高職院校教學檔案管理工作存在的問題及對策

張宏亮

（洛陽職業技術學院，河南洛陽471000）

高職院校教學檔案管理工作存在的問題及對策

張宏亮

（洛陽職業技術學院，河南洛陽471000）

以提升高職院校教學檔案管理工作水平為出發點，簡要介紹教學檔案的基本價值、收集范圍，并針對教學檔案管理中存在的若干問題提出一些具體措施和建議。

高職院校；教學檔案；管理工作

教學檔案是各院校在教學管理、教學實踐和教學研究過程中直接形成和積累的具有保存價值的重要資料，包括各種文字、圖表、聲像等不同形式的材料。高等職業院校的教學檔案是教學活動和教學管理工作狀態的真實記載，是教學研究的原始數據庫，也是評判高職院校教學質量、教學管理水平的有力憑證，還可為決策提供重要參考依據?？梢姡瑱n案是一種不可再生的珍貴資源，檔案工作是一項功在當代、利在千秋的重要工作［1］。加強高職院校的教學檔案管理，能夠體現出教學檔案的寶貴價值，激活教學檔案中沉淀的豐富信息資源，提高教學檔案的服務功能和發展能力［2］。

1　教學檔案的基本價值及收集范圍

1.1教學檔案的基本價值

教學檔案有兩種基本價值：（1）歷史憑證價值。教學檔案是教學和管理活動的原始記錄，真實可靠，具有法律效力；（2）情報信息價值（或參考價值）。教學檔案中所儲備的豐富信息可為各項工作提供借鑒和參考，更可以為重要決策提供依據。

1.2教學檔案的收集范圍

高職院校日常教學、管理、科研等工作中所產生的材料并不需要全部列入歸檔范圍，而應根據其對今后的工作是否有價值進行篩選。教學檔案的歸檔范圍包括：（1）指導計劃類。包括上級教育主管部門及院校下達的政策性、指導性文件及有關規定，還有教學大綱、教學計劃、課表、課程進度表、教學日志等；（2）學籍管理類。包括學生基本信息表、學生名冊、學生成績單、學生獎懲情況、學生畢業論文和學位授予資料等；（3）教師業務類。包括教學改革進展情況、教學研究計劃與總結、課題申請立項與結題、各種獎勵及成果資料等；（4）過程監控類。包括課程成績統計、聽課評課記錄、教學情況檢查記錄、教學反饋、課程教學總結、實習總結等資料；（5）教學資料類。包括自編教材、教學參考資料、實驗指導書、習題集、試題庫（試卷庫）、試卷分析及各種多媒體資料等；（6）其他類。包括學生座談會記錄整理分析、畢業生跟蹤調查、教學工作會議記錄、教科研活動記錄等。

2　教學檔案管理工作中存在的主要問題

2.1檔案管理工作理念落后

高職院校領導到教師及教學管理人員主要重視教學、管理和科研工作，認為檔案管理不是主要工作，不能帶來經濟效益與社會效益，與教學科研相比無關緊要，能應付評估檢查就行。一些教師及教學管理人員只注重做事、完成任務，認為資料的收集、整理與自己無關，致使有些事情已經做了且做得很好，卻沒有留下文字記錄的痕跡，有關資料也無人收集和整理，有些教學檔案記錄“有頭無尾，有始無終”，還有一些資料散落在個人手中。長期以來，教師及管理人員只重視收藏“紅頭文件”、有關證書，而忽視教學會議、教學活動、教材建設、教研與科研等過程的記錄和有關資料的留存。

2.2教學檔案管理制度不健全

高職院校的教學檔案主要來源于日常教學和管理活動中所形成的文件和材料，其管理貫穿于日常教學和管理活動的各個環節［3］。由于院校一些部門級的檔案管理制度及考核標準不健全，存在隨意性和盲目性，致使部門檔案管理的各個環節缺少清晰的工作流程和標準規范，如收集內容不清晰、標準不統一、歸檔時間和要求不具體等，加之平時積累不足，使檔案歸檔情況參差不齊，如歸檔材料不齊全、不規范、不系統，甚至造成教學檔案的遺失現象。

2.3資料收集缺少預見性

檔案原始資料的收集具有較強的時效性，資料收集不齊全、不規范，檔案質量必然受到影響。有些院系在教學活動進行之前沒有明確的計劃和設計，多是等教學活動結束后，才將現有的資料進行收集，整理時發現有些記錄不詳細（內容、數據漏填等），有些記錄不一致（標準、格式不統一等），有些記錄缺失（未記錄、未留存、未拍照錄像等），甚至還存在為迎接檢查匆忙加班加點突擊進行收集、補救工作的現象，使歸檔材料的原始性和真實性大打折扣。

2.4教學檔案的利用率低

教學檔案的信息可為教學改革及管理水平的提升提供大量有價值的原始數據和參考信息，但各院系的檔案管理員做的多是保管員的工作，對檔案資料的價值缺乏應有的鑒別能力，沒有能力去提取這些信息，且他們投入到檔案管理工作的時間和精力有限，難以對檔案工作進行改進和創新，致使這些珍貴的資料長期閑置，沒有充分發揮其功效。

3　提升教學檔案管理水平的對策

3.1完善教學檔案管理制度，增強檔案意識

要根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，健全高職院校教學檔案管理制度，規范教學檔案收集、整理、歸檔、利用的規范化流程，積極推動教學檔案的精細化管理，重點加強督查實施，嚴格落實考核和獎懲機制，不斷提升教學檔案的管理質量。首先，大力宣傳教學檔案的重要價值，通過列舉一些鮮活的實例，使每位教師及管理人員認識到教學檔案是具有潛在和現實作用的寶貴財富［4］；其次，讓每位教師及管理人員形成主動收集、管理的意識，在完成工作的同時，及時進行記錄和整理有關材料和數據，做到教學管理和檔案管理同步進行；最后，定期加強監督檢查，獎懲分明，更好地調動檔案管理員的工作積極性，不斷提升教學檔案的質量和利用價值，實現檔案管理工作從經驗型管理向規范化、標準化、系統化管理的轉變。

3.2建立檔案管理網絡體系，實行預見性管理

應結合院系實際，成立以主管領導、中層領導、檔案管理員、檔案收集員組成的教學檔案管理網絡體系，明確各層級檔案管理責任人及崗位職責，落實檔案管理責任制。檔案主管部門應做好預見性管理，即在檔案材料立卷歸檔前，明確歸檔范圍，預先布置檔案收集的內容、標準、要求及整理時間，制訂有關教學培訓、教學管理、教學活動等檔案收集清單，按照統一編號、格式、記錄要求等，對各層級檔案管理員、檔案收集員（包括教師等）進行培訓，確保教學檔案收集的及時性、完整性及系統性，并定期對提交的檔案材料按照教學檔案考核標準實施檢查、驗收，提高教學檔案歸檔質量。

3.3建立檔案資料收集-整理-歸檔-提取一體化的網絡信息系統，提高工作效率

教學檔案原始資料的收集是做好教學檔案管理最基礎的工作，沒有原始資料收集的全面性、真實性和系統性，就沒有教學檔案的科學性和指導性［5］。各院系教學和教學管理工作既有連續性，又有很強的階段性和周期性，因此，要逐步建立資料收集-整理-歸檔-提取一體化的網絡信息系統，推行文檔與數據一體化［6-7］、紙質檔案與數字化檔案統一管理［8］，不僅可避免重復勞動，提高工作效率，更可保證文檔內容的完整性、數據結構的一致性、檔案提取的簡便性，充分發揮教學檔案的價值，推進檔案管理工作的規范化、科學化和現代化。

3.4加強檔案管理部門與各院系的合作，提高檔案的利用價值

檔案管理部門、各院系檔案管理員要有主動服務的意識和行動，密切關注各院系教學管理、教學、科研等發展動態，提前主動與相關人員溝通，明確他們的所需，及時提供教學檔案資料，還可采取預約服務、上門服務、網絡服務等方式，促進教學檔案的流通性［9］。通過合作，讓檔案管理部門及各院系的檔案管理員成為教學管理、教學、科研的參與者和合作者，讓檔案資料、檔案管理者等從被遺忘的角落進入有關領導和教師的視線中。同時，必須重視檔案管理人員的培養，采取定期培訓和平時業務指導相結合的方式抓好業務培訓和繼續教育，著重提高他們的管理能力、創新能力［5］。

［1］魏欣.以法為宗知古今——航天檔案工作者的培訓心得［N］.中國航天報，2013-11-12.

［2］孟清蘭.學院教學檔案管理研究［J］.高等財經教育研究，2008（S1）：119-120.

［3］姚峰，范紅輝.從教學評估透視院系教學檔案建設與管理問題［J］.唐山學院學報，2009（5）：96-98.

［4］金芳，劉慶泉.論高校評估與二級學院教學檔案管理［J］.遼寧經濟職業技術學院，2008（1）：74.

［5］白雪.關于做好黨校教學檔案管理工作的思考和建議［J］.科技信息，2012（15）：261.

［6］劉芳，周晉陽.對高校教學檔案管理工作的思考［J］.中共山西省委黨校學報，2006（3）：69-71.

［7］楊佳音.高校教學檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.科學中國人，2016（8）：106.

［8］谷露.教學檔案信息化管理研究［J］.亞太教育，2016（4）：180.

［9］潘海燕.現代高校教學檔案管理模式探索［J］.江蘇科技信息，2016（9）：11-12.

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