淺談城建檔案管理新模式的探索

李 菱

十堰市城建檔案和地下管線信息管理中心

淺談城建檔案管理新模式的探索

李 菱

十堰市城建檔案和地下管線信息管理中心

檔案是一個城市的重要信息資源，因此，檔案管理也就越來越受到政府管理層的高度重視和關注。重視和加強城建的檔案管理，充分發揮城建的檔案管理工作，對于促進城建檔案健康事業的發展，以及城建檔案長期、更高水平的發展等方面都有著相當的分量和不可比擬的意義。

城建；檔案；管理

一、當前城建檔案管理模式的現狀分析

城建檔案館為了適應發展，一直十分注重運用現代化技術進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統，還是對城建檔案館內各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。

二、從改變管理思想上進行變革

(一)改變傳統管理思想

傳統城建檔案管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。由于現代化社會是一個網絡信息化社會，我們只有通過具有特色的館藏來提升競爭力，強化收集力度，才能夠擴大信息源。所以，我們要改變傳統思想，要確立以利用、服務為中心的城建檔案指導思想，重視研究提高城建檔案為城市建設與發展服務的效益，要逐步改變傳統思想，主動適應新形勢不斷開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，為城市建設整體發展提供借鑒和參考。

(二)從根本上真正改變管理方式

如今，檔案理論也沖破傳統的檔案學的束縛，擺脫了傳統的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統領域。隨著我國社會經濟的快速發展，城市化的進程也在加速。而城建檔案在城市建設中起著越來越重要的作用，已經成為城市建設與發展的重要資源。信息化是城建檔案管理現代化的現實目標離開城建檔案工作，建設工作跨行業協調的行政成本將顯著增加，工作效能將顯著下降，建設工作將打亂仗。特別是基層建設管理工作如建設工程質量和安全監督、區縣建設管理等工作將無法落實，出了質量和安全問題將無據可查。

(三)強化城建檔案宣傳

城建檔案管理工作從原來的無到今天的有，從以前的單一到現在的全面，從原本的簡單到現代的復雜，大部分人都能夠對城建檔案管理工作有所了解。因此，我們要加強城建檔案管理宣傳力度，城建檔案宣傳工作是檔案工作的重要組成部分。我們要在“立足檔案、面向社會、增強社會檔案意識，為發展城建檔案事業服務”方針的指引下，以新思路、新觀念、新方法來加大城建檔案宣傳工作。但是依然存在部分人員無法全面的認識與了解城建檔案，這就需要我們在宣傳、教育工作上加以強化，要讓人們明白假如檔案社會意識過于薄弱，就會導致建設管理工作與利益之間出現脫節的現象。因此，面對機遇與挑戰，城建檔案如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。

三、加強新形勢下城建檔案管理的改革與創新

(一)適應社會需求，開拓創新

首先，將城建檔案館的工作納入到建設事業發展的具體規劃中，明確具體的分管領導，制定出各類相關的政策措施，并且加以完善，并且做好城建檔案管理機構的建立健全，賦予其管理與保管的職能。其次，開展業務工作創新。我國城建檔案工作是檔案實體管理與業務工作管理并舉，而以業務工作管理為重，已與建設行政程序融合在一起，創新形成了諸如建設工程檔案編制報送“一書兩證”制度、與工程質量和安全監督工作融合的工程檔案備案制度、工程檔案編制現場業務檢查和監督制度等工作制度，通過抓建設工程檔案的真實性、系統性、完整性，保證了“高水平、可操作”的建設行政管理，。第三，城建檔案管理實行統一領導、分級管理的原則，建立以城市建設檔案館（室）為中心，各有關單位檔案館（室）為基礎的城建檔案工作網絡。凡形成城建檔案的部門或單位，均須按規定移交城建檔案及有關資料，維護城建檔案的完整統一與安全，確保城建檔案的準確、系統和有效利用。

(二)提升創新能力

首先，檔案管理工作是帶有研究性的服務工作，檔案管理人員只有真正理解自身的責任，才能適應社會的需求，才能做到愛崗、敬業、奉獻。創新是促進檔案事業進步的必然要求，也是檔案事業發展的永恒主題。要善于從工作中、學習中、其它專業的知識中吸取有益的經驗，應用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創新能力，才能在檔案管理工作當中開創出新局面。其次，創新模式。新的管理模式將采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，實現城建檔案資源的合理配置，積極營建城建檔案資源共享的策略與環境。

(三)提高檔案人員管理素質

城建檔案管理人員的素質提高是時代的呼喚，檔案管理工作者在檔案管理崗位上必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案管理人員綜合素質的高低直接會影響著檔案業務工作的效率、質量和水平。城建檔案管理人員的整體素質如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。因此，盡快建設一支高素質和具有創新精神的檔案人才隊伍至關重要。因此，需要檔案部門的高度重視和統籌規劃，更需要檔案管理工作人員的高度自覺和勤奮鉆研，不斷加強自身理論知識和業務技能的學習，開拓進取，開創檔案管理工作的新局面。

總之，我國城建檔案工作源自建設事業發展，服務于建設事業發展，離不開建設事業管理體制。因此，我們要進一步加強城建檔案工作法規制度建設穩定城建檔案工作隊伍，，健全城建檔案工作機構，充實城建檔案工作專業技術力量，才能不斷提高城建檔案工作現代化管理水平。

［1］周玉敏.檔案管理人員應提高自身素質［J］.工會博覽：下旬，2010，05.

［2］張志敏，高宏山，王淑珍.《再論數字城建檔案館及其建設》城建檔案2013.5