企業(yè)信息化實現(xiàn)物資采購狀態(tài)跟蹤管理

閆高斌 趙駿（中石化股份公司天津分公司， 天津 300271）

企業(yè)信息化實現(xiàn)物資采購狀態(tài)跟蹤管理

閆高斌 趙駿（中石化股份公司天津分公司， 天津 300271）

隨著企業(yè)精細化管理的進一步深入，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已不能滿足物資采購管理的所有要求。因此，搭建統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，依托ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購狀態(tài)全過程跟蹤管理，規(guī)范業(yè)務(wù)，加強痕跡管理、進度管理和問題管理，改善部門間業(yè)務(wù)協(xié)同，促進ERP深化應(yīng)用，提升物資管理水平，是企業(yè)物資采購管理部門的迫切需求。

ERP系統(tǒng)；EC電子商務(wù)；BW數(shù)據(jù)倉庫

1 項目背景及必要性

（1）項目背景 目前，企業(yè)已實施ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)應(yīng)用。通過ERP系統(tǒng)PS項目管理模塊、PM設(shè)備管理模塊、PP生產(chǎn)計劃模塊與MRO物資采購模塊的緊密集成以及ERP系統(tǒng)與外部系統(tǒng)（EC電子商務(wù)、BW數(shù)據(jù)倉庫、供應(yīng)商管理系統(tǒng)）的集成，實現(xiàn)了物資管理部門與工程、設(shè)備、生產(chǎn)、財務(wù)等部門間的信息傳遞與共享，也實現(xiàn)了物資采購的在線管理，并為企業(yè)經(jīng)營分析和決策提供準確、及時的數(shù)據(jù)支持。

隨著企業(yè)精細化管理的進一步深入，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已不能滿足物資采購管理的所有要求。目前，物資供應(yīng)過程中計劃下達、合同簽訂執(zhí)行、物資到貨等各階段狀態(tài)的信息還缺乏痕跡管理、進度管理和問題管理，過程信息不能準確地掌握，無法為日益復(fù)雜的物資管理決策提供依據(jù)，也嚴重影響了物資采購部門間協(xié)同作業(yè)的能力。同時，物資采購部門對所采購物資的供應(yīng)狀態(tài)也需進行及時、準確的跟蹤、監(jiān)控和統(tǒng)計，以便向物資需求部門提供準確的物資供應(yīng)信息，保證采購物資的及時供應(yīng)。

（2）項目必要性 由于現(xiàn)有的工作模式存在耗時、信息不共享、數(shù)據(jù)維護質(zhì)量無法把控等問題，已經(jīng)無法滿足企業(yè)物資采購管理的要求。因此，搭建統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，依托ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購狀態(tài)全過程跟蹤管理，規(guī)范業(yè)務(wù)，加強痕跡管理、進度管理和問題管理，改善部門間業(yè)務(wù)協(xié)同，促進ERP深化應(yīng)用，提升物資管理水平，是企業(yè)物資采購管理部門的迫切需求。

2 系統(tǒng)解決方案

（1）實現(xiàn)目標 ①安全：用戶域認證安全管理，合理的權(quán)限分配，完善的數(shù)據(jù)備份機制，確保數(shù)據(jù)安全可靠。②規(guī)范：實現(xiàn)線下業(yè)務(wù)在線管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作。③效率：簡化人工操作，一次記錄，多次使用；提供批導(dǎo)入功能，提高數(shù)據(jù)錄入效率；系統(tǒng)分發(fā)任務(wù)，跨部門工作協(xié)同更加流暢。④準確：數(shù)據(jù)校驗規(guī)則，確保信息準確。

（2）實現(xiàn)范圍 主要涉及ERP系統(tǒng)中PS模塊管理的工程項目物資采購需求、工程提前項目物資采購需求的跟蹤管理；ERP系統(tǒng)中PM模塊管理的檢維修項目物資采購需求的跟蹤管理；緊急計劃等線下物資采購需求的跟蹤管理。

（3）系統(tǒng)功能 物資采購狀態(tài)跟蹤管理系統(tǒng)主要針對采購物資從計劃落實、技術(shù)協(xié)議簽訂、商務(wù)談判到合同簽訂全過程的跟蹤管理。實現(xiàn)物資需求信息管理、合同交接管理及問題管理功能；針對合同執(zhí)行過程中各階段包括返資料、關(guān)鍵制造過程、到貨情況、入庫情況進行過程的跟蹤，實現(xiàn)每天增量提取ERP系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)。

①項目信息維護。項目信息維護主要是針對項目基本信息進行管理，ERP已生成的項目信息只需要維護項目編號即可自動關(guān)聯(lián)其他相關(guān)信息。②需求計劃維護。需求計劃維護功能實現(xiàn)需求計劃的創(chuàng)建維護，對于完全線下采購物資手工錄入相關(guān)信息；對于ERP線上采購物資，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)預(yù)留相關(guān)信息；對于緊急計劃線下采購后在ERP補錄，通過預(yù)留號和行項目號與ERP預(yù)留信息手工關(guān)聯(lián)。③采購信息維護。采購信息維護功能是整個計劃跟蹤的一個重要環(huán)節(jié)，是需求與采購關(guān)聯(lián)的保證，有規(guī)則自動對應(yīng)的，系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則關(guān)聯(lián)預(yù)留和采購申請，因為ERP的MRP功能，此部分物資由采購部對采購申請信息進行手工維護。④技術(shù)協(xié)議（要求）進度情況。在技術(shù)協(xié)議/要求階段，為了相關(guān)單位部門能夠?qū)崟r掌握進度情況，需要對技術(shù)協(xié)議/要求的進度情況進行維護。⑤商務(wù)訂貨進度情況。商務(wù)訂貨進度維護功能是在商務(wù)訂貨初期階段，維護商務(wù)訂貨進度情況，實時共享給相關(guān)部門掌握。⑥合同簽訂進度情況。合同簽訂進度功能是在合同簽訂階段，實時維護合同簽訂進度情況。⑦合同交接管理。合同簽訂完成，具備交接條件后，由采購部線上交接給過程控制部門，過程控制部門根據(jù)實際交接情況選擇接收或者打回，合同交接功能詳細記錄移交人、接收人、接收日期、備注等相關(guān)信息，確保每一個合同交接到人，未交接合同實時跟蹤監(jiān)控。⑧合同執(zhí)行進度。合同執(zhí)行過程控制是在合同交接完成后，由過程控制部門對合同執(zhí)行過程的一個跟蹤反饋，針對合同執(zhí)行過程幾個重要節(jié)點，實時反饋執(zhí)行情況。⑨到貨情況。物資到貨后，由過程控制員實時反饋實物到貨情況，包括日期、數(shù)量，數(shù)量分為送到現(xiàn)場數(shù)量和入庫數(shù)量，同時對物資是否需要質(zhì)檢、質(zhì)檢狀態(tài)信息進行實時反饋，相關(guān)部門單位可以在線實時共享查看。⑩入庫情況。系統(tǒng)通過集成將ERP入庫信息采集過來，能夠與需求唯一對應(yīng)的入庫信息系統(tǒng)自動進行對應(yīng)，不具備自動對應(yīng)條件的需要人工關(guān)聯(lián)需求對應(yīng)的入庫情況，實時掌握實物到貨后的入庫情況。⑾出庫情況。出庫情況分析功能通過集成接口將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)拉取過來，分析每一個需求計劃實際領(lǐng)用出庫情況，分析領(lǐng)用的及時性。⑿問題管理。在物資狀態(tài)跟蹤各環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)問題均可通過問題提報管理功能將問題提到相關(guān)負責(zé)人，并通過實現(xiàn)短信提醒功能，及時提醒負責(zé)人進行問題處理、解決。所有問題均可在線實時查詢負責(zé)人和解決狀態(tài)。⒀統(tǒng)計分析。根據(jù)業(yè)務(wù)管理需求提供相應(yīng)統(tǒng)計分析報表。

3 應(yīng)用效果

通過物資狀態(tài)跟蹤系統(tǒng)的實施，能夠讀取ERP系統(tǒng)自動集成物資需求計劃、需求計劃平臺提報物資需求計劃、物資采購相關(guān)信息，完成物資從需求提報、采購計劃管理、采購管理、收貨入庫、物資出庫的全過程閉環(huán)管理。

系統(tǒng)的應(yīng)用在提升管理精細度的同時優(yōu)化流程，減少相關(guān)業(yè)務(wù)人員的操作難度，提高工作效率。在原有ERP業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上擴展物資管理業(yè)務(wù)，從長遠來看，利用先進技術(shù)和優(yōu)秀的管理模式對物資管理業(yè)務(wù)進行改進，不僅能夠為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益，而且?guī)砹己玫男蜗螅瑒?chuàng)造人性化的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，體現(xiàn)企業(yè)宗旨，同時為企業(yè)未來的倉儲管理及供應(yīng)鏈管理理念的實施打下堅實的基礎(chǔ)。