淺析企業檔案工作定位

柳祥梅

(國核電站運行服務技術有限公司,上海 200233)

淺析企業檔案工作定位

柳祥梅

(國核電站運行服務技術有限公司,上海 200233)

在核電企業發展戰略規劃部署下，作為承擔著國家第三代核電技術的國家核電二級子公司，為了充分發揮企業自身優勢和作用，更好地行使企業在整個集團中的歷史使命和肩負的時代責任，讓企業各項業務板塊工作能得以順利開展和實施有成效，檔案工作作為企業業務流程的最后一環，有著至關重要的作用。針對企業檔案工作定位的現狀進行分析，并據此提出相應的建議和思考。

檔案工作；定位；建議；思考

0 引 言

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性工作[1]。企業檔案工作做得如何，直接影響到企業其他工作的順利開展，影響到企業在市場競爭環境中能否掌握先機和主動權，甚至更嚴重地影響到一個企業今后在市場中的生存與發展[2]。因此，對于一個承擔著國家第三代核電技術的國家核電二級子公司，如何在核電企業發展戰略規劃部署下，充分發揮企業自身優勢和作用，更好地行使本企業在整個集團布局中的歷史使命和肩負的時代責任，使得各項業務板塊能順利開展，檔案工作也彰顯著它的特殊使命和生命紐帶。據此，做好本企業檔案工作的準確定位，將是一項至關重要的任務與課題。

1 企業檔案工作當前現狀分析

本企業是企業集團戰略發展布局中的重要組成部分。自企業組建以來，檔案工作部門積極響應和配合集團總部對文檔管理工作建設的要求，力求檔案工作能滿足企業自身的發展需求和實現集團對文檔管理系統的建設目標，但企業檔案工作在定位方面還存在很多不足，主要體現在以下幾個方面：

1.1 企業檔案工作的定位在認識上存在不足

(1) 對企業文檔工作定位的地位認識[3]。當前，企業內部對檔案工作的認識和重視程度都不高，仍以老傳統觀念認為，檔案工作只是簡單地收集和整理文件，起著一個倉庫保管作用，它并不直接為企業創造經濟價值和社會聲譽；傳統的檔案工作是置于業務流程的末端，其價值的體現很難與企業其他重要業務部門相媲美，企業領導對其重視和認可程度難免大打折扣，由此，很大程度上影響了檔案工作部門在企業里的地位。由于其長期處于劣勢地位，文檔工作部門的話語權也很難得到重視和認同，更直接導致企業對檔案工作的重視程度和資源投入力度。

集團總部對文檔工作的高度重視，大力推動和宣傳文檔管理工作在各個業務流程中所起的重要作用，闡述文檔管理工作在第三代核電技術發展背景下所承載的歷史。企業檔案工作部門也通過各種形式和渠道大力加強和宣貫文檔工作在業務流程中的重要性，但其效果并不顯著。受傳統的思維定勢的影響，大多數人都認為檔案工作做得怎樣，取決于檔案部門、檔案人員；檔案工作的進展如何，基本上采取的是“事不關己”的態度，而不認為需要大家的共同協調配合。企業大多數人對文檔管理工作還處于比較粗淺的初級認識階段，還達不到檔案法規 “三納入”“四參加”和“四同時”的基本要求。從領導到管理層，乃至具體業務參與人員，都不覺得文檔工作有何“特殊”之處需要被“納入”，而“僅僅”把文檔工作作為企業現代化建設的一個重要方面，視文檔工作僅是從事文檔管理工作人員的職責，而與業務部門無關[4]。

(2) 對企業文檔工作定位的服務內容的認識[3]。企業檔案工作服務的內容自然是檔案室庫藏的檔案資源。檔案室庫藏不論大小多少，齊全完整，都要有特色搜集，能為檔案利用者提供的信息內容特色化和個性化。這樣，文檔工作部門能根據企業實際情況有針對性地提供檔案利用服務。目前，本企業檔案工作提供的服務內容主要是提供檔案原件的查閱和復制，其次是為各種質量管理體系審查提供被檢文件材料，這些都是屬于較低層次的檔案服務，即都是以原始信息為主，而檔案深層次的加工信息相對較少，檔案職能的發揮離當今社會環境實現現代化信息服務的要求相距甚遠。

(3)對企業文檔工作定位的服務手段和服務方式的認識[3]。21世紀的今天，信息化已成為社會發展的一個重要標志。數字化出現的頻率越來越高，涉及的領域也越來越廣。核電行業當然也不例外。近年來，文檔數字化，數字檔案館建設在整個核電集團公司內部正開始逐步推行。但是，由于集團所屬企業性質各異，要在短時間內建立好一套完善的標準的文檔管理信息化系統必將是非常困難的。當前本企業完全依賴于集團總部搭建的文檔信息化平臺，對自身的業務信息化建設缺乏足夠的經驗和能力，勢必影響本企業文檔信息化系統的建設。

在信息技術發達時代，信息化與檔案工作休戚相關，信息化是當今世界和社會發展的大趨向，檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求[5]。目前，企業內信息化與檔案工作相對獨立，現有檔案工作人員雖具備檔案的專業知識，但在計算機管理、操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設、圖像處理、網頁制作等方面知識欠缺很多，因此，在現有人力保障下，單純靠檔案工作人員自身力量完成這些項目是很難做到的。

(4) 對企業文檔工作定位的目的認識。目前來說，企業檔案工作是以滿足企業對文檔的需求為最終目的，能切實為企業研發、生產、經營和管理活動提供相應的技術支撐和服務保障。企業重組后，增設了很多業務板塊，文檔工作領域隨之拓寬，在檔案管理機制和檔案管理體系都需要梳理完善、規范和優化。很多業務工作在行使各階段的相關職能時，常常易忽略檔案工作部門的存在，無論是項目驗收還是合同簽署時，尚未將文件歸檔作為項目完成和合同簽署的必經環節，因此，文檔工作人員無法直接介入各項生產活動的前期準備工作，在后期文件歸檔整理時，嚴重影響了文件歸檔的完整性和歸檔質量，也造成企業需要檔案部門提供文件支持時，檔案部門有心卻無力出具相應的憑證，易造成對檔案部門工作不力的誤解。

1.2 企業檔案工作在機構布局上存在不足

現在，檔案業界都在提倡所謂的“文檔一體化”，集團總部也在試著推行文檔一體化管理系統平臺的建設和應用，但要實現“文檔一體化”，最基本的條件就是要做到文件控制、檔案管理和信息化三者職能的相結合。在本企業內部，文件控制、檔案管理和信息化雖同設在辦公室下，但在生產和工作中，“文件”與“檔案”工作實際是相脫節的，信息化也未能完全融入其中，基本上各自仍還處于是單方面作業的狀態。盡管企業的收發文有統一的對外接口，但業務部門在生產過程中產生的業務文件，基本是屬于自行負責，包括文件的流轉、控制分發和歸檔管理。一般來說，檔案部門也曾試圖嘗試介入其中，但受諸多條件的限制，檔案工作還很難直接參與到各項生產活動中，也就談不上對業務文件控制進行監督和實際管理，由此帶來的直接后果是在業務活動結束后，在歸檔時總有歸檔不齊全和歸檔質量等一系列問題。很多業務部門歸檔的文件大多數都是有選擇性歸檔，或者在整個業務工作中甚至沒有形成相應的載體記錄材料，出現無檔案要移交歸檔的情況。

1.3 企業檔案工作在管理上存在不完善的地方

檔案管理主要包含實體管理和信息資源管理[6]。先不論企業檔案部門注重實體管理、疏于信息資源管理，就實體管理而言也存在著諸多不完善之處。企業檔案工作中面對的文件性質各異，量大且龐雜，因此要做好檔案的分類，檔案分類的好壞直接影響到檔案管理的質量，而檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞又直接影響到其效用的發揮。企業內的文件歸檔因長期是滯后于業務后期，造成歸檔不及時、不完整，也影響了檔案的質量。因此，企業檔案工作需要以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案[7]。

2 企業檔案工作定位的建議與思考

2.1 加強宣傳，提高認識

檔案宣傳是檔案業務工作的重要組成部分，檔案宣傳工作的貫徹執行，離不開企業領導班子強而有力的指引。多年來的工作實踐表明，在所有制約檔案工作發展的因素中，領導的重視一直都是最重要的因素。因此，加強宣傳，就要加強企業領導對檔案工作的認識，只有企業領導重視了檔案工作，檔案工作的開展和執行才能真正做到位，檔案事業才能順利開展。為此，檔案部門要把宣傳工作擺在重要位置，以各種方式積極宣傳：一是通過檔案新聞宣傳讓領導了解檔案工作；二是給領導提供檔案編研成果，編研成果是給領導展示檔案工作成績和作用的最直觀的方式；三是經常向領導匯報檔案工作，多談一些搞好檔案工作對企業的益處，多向領導宣傳一些利用檔案產生效果的實例，并邀請領導參觀各種展覽，使領導更加了解、關心、重視、支持檔案工作，并把它列入重要議事日程，當作一件大事來抓。

另外，轉變全員的思想觀念，加深大家對檔案工作的認識和了解。擴大檔案部門與其他部門的溝通、協調，使大家在工作中能將檔案工作的相關要求充分融入到企業生產的各個環節中，融入到各個部門的工作中，自覺執行。尤其是與企業檔案業務有較多關聯的人員，宣傳的角度應定位在重視檔案材料的歸檔上。這些人員既是檔案的形成者，也是檔案利用者和受益者，直接對檔案工作的好壞產生影響。很多時候，業務部門的一些檔案材料分散保管在這些人員手中，常常拖延歸檔甚至不歸檔，極大地影響了檔案材料的齊全完整。檔案人員也應積極主動地為各部門人員著想，多向他們宣傳檔案的重要性，加強對他們進行檔案知識業務培訓，這樣才能爭取到各部門對檔案工作的了解、支持與幫助，促進檔案的歸檔工作，做到應歸盡歸。

2.2 建立健全企業文檔管理規章制度

現代企業文檔管理規章制度的建立是規范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用必不可少的工具，是其企業文檔管理人員在企業文檔管理行為中需共同遵守的行為規則。沒有制度或制度執行不到位，都將影響企業文檔管理工作，文檔管理水平和能力也將受到很大的挑戰?，F代企業文檔管理制度的建設有利于規范企業檔案管理行為，有利于促進企業文檔管理工作的規范化和科學化，有利于文檔管理工作服務于企業的整體目標[8-9]。

目前，企業文件和檔案工作實際上是相對隔離的。企業在辦公室設置了專人專管公文工作，而各業務部門卻是自行管理各自的現行文件材料，待文件的“現行”功能結束后，才會選擇性地將部分文件向檔案部門移交歸檔。這樣一來，就會出現歸檔文件收集的不完整和文檔工作滯后于工程實體工作等諸多實際問題。雖然有合作的基礎，但事實上是以歸檔為分水嶺的分工關系。文件作為一件產品，只有在生產階段完整地嵌入用戶需求，才能生產出符合要求的合格產品。

為了有效解決這些困難，應結合公司質量管理體系，自上而下建立完整的文檔管理制度體系。公司的文檔管理體系由程序、制度和細則三個層面的文件組成?！段募刂瞥绦颉泛汀队涗浛刂瞥绦颉肥枪举|量管理體系最重要的程序，是公司質量管理體系的基礎，也是文檔管理的綱領性文件。在此基礎上，理順企業內部的文檔管理流程和工作職責，才能落實上述對文檔管理的各項要求。

2.3 大力推進企業檔案的全面質量管理

全面質量管理是提高檔案工作質量的重要手段。因此，在企業檔案的形成、積累、收集、整理、保管鑒定、統計、提供利用以及技術文件材料的接收、裝訂、分發、入庫等環節中必須把企業檔案的質量要求貫穿于檔案工作的全過程，抓好各個環節各個過程的質量管理；同時，建立一整套保證檔案質量的工作體系，做到有章可循，有據可依。

2.4 抓好文檔管理隊伍建設，提高團隊執行力

(1) 建立專業化團隊。企業文檔管理工作是一個復雜細致的系統工程，一支高素質的文檔管理隊伍必不可少。公司配備了專職的文檔管理人員，通過培訓，所有專職檔案人員已經取得了國家權威檔案機構頒發的崗位證書，做到持證上崗。另外，檔案主管部門積極組織文檔管理人員參加國家發改委組織的建設項目檔案管理專項培訓，參與集團總部牽頭組織的多次調研和交流活動，學習文檔管理較為成熟單位的豐富經驗和方法；除外部專業培訓和經驗交流外，公司還堅持雙管齊下的方針，努力進行內部挖潛，定期組織兼職文檔管理人員的內部培訓，明確崗位職責、工作流程、檔案管理系統使用培訓以及專職管理人員與兼職人員的經驗和交流，充分發揮每一個人的工作積極性和主觀能動性；同時，利用內部網絡、信息簡報和部門周報等各種形式對全體員工加強普及宣貫文檔管理知識和理念，通過點滴滲透逐步深入人心，樹立全員參與文檔管理的意識和重視文檔管理工作。從公司組建至今近8年的時間內，不斷探索和努力，專兼職人員的能力得到了長足提高，形成一個執行力較強的文檔管理團隊。

(2) 提升檔案專業人員的知識素質[10]。檔案專業人員在從事本職工作時應該具備一定廣度和深度的知識面。檔案專業人員除了要了解和掌握檔案專業理論知識、要熟悉檔案的工作內容外，還要努力學習和掌握檔案內容所涉及的新知識，并熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉集團總部的各種業務規定，能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，在實踐中不斷提高自己業務能力和專業技術水平。另外，要勇于實踐與創新，要把學習、實踐、總結、創新融為一體，不斷地對自己的知識結構進行必要的拓寬與完善，掌握和儲備必要的知識和技能，樹立終身學習的理念。

(3) 檔案工作人員要具備服務意識，需變被動為主動。檔案工作是一項繁而雜且非?，嵥橛忠蠓浅Ｗ屑毜囊豁椆ぷ?，長期枯燥乏味的工作環境，常常會使檔案工作人員產生厭煩情緒，心生不滿，這樣就要求檔案工作人員要積極調整心態，克服情緒波動周期，變被動為主動。在工作中不斷改進工作方式方法，加強自身修養，做到換位思考，切實為檔案利用者著想，改善服務態度，積極為檔案工作服務而不懈努力。

[1] DA/T 42-2009,企業檔案工作規范 [S].

[2] 程 榮.淺析企業檔案工作的制度化建設[J]．黑龍江科技信息,2011(4):79.

[3] 張 娟.檔案館信息服務定位研究[D].廣州：中山大學，2015.

[4] 何洪強.論秦山三核文檔一體化管理實踐與思考[J]．中國核工業，2002(F12)：95～99.

[5] 孫兆陽.試論檔案信息化建設的有效實施[J]．科學與財富，2014(3)：233～234.

[6] 魏武軍.淺議檔案管理的信息化[J]．蘭臺世界，2009(S1)109.

[7] 張大鈞.構建電力工程建設項目檔案質量保證體系之淺見[J]．檔案與建設，2012(7)：57～58.

[8] 張 曉.現代企業文檔管理制度建設研究[J]. 檔案學通訊，2010(6)：45～47.

[9] 李 科.淺談現代企業檔案管理工作[J]．青春歲月，2013(13)：450.

[10] 趙珍珍.知識管理環境下企業檔案部門定位探析[J]. 云南檔案，2011(9)：23～24.

2016-08-15；修改日期：2016-08-19

柳祥梅(1975-)，女，湖北松滋人，國核電站運行服務技術有限公司館員．

G273.2

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1673-5781(2016)04-0567-04