現(xiàn)：① 表述不一致：如每層的混凝土澆筑是按段進(jìn)行流水作業(yè)，有時(shí)寫軸線分段，有時(shí)寫東段(或西段)，前后不一致，要求專監(jiān)記錄時(shí)應(yīng)前后一致，均應(yīng)按圖紙軸線記錄，而不能籠統(tǒng)的記為東段或西段。② 漏寫進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)驗(yàn)內(nèi)容。有的監(jiān)理工程師當(dāng)天材料驗(yàn)收后，未及時(shí)記錄到監(jiān)理日志中。③ 隱蔽驗(yàn)收日期與隱蔽資料中的日期不對(duì)應(yīng)。④ 發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或安全問(wèn)題未閉環(huán)[8]。

防治：制訂監(jiān)理日志記錄要點(diǎn)或規(guī)定，張貼于監(jiān)理日志本首頁(yè)以提醒；總監(jiān)每日檢查簽認(rèn)監(jiān)理日志。

2.8 旁站記錄內(nèi)容不全，填寫不規(guī)范

表現(xiàn)：① 未按建市[2002]189號(hào)文要求的旁站范圍進(jìn)行旁站并作記錄。② 旁站記錄與旁站方案不符：旁站方案中列出的需旁站的關(guān)鍵部位，無(wú)相應(yīng)的旁站記錄。③ 旁站記錄填寫不規(guī)范，太簡(jiǎn)略，未詳細(xì)寫出旁站的具體情況。

防治：① 旁站范圍應(yīng)在《旁站監(jiān)理方案》中明確，并按此旁站監(jiān)理并作好記錄，尤其注意不能漏項(xiàng)土方回填、卷材防水層細(xì)部構(gòu)造處理、預(yù)應(yīng)力張拉等旁站內(nèi)容。② 對(duì)一些高危作業(yè)如高支模施工及塔吊安拆等，有些地方建設(shè)主管部門也要求旁站，也應(yīng)在《旁站監(jiān)理方案》中列出并認(rèn)真執(zhí)行。

2.9 監(jiān)理通知單簽發(fā)中存在的有關(guān)問(wèn)題

表現(xiàn)：① 提出的存在問(wèn)題不詳細(xì)、空洞、抽象，缺乏具體表述；或?qū)嶋H內(nèi)容有偏差，證據(jù)不足。如“現(xiàn)場(chǎng)鋼筋保護(hù)層厚度不符合要求”，未指明具體鋼筋部位、未提供保護(hù)層厚度的實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)、缺少違反的規(guī)范名稱和具體條款的描述。② 僅僅要求施工單位采取整改糾正措施，未要求其采取預(yù)防措施。簽發(fā)監(jiān)理通知單不僅僅是針對(duì)本次發(fā)生的問(wèn)題，更重要的是要求施工單位分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施防止類似問(wèn)題的再次發(fā)生。③ 用口頭通知代替簽發(fā)監(jiān)理通知單。有的監(jiān)理人員習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后用口頭通知施工單位進(jìn)行整改，不留下書面痕跡。這樣，一方面不能完整地體現(xiàn)監(jiān)理自身的工作情況；另一方面如發(fā)生質(zhì)量安全問(wèn)題，對(duì)責(zé)任界定留下后患。④ 未及時(shí)抄送建設(shè)單位，既影響了建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理工作狀態(tài)的了解，也使得監(jiān)理自身失去了一次爭(zhēng)取建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理處理相關(guān)問(wèn)題支持的機(jī)會(huì)[9-10]。⑤ 缺乏必要的反映問(wèn)題的工程照片。監(jiān)理人員在日常巡視檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題未能做到就地拍照取證，這樣直接降低了反映問(wèn)題的直觀性。

防治：注意文字嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、證據(jù)充足、依據(jù)充分，加強(qiáng)整改回復(fù)跟蹤監(jiān)控。

2.10 會(huì)議紀(jì)要的編制僅停留在會(huì)議記錄的層次上

表現(xiàn)：會(huì)議紀(jì)要容易和會(huì)議記錄相混淆，其實(shí)二者有著本質(zhì)的不同，主要體現(xiàn)在：① 從文體性質(zhì)上看，會(huì)議紀(jì)要是法定的公文文種，而會(huì)議記錄是會(huì)議情況記錄，只是原始材料，不是正式公文。② 從內(nèi)容上看，會(huì)議記錄無(wú)選擇性，會(huì)議上的情況都要一一記錄下來(lái)，與會(huì)者的言論原話照記不加取舍；而會(huì)議紀(jì)要有選擇性、摘要性，不一定要包容會(huì)議的所有情形和內(nèi)容。③ 從形成的時(shí)間方面看，會(huì)議記錄是隨著會(huì)議的進(jìn)行同步產(chǎn)生的，而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t要在會(huì)議結(jié)束后通過(guò)選擇歸納、加工提煉之后才能形成。

防治：編寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)掌握以下要點(diǎn)：① 要掌握會(huì)議的目的、議程等全部情況，掌握第一手材料，充分依據(jù)會(huì)議的書面記錄和錄音記錄進(jìn)行整理和編寫，強(qiáng)調(diào)的是整理。② 要如實(shí)記錄、簡(jiǎn)明扼要，突出會(huì)議主題。紀(jì)要，必須摘其“要”，即突出會(huì)議成果、議定事項(xiàng)、爭(zhēng)議事項(xiàng)等，要善于對(duì)原材料進(jìn)行篩選、壓縮、歸類、綜合，舉其要點(diǎn)而“紀(jì)”之。突出會(huì)議內(nèi)容的“真實(shí)性”“完整性”“要點(diǎn)突出性”。③ 層次要分明，條理要清楚，文字要簡(jiǎn)練。紀(jì)要的各個(gè)層次可用分標(biāo)題、序數(shù)表示；會(huì)議紀(jì)要的篇幅不要太長(zhǎng)，敘述中語(yǔ)言要簡(jiǎn)明精煉，不重復(fù)、不顛倒。④ 要及早印發(fā)。⑤ 會(huì)議紀(jì)要的編寫者應(yīng)全過(guò)程參加會(huì)議。紀(jì)要初稿形成后，應(yīng)請(qǐng)會(huì)議主持人審查、簽發(fā)。⑥ 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以第三人稱敘述，多用“會(huì)議認(rèn)為、會(huì)議指出、會(huì)議強(qiáng)調(diào)、會(huì)議決定、會(huì)議明確、會(huì)議要求”等，不用第一人稱[11]。⑦ 為了反映會(huì)議情況，在紀(jì)要正文之后應(yīng)將與會(huì)人員出席簽到表附上。

3 結(jié)束語(yǔ)

監(jiān)理資料是建設(shè)工程監(jiān)理工作質(zhì)量和水平的最終反映,其編制的質(zhì)量是反映監(jiān)理企業(yè)文化的一個(gè)重要窗口。杜絕監(jiān)理資料編制的通病，刻不容緩。防治工作應(yīng)從細(xì)節(jié)做起。

[1] GB/T 50319-2013, 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范[S].

[2] JTG G10-2006,公路工程施工監(jiān)理規(guī)范[S].

[3] SL 288-2014,水利工程施工監(jiān)理規(guī)范[S].

[4] GB/T 50328-2014,建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

[5] JGJ/T 185-2009,建筑工程資料管理規(guī)程[S].

[6] 潘全祥.建筑工程內(nèi)業(yè)資料分解編制手冊(cè)[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社,2006.

[7] 李明安.建設(shè)工程監(jiān)理知識(shí)問(wèn)答[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社,2014.

[8] 楊效中.建筑工程監(jiān)理基礎(chǔ)知識(shí)[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社,2003.

[9] 山西建設(shè)監(jiān)理協(xié)會(huì).建設(shè)監(jiān)理實(shí)務(wù)[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社,2014.

[10] 繆 惠.信息工作與檔案管理 [M].合肥：合肥工業(yè)大學(xué)出版社,2005.

[11] 沈百祿.建筑施工1 000問(wèn)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社,2009.

2016-08-14；修改日期：2016-08-16

張慶凱(1975-)，男，安徽定遠(yuǎn)人，合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司工程師．

TU71

A

1673-5781(2016)04-0546-03