干部人事檔案管理方法

張滿麗

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

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干部人事檔案管理方法

張滿麗

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

摘要：干部檔案管理是通過特定的流程和標準，對干部檔案進行科學管理。干部檔案形成部門和管理部門必須認真貫徹執行有關法律、法規，遵循有關組織對人事的政策和規定，認真完成干部檔案的收集工作。干部檔案的鑒定包括：判別材料范圍，加強檔案的鑒定工作，核查材料完整，審查材料是否手續完備。整理干部檔案過程中，要注意檔案的完整性。

關鍵詞：干部人事檔案；管理；方法

1　干部檔案的收集

干部檔案的收集范圍需要對照《干部檔案分類》中提出的分類的具體內容，進行針對性的收集。干部檔案的收集主要通過如下兩條途徑實現：一是接收。干部檔案的接收是指檔案管理部門按照干部檔案材料收集歸檔范圍和要求，在干部檔案制作之日起的一個月內將干部檔案從干部檔案形成部門轉入本部門歸檔的過程。為了按時接收干部檔案，干部檔案管理部門應該建立聯系制度，及時掌握干部檔案材料的制作和形成信息，主動向干部檔案形成部門、干部本人和其他部門收集干部檔案。為了及時掌握干部檔案材料的信息，檔案管理部門一個月至少與人事、辦公室等部門聯系一次，適時向有關部門收集形成的干部、人事檔案材料。需要強調的是，每年形成的檔案材料以單位名義進行收集，各單位干部檔案材料收集、保管工作要由分管人事或檔案工作的專人負責，定期送交組織部、人事局檔案室。各單位在收集人事檔案時，往往會零星收集。這時，需要填寫干部檔案收集登記表，一式兩份。一份反饋給人事檔案提供人，一份隨著人事檔案運轉。檔案的移交人和接收人需要簽字，并加蓋公章。二是補充。干部檔案的補充是指干部檔案管理部門按照經濟社會發展和實際工作需要，充實、完善干部檔案內容的過程。各單位可根據工作需要，有計劃布置填寫干部履歷表或補充表、寫自傳、做鑒定等，充實干部檔案內容。需要注意的是，干部檔案是一個動態性事物，干部的職位變遷、機構的組織變革、國家政策的調整、社會經濟的發展等都有可能產生新的干部檔案材料，這些材料都需要補充收入干部檔案中。此外，干部檔案中的有些材料是成套的，鑒定時若發現缺少材料應當進行登記并及時補充。為了及時收集干部檔案材料，各職能部門形成的檔案材料應送交檔案室歸檔，各職能部門應認真貫徹執行，形成干部、人事檔案材料的部門有責任按歸檔要求及時歸檔。而干部檔案管理部門則需要主動“補位”，及時將形成干部、人事檔案材料的部門形成的干部檔案文件收集歸檔。

2　干部檔案的鑒定

干部檔案的鑒定是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的干部檔案材料進行審查，甄別材料的真偽，判定其保存價值，確定其是否歸入干部檔案的工作。根據《干部檔案工作條例》等有關文件，干部檔案鑒定工作應具體分析、鑒別材料的內容、用途及其保存價值，確定其是否應該歸入干部檔案。具體工作包括：

第一，判別材料是否屬于干部檔案范圍。有些材料雖然屬于干部檔案，但是并不是本人的檔案材料，而是同名異人，也應該剔除并找當事人補充相應檔案材料。第二，加強對干部檔案的鑒定工作。尤其是鑒定檔案的真偽，判定材料的保存價值，確定是否歸干部、人事檔案。鑒定過程中發現涉及干部政歷問題或其他重要問題，需查清，未查清的材料及未辦理完畢的材料，不可歸檔。鑒定時，發現材料不完整，要及時登記并收集補充。第三，核查材料是否齊全、完整。很多干部檔案是成套的，由一系列材料組成，歸檔時干部檔案管理部門必須檢查這些材料是否齊全和完整，凡內容不清，來源和時間不明的，必須查清注明后再歸檔。另外，干部檔案應該是當事人個人歷史和經歷的連續記錄和反應，不能中斷或者空缺。第四，審查材料是否手續完備。干部檔案中的很多材料都需要蓋章或簽字才能生效，如有些證明需要組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料應有本人的簽署意見或由組織注明。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文件號，收集這些材料時必須檢查其相關手續是否齊備，不符合要求的須補辦完手續后再歸檔。

3　干部檔案的整理

干部檔案整理是干部檔案管理部門對收集起來的所有干部檔案分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷的過程。針對干部檔案的特點嘗試新的方法，成為近年來為大家所關心的問題。整理干部檔案要認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。以此為依據，可以將干部檔案整理工作分成以下幾個步驟：第一，編制分類方案類目。第二，有序地編排材料。第三，清晰地編制目錄。第四，裝訂入庫。為確保裝訂工作順利完成，裝訂前需要先檢查目錄與材料是否相符，一是材料是否齊全完整，二是順序是否正確。裝訂時應該首先將全卷材料排列整齊，然后按照標準的檔案裝訂方法打孔和包裝卷皮。裝訂后的干部檔案案卷應該目錄在卷首，卷面整潔、平坦。以卷為單位的裝訂方法在實際工作中有很多弊端，如需要補充相關材料時，必須拆卷重新編目、排列和裝訂，這不僅增加了干部檔案管理部門的工作量，還不利于其他檔案材料的保護。為此有學者提出了“活頁裝訂法”，即不再用線將屬于某個干部的所有人事檔案裝訂在一起，而是散排在檔案盒中，以便隨時增添新的材料。這是一個值得考慮的方法，但是需要完善相關制度和保管措施。目前，每一本干部檔案都實行統一規格編號編目，統一標準裝訂成冊，統一規范檔案用盒，從而實現規范化管理。整理干部檔案過程中，還需建立一定的副本制度，要注意檔案的完整性。

4　干部檔案的保管

干部檔案整理完，即進入保管階段。干部檔案保管的目的是保證人事檔案的完整性和真實性，從而為干部考核工作提供佐證。檔案保管的主要任務：一是保證實體檔案的安全，營造一個合理的環境，延長檔案的壽命。二是保護干部檔案的信息安全。為完成這兩個任務，就要求干部檔案保管必須具備如下基本的保管條件。

4.1基本的保管措施

整理實現庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”。同時，庫房需要達到防高溫高濕、防塵、防光、防盜、防火災等基本要求。這就要求，人事檔案庫建筑要符合《檔案館建筑設計規范》的基本要求。

4.2嚴密的保管制度

干部檔案包含很多黨政機關的重要領導、干部的背景、工作經歷、政治審查、重大處罰決定等個人隱私，如果不加限制地公開，有可能對干部的個人生括、工作造成影響，問題嚴重的還可能損害集體利益乃至國家利益，因此在日常的保管工作中必須特別注意保密工作。干部檔案管理部門應制定一套詳細的保密方案和措施，合理處理干部檔案利用與保密之間的矛盾。

參考文獻：

［1］ 李曉婷.人事檔案管理實務［M］.上海：復旦大學出版社，2015.

［2］ 方德生.干部人事檔案工作理論與實踐［M］.北京：光明日報出版社，2015.

中圖分類號：G271.4

文獻標志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）10-0140-02

收稿日期：2016-02-05

作者簡介：張滿麗（1982-），女，黑龍江肇源人，助理館員，主要從事人事檔案管理與技術工作。

Management method of cadre personnel archives

ZHANG Man-li
（Talent Center of Zhaoyuan County， Zhaoyuan 166500， China）

Abstract：Cadre archives administration makes scientific management on cadre archives through specific processes and standards.Cadre archives formation department and management department must fulfill the collection of cadre archives through implementation of the relevant laws and regulations，follow the relevant policies and regulations of the relevant organizations.Identification of cadre archives includes：determining the range of materials，strengthening the appraisal of archives，verifying the completion of documents，and examining the completion of audit materials.Integrity of the archives should be paid attention in the management process of cadre archives.

Key words：Cadre personnel archives； Management； Method