施工企業境外工程項目的檔案管理

付志瓊楊長明

施工企業境外工程項目的檔案管理

付志瓊楊長明

改革開放以來，施工企業積極響應國家"走出去"的號召，從初期的提供勞務、借船出海、專業分包到近些年來在國際建筑市場上單獨或合作參與工程項目投標，擔當工程總承包或設計施工總承包，“走出去”的步伐不斷加快，業務規模越做越大。據有關資料顯示，截止2013年底，我國對外承包工程業務累計簽訂合同額11698億美元，完成營業額7927億美元。其中，2013年新簽合同額中5000萬美元以上的項目就有685個，承攬的項目涉及公路、鐵路、港口、碼頭、橋梁、住宅等各個領域，遍及亞洲、非洲、拉丁美洲等世界各地。在對外承包業務迅猛發展的同時，加強境外工程項目檔案管理的問題非常緊迫地提到了施工企業的議事日程。做好境外工程項目檔案有什么意義，國外企業對我們有哪些啟示，如何加強境外工程項目檔案管理工作，這是本文重點需要探討的課題。

做好境外工程項目檔案的意義

境外工程項目檔案主要是指國內施工企業在中華人民共和國國境外承建的工程項目在施工過程中所形成的文字、圖表、聲像、電子、實物等各種形式和載體的歷史記錄，包括文書、科技、會計、聲像、實物等各種檔案類型。

為所在國使用與管理項目提供可靠的第一手資料。境外承包工程項目檔案客觀而真實地記錄了施工的全過程，其中包括施工方案、施工組織設計、安全環保措施、地基（樁基）施工檢查記錄、檢驗試驗記錄、材料質量合格證、竣工圖、竣工驗收文件等等。這些資料對項目所在國來說，顯得十分寶貴。不僅為項目竣工接收后的日常管理與運營提供詳實可靠的依據，而且為今后項目的維修、擴建、技改等方面提供第一手資料。一旦發生意外事件或問題，可以按照檔案提供的技術資料，有針對性地采取措施，保證項目的正常運行。

為施工企業拓展國內外建筑市場提供信息支持。目前國內外建筑市場競爭十分激烈，在工程招標過程中招標單位非常注重投標企業的業績。在審核投標資格時施工企業要向招標單位說明自己在國內外承建過什么工程，完成過多少營業額，安全質量與誠信狀況如何，在國內外承包商的評價中處于什么位置等等。如果我們能及時收集、完整記錄、妥善保存企業在境外承包工程的過程與成果，向國內外有關方面提供有說服力的能證明企業實力的檔案信息，可以有效地提高企業的知名度與競爭力，為施工企業進一步拓展國內外建筑市場創造有利的條件。

為防范經營風險和維護企業權益提供重要證據。項目業主在項目接收后的使用過程中可能會提出與功能、質量等相關的一些問題，甚至向施工企業提出索賠要求，如處理不當，可能會引起國家之間的摩擦與糾紛，影響我國的信譽與對外關系。對于境外項目業主提出的問題，應當認真查清原因，按照法律程序向有關方面出示項目施工過程中形成的檔案原件，以明辨是非，分清責任，維護企業的聲譽與權益。如果遇到境外業主誠信缺失，拖欠或拒付應該支付的工程款，施工企業就可以用工程檔案中的招標文件、雙方簽訂的合同等有效憑證向業主催討工程款，必要時可以啟動法律程序。

國外企業對我們的啟示

一些西方發達國家歷來重視檔案管理工作，對承建的境外工程項目檔案更是予以特別關注。有些工程建成已逾百年，但有關企業不僅保存了項目的檔案資料，而且還及時向項目所在地提出需要保養與維修的建議，值得我們學習與借鑒。

首先以上海的外白渡橋為例。該橋是上海外灘的標志性建筑之一，位于黃浦公園西側，架在中山東一路與東大名路之間的蘇州河上，1907年建成。2007年底，外白渡橋剛剛度過自己的“百年華誕”。這時，上海市有關部門收到了一封寄自英國的信件。信中說，外白渡橋的設計使用年限為一百年，現在已到期，請注意對該橋維修。寄這封信的正是當年負責設計外白渡橋的英國某公司。按這個建議，2008年4月，這座橋被上海市有關部門整體拆移，運到船廠進行了維修。一年后，鋼結構的大橋又回到了黃浦江畔，重新展現了它的英姿，繼續為上海市民提供服務。

再以武漢市近代消防標志性建筑物——漢口水塔為例。據有關資料介紹，漢口水塔于清光緒三十四年（1908年）破土動工，宣統元年（1909年）竣工，由英國工程師穆爾設計監制，廣榮興營造廠施工。水塔現位于武漢市漢口中山大道前進五路鬧市區。水塔原來是商辦漢鎮既濟水電股份有限公司宗關水廠的一項配套設施，為正八角形七層建筑，上設消防瞭望臺，塔高41.32米。在很長一段時期內，它承擔著消防給水和消防瞭望的雙重任務，上世紀70年代以前，水塔曾是武漢市為數不多的高層建筑之一。1979年，英國某保險公司給武漢市既濟水電公司發來一函，通知水塔原定70年的保險期已過。武漢市這才知道，當年的水塔竟然辦過保險。

切實加強境外工程項目的檔案管理

做好境外工程項目的檔案管理工作對于施工企業自身乃至項目所在國都具有重要的意義。但是，目前這項工作尚有一些差距，筆者建議，應采取有力措施，切實改變現狀。

充分重視境外工程項目的檔案管理。要向施工企業大力宣傳做好境外工程項目檔案的意義，提高整個建筑行業對做好這項工作的自覺性與主動性。要加強對該項工作的領導，把這項工作列入每個企業“走出去”的發展規劃和議事日程，形成有“領導分管”、“部門配合”、“專人主抓”的境外工程項目檔案管理體系。在實施過程中要做到“三同步”，即簽訂工程項目合同與提出工程項目檔案收集整理同步，工程建設進度與項目檔案形成積累同步，工程竣工驗收與項目檔案驗收同步。保證境外工程項目檔案管理工作的有序順利地開展。

制定境外工程項目檔案管理辦法。據查詢，我國現行的相關辦法主要有《建設工程文件歸檔管理規范》（GB/T50328-2001）、《對外援助成套項目管理辦法》（商務部2008年第18號令）、《商務部關于印發〈對外援助成套項目施工管理規定〉等八個規范性文件的通知》（商援發[2008]533號）、《商務部關于印發〈對外援助成套項目技術資料管理規定〉的通知》（商援發[2010]453號）等。這些文件雖有一定的參考價值，但主要是針對國內建設工程和對外援助項目而言，難以滿足現在施工企業走出國門通過投標自行承攬境外工程項目檔案管理的需要。因此，建議國家檔案局和國家其他有關部門，在學習國外先進經驗的基礎上，依據國際慣例，并結合我國的實際情況，盡快擬定出臺我國的境外工程項目檔案管理辦法，填補我國檔案管理中的空白點，為做好境外工程項目檔案管理提供制度保證。

及時與工程項目所在國家的業主或有關部門進行溝通協調。工程開工前后要與所在國的業主、設計、監理等有關方面及時取得聯系，了解項目所在國家對檔案管理的具體要求，比如工程竣工后需要移交檔案的范圍、內容、份數、語種以及保密要求、移交程序、接收單位等，同時應在雙方簽訂的工程承發包合同中明確約定，避免在工程竣工交接和檔案移交時產生不必要的矛盾與糾紛。工程項目檔案內容應當符合項目所在國技術規范、標準和規程，并能真實反映工程建設過程和工程竣工后的實際情況，手續要真實、齊全，不留下任何遺憾與后遺癥。

配置與境外工程項目檔案管理相適應的資源。一是每個境外工程項目應當配備與工程規模和工作量相適應的專（兼）職檔案管理人員，選配的人員除具備檔案管理的專業知識，懂得工程技術、法律法規、經濟管理等相關知識外，還必須掌握英語或工程所在國家的語言文字。二是要建立檔案管理網絡，防止出現工作盲點。三是要在境外項目所在地配置檔案管理所必須的庫房以及計算機、復印機、檔案柜等設備，做好防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防盜、防磁等工作。要根據不同國家的自然、氣候、安全等外部條件，因地制宜地采取相應的措施，以保證檔案資料的安全與完整。同時，要積極采取先進技術和信息化手段，提高工作效率和檔案的安全性。

（工作單位：中鐵大橋局集團有限公司）