關于如何做好檔案管理工作的幾點思考

陳彩玲

招遠市招金大秦家礦業有限公司

關于如何做好檔案管理工作的幾點思考

陳彩玲

招遠市招金大秦家礦業有限公司

企業檔案管理是整個企業管理體系的重要組成部分，因此，企業檔案管理工作與企業管理同步發展，只有做到同步發展，才能有效的開發企業檔案信息資源，為企業的發展服務。檔案管理，要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統計，歸類及后續檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執行標準上。基于此，本文將著重分析探討檔案管理方法，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

好檔案管理；方法

1 廣泛收集，把好收集關

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業的各項管理活動相同步，與項目的實施過程相同步，確保檔案資料的完整、準確、系統。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，形成網絡體系。首先，要結合企業自身的管理體制、檔案材料的形成規律，建立一個縱橫交織的檔案管理網絡體系，協調企業內部之間的關系，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎工作。其次，企業檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重要領導人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展企業管理工作服務，為企業各項管理工作提供詳細、可靠的檔案信息資源。只有做好企業檔案的收集工作，才能保證企業檔案的完整性。

2 統一檔案編寫政策、嚴肅編寫紀律

在市場經濟體制之下，企業各個部門被細化，隨著部門的增加，對于檔案編寫應該統一政策，避免出現由于不同標準導致的信息遺漏、信息不準確和不客觀，降低由于部門差異對檔案工作所造成的影響。檔案的管理工作是企業未來發展的標桿，是員工升職晉級的重要考核標準之一，關系企業及其員工的命運，因此要嚴肅檔案編寫紀律。首先，檔案編寫工作人員要認真負責，盡量避免由于主觀因素造成的偏頗，其次利用現代科技，在軟件方面狠抓檔案編寫和管理的效率和準確性，最大限度為檔案管理提供良好的客觀條件。

3 健全檔案管理相關制度

首先要緊扣檔案管理工作的部門特點和客觀實際，制定出的規章制度要有較強的針對性，體現合理性和科學性，能夠較好地滿足本單位檔案管理的現實需要。同時也要充分考慮實施中可能出現的情況和問題，制定的管理制度應簡單明了、簡便易行、方便實用，具有較強的可操作性，使制度的指導和規范作用得以充分發揮。第三，要切實抓好制度的落實，保持制度的嚴肅性，對約束對象應一視同仁，工作一絲不茍、積極主動的予以褒獎，因玩忽職守、敷衍應付而出現失誤和紕漏，造成不良影響的必須加以處罰，充分體現制度的權威性。

4 培養技術過硬的檔案專職人員

檔案管理規范化以后，對于檔案管理人員的要求也隨之提高。目前仍然有很多檔案管理人員沒有經過專業的培訓，對于檔案管理的專業知識掌握不夠充分，仍然處于陳舊的檔案管理理念當中，加之在編寫操作過程中存在諸多不足，這些構成了檔案管理工作發展的阻礙。企業應基于檔案管理工作的特殊性制定專職人員培養方案，充分利用現代計算機技術，雇傭具有電子技術的專項人才，對于已有的檔案管理人員應及時更新他們的理念，加強他們計算機知識和操作能力的學習，并設立定期考核制，對于業務不熟練的人員應該及時采取措施。

5 擴展檔案管理工作的內容

第一，發展相關的檔案信息服務產業。當今的檔案管理不光是對檔案進行保管，檔案館也不光是檔案保管的機構，而是應隨著時代的發展，不斷增加其內容，使之成為檔案信息資源的交流中心，在為使用者提供基礎服務的基礎上，增加相關的信息服務產業，創建以收集、加工、查詢、服務為主要內容的檔案管理。第二，實現檔案資源的共享。當前在工作和生活中互聯網已全面普及，這也使人們獲取信息的渠道更加多元化。網絡上的信息資源十分復雜，因此各檔案管理部門需要打破各自為政的局面，充分的利用網絡優勢，加快實現檔案信息資源的共享，為檔案信息資源價值的發揮奠定良好的基礎。第三，強化檔案的主題意識。檔案管理部門在建設網絡化檔案管理的同時，要強化檔案的主體意識，做好相關人員對檔案工作的保密意識，以及使用相關的操作方法等，加強對檔案工作的保護與利用，實現檔案資源的開發與利用。

6 拓展檔案資源共享功能

要改變傳統的管理模式，不斷創新檔案管理的方式、方法，緊緊圍繞部門的中心工作、階段性工作來搜集信息、整理素材；在進入網絡化、數據化時代的今天，要積極適應信息技術的迅猛發展，探索建立全新的檔案管理系統，以“網絡化”和“數據化”來實現檔案資料和文件信息的共享、共建。在具體的實施過程中，要本著資源共享的原則，遵循規范化、通用化的要求，充分考慮檔案管理軟件的選擇、推廣等細節問題，選用應用廣泛、操作簡便的公共軟件，以其較強的包容性來實現檔案信息的相互查閱、互通有無。

總而言之，檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是一種信息資源，是信息和載體的統一體。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。這就要求我們在以后的實際工作中必須對其實現進一步研究探討。

[1]郝杰.對檔案管理工作的幾點思考及對策[A].《建筑科技與管理》組委會.2015年8月建筑科技與管理學術交流會論文集[C].《建筑科技與管理》組委會：，2015：2.

[2]林敏芳.做好企業檔案規范化管理工作的幾點思考[J].科技風，2013，20：251-252.