談企業公文處理工作中存在的問題和對策

姜春梅

海鹽中電工程風電有限公司

談企業公文處理工作中存在的問題和對策

姜春梅

海鹽中電工程風電有限公司

當前，在企業公文中，公文不僅起著承上啟下、統籌全局、協調各方、承內聯外的中樞作用，而且能反映出一個地方或部門的工作水平，更關系到方針政策能否及時準確地傳達貫徹和有效地執行。如果能夠做好公文處理工作，有利于實現政令暢通，促進企業工作的規范化、精細化與科學化發展。但是在實際的處理中仍然存在著一些問題。基于此，文章就企業公文處理工作中存在的問題和對策進行分析。

企業公文處理；問題；對策

1.企業公文處理的重要作用

1.1 公文處理水平表現著企業管理能力

公文包含眾多內容，工作部署、方針、通知、通告、會議紀要等等都是公文的一種，作為企業信息溝通與工作下達的一種工具，代表著企業權威。如果在公文處理中出現問題，將對企業其他生產工作帶來不良影響，更會曲解領導意圖，延誤或者阻礙工作進度。

1.2 企業公文處理與企業形象息息相關

一套符合規范的、科學、高效的公文處理規范能夠體現出企業發展實力與外在形象。如果是各方面都很健全的企業，其公文處理上也必然有著正規、成熟的運轉體系，在公文處理上也是高質量的。相反，如果企業公文質量低，處理水平不高，也表示著企業較低的辦事效率與行政能力。

2.公文處理過程中的常見問題及對策

2.1 公文處理效率不高

(1)明確時限，確保公文處理及時高效。對于集團型企業來說存在著較多層級，在處理公文時應該具有一定的時間要求，處理常規性文件要求利用3天的時間完成，最多也不能超過7天；處理緊急公文要隨收隨處理；在處理工作安排與會議通知時，不能超過1天的時間，同時上交處理意見。(2)加強溝通，明確公文處理意見。第一，企業不同部門在處理公文過程中，應在明確處理意見前，采取電話、郵件、會議等做法做好溝通協調工作。第二，下級部門將自身意見呈報上級部門時，要及時與上級部門取得聯系并做好溝通工作，也可以提前將意見上報有關部門審核，達到一致性意見后再上報。第三，如果公文涉及到多個部門，那么則需組織相關部門會簽，同時主辦部門要積極與有關部門溝通與協調。

2.2 公文文種方面

(1)文種使用有誤。當前應用的公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、紀要等十五種文種。在印發公文時不能超過這些文種，但卻經常發生不能正確使用公文文種情況，如把“XX辦法”作為公文處理，文種使用不正確，“辦法”不歸為公文文種，正確的行文應該是“關于印發XX辦法的通知”，“XX辦法”應該是附件。(2)“請示”與“報告”文種混淆不分。如在公文題目當中，“請示”和“報告”不能正確區分，有的在“報告”當中存在請示的內容。“請示”要做到講明一件事，在請示時要得到上級部門的同意，所以“請示”當中要寫明上報單位的聯系人、聯系方式，上級部門在詢問有關情況時可以及時聯系有關人員。“報告”一般情況下是下級向上級匯報工作，回答上級部門提出的問題，報告事項不要求上級部門給予回復。

2.3 標題轉行或排列錯誤

《黨政機關公文格式》規定標題排列應當使用梯形或菱形。公文標題不能排列成長方形或上下長、中間短的沙漏形，轉行時不能將詞語折斷。

例1：

×××工會關于組織職工觀看“XX杯”2015年全國東南西北中羽毛球大賽(××××站)的通知

該標題應改為：

工會關于組織職工觀看“ZZ杯”

2015年全國東南西北中大賽

(××××站)的通知

2.4 錯用主送機關

“決議”“決定”“意見”這類公文不用標明主送機關。這是很多發文機關容易忽略的問題，經常在此類公文中標注主送機關。

2.5 正文常見問題

首頁無正文。正文是公文的主體和核心部分，公文首頁必須顯示正文。主要在表現在聯合行文時發文機關多、標題太長、主送機關過多，首頁無正文內容，就要精簡發文機關；調整標題內容，縮減標題字數；對主送單位用規范化簡稱，或在抄送中列出，為正文留出空間，避免首頁沒有公文內容的情況。

正文結構層序號使用不規范。《黨政機關公文格式》對正文結構層次序號使用有明確規定，依次為“一、”“(一)”“1.”“(1)”。

3.進一步提高公文處理水平的措施

3.1 完善制度體系

一方面要根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔2012〕14號)的精神和中央八項規定的要求，結合公文處理工作的新經驗，修訂完善相應的公文處理細則，另一方面需研究制定配套的系列規程和實施辦法。

3.2 提高質量，精簡數量

一是加大公文審核把關力度。對質量差、運轉不規范的公文要嚴格執行退文制度，標明退文理由，規定重新辦理時限；對重要文件需提出審核意見，以便領導參考、定奪；推進分級審核制度，以提升機關人員的公文質量意識。二是堅決落實精簡公文的要求。制定年度公文總量控制辦法，嚴格實行定額把關。每年年初根據年度工作總體安排，結合工作實際，制訂詳細的發文計劃，各部門按照職能分工和重點工作推進計劃，需要臨時發文的，原則上在總量范圍內調劑，對超出計劃的文件要嚴格審批。

3.3 提升公文運轉效率

一是深入研究公文運轉規律，抓住重點、難點、要點，優化工作流程，切實維護和保證機關正常的公文運轉秩序。二是建立應急辦文制度，制訂應急預案，提升應急處置能力，保證政令暢通。三是做好文件的動態跟蹤督辦，區分催辦件、急件、特急件、限時件的跟蹤督辦方式，定期梳理，定期電話督辦，定期發送催辦單。四是大力推進電子公文，對主動公開或依申請公開的公文，堅決通過電子公文的方式發送。

綜上所述，在企業經營管理當中，公文是非常重要的行政工具，也是企業管理中經常應用的。因此，要嚴格依據公文處理的流程操作，遵守國家制度與工作紀律，應用考核制度，認真做好公文處理的每一項工作，公文處理工作就能得到高效運行。

[1]做好公文處理的三個關鍵[J].秘書工作，2015，06：38-39.

[2]王淵.如何做好企業公文處理工作[J].現代國企研究，2015，06：88+90.

[3]喇全戰.對公文處理常見問題的幾點思考和建議[J].科學中國人，2015，32：164.