基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在的問題及解決辦法

丁 輝

綿陽市城市綠化中心

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在的問題及解決辦法

丁 輝

綿陽市城市綠化中心

本文對基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔工作中所產(chǎn)生的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的策略，僅供參考。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；文件材料歸檔；問題與解決措施

前言

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。完整、規(guī)范的文件歸檔工作可以較為真實(shí)地記錄單位活動的發(fā)展過程，提高檔案利用的效率，更好地為單位工作及個人工作生活服好務(wù)。在實(shí)際工作中，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔還存在著一些問題，如只歸檔紅頭文件、文件缺失、記錄過程不完整等，給檔案收集、整理、利用工作增加了難度，如何較好地解決基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔所存在的問題，應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作者的重視。

一、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在的問題

機(jī)關(guān)檔案是國家檔案資源的重要來源。如果各機(jī)關(guān)歸檔文件質(zhì)量不高，今后移交進(jìn)檔案館，就要導(dǎo)致檔案館館藏質(zhì)量的下降，不能完整反映某一段歷史時(shí)期國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的面貌。目前我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在著較為明顯的問題，首先是文件材料收集的不完整性，大多數(shù)單位只重視對紅頭文件的收集歸檔，會議及活動的文件歸檔皆是以紙質(zhì)文件為主，但對照片、影像、實(shí)物等載體的檔案未進(jìn)行收集、歸檔管理，缺乏對事態(tài)發(fā)展進(jìn)程的直接、真實(shí)表現(xiàn)資料。其次，單位對檔案工作沒有給予足夠的重視，檔案人員更換頻繁且缺乏必備的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致工作銜接不到位，對應(yīng)該歸檔的文件沒有進(jìn)行及時(shí)的收集與整理，致使檔案的收集不齊全、整理不規(guī)范。

二、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔優(yōu)化策略

1.材料收集。單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對文件材料的收集工作，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定相應(yīng)的規(guī)章制度，要求各部門和個人對在公務(wù)活動中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實(shí)物等不同載體的歷史記錄要及時(shí)移交歸檔，任何個人不得丟失、自行銷毀或據(jù)為己有，這樣收集來的文件材料才能較為齊全完整，有利于檔案作用的發(fā)揮。

2.區(qū)分歸檔。在對文件資料進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，同時(shí)應(yīng)注意區(qū)分不同載體、不同保管期限、不同問題、不同部門、不同密級等要素，進(jìn)行全面、綜合性的判斷，才有利于今后檔案的查找、利用工作方便快捷高效。

3.去除重件、不歸檔文件。對所收集的文件材料進(jìn)行電腦的清單列舉，再將現(xiàn)有資料按照文件名稱或是序號進(jìn)行有序排列，逐步篩選出重復(fù)的文件材料和不需要?dú)w檔的文件材料，進(jìn)行剔除，同時(shí)對文件列表中缺失的文件進(jìn)行及時(shí)的收集，保證歸檔文件齊全完整。

4.劃分保管期限、機(jī)構(gòu)。對歸檔文件的保管期限及機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分。在對文件保管期限進(jìn)行劃分時(shí)應(yīng)充分考慮文件的重要程度及資料的相互關(guān)聯(lián)性，假如一份文件的保管期限為10年，但與另外幾份30年的文件有著不可拆分的聯(lián)系，則可以將其保管期限從10年調(diào)整為30年或更長。同一部門、相同問題的文件資料歸檔在一起，便于工作的查考和利用。

5.補(bǔ)充收集材料。檔案人員通過對各部門移交的文件材料進(jìn)行比對，列出缺失文件清單，并將其交給相關(guān)部門進(jìn)行材料的補(bǔ)充收集，力求確保全部文件材料歸檔。

6.修整、裝訂。文件多為紙質(zhì)，經(jīng)不起長時(shí)間的存放及翻閱，特別是熱敏紙傳真件的保存，因此對歸檔文件的修整及裝訂就顯得尤為重要。對翻閱過程中產(chǎn)生的卷邊、折頁、破損等情況應(yīng)進(jìn)行有效的修整，盡可能地保持原有材料的狀態(tài)，對于無法修復(fù)的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)印，保證文件的完整性。

根據(jù)保管期限不同，確定裝訂方式。永久、30年保存的歸檔文件要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂制品，采用線裝法裝訂，不使用不銹鋼夾或封套；短期保存的歸檔文件不必去掉金屬物。

7.蓋歸檔章、編號。每份歸檔的文件都需要蓋檔號章，檔號章包括全宗號、年度、件號、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、頁數(shù)6個要素。

通過對文件進(jìn)行編號可以有效加強(qiáng)文件管理，對后期的文件利用工作起著重要的作用。在編號時(shí)不應(yīng)考慮分盒問題，即裝盒后最低一級類目中各盒內(nèi)的文件編號是連續(xù)的，如第一盒從1-18號，第2盒從19號開始編起。如果是以年度-保管期限分類，一個單位在一個年度內(nèi)永久編一個流水號，定期30年編一個流水號，定期10年編一個流水號。對遺留的帳外文件的歸檔，可以采取將其排列在相應(yīng)年度相應(yīng)類別歸檔文件的最后。

8.裝盒。將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒；不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限、不同密級的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)(問題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

9.填寫備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明主要填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人指負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名；檢查人指負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；日期填寫歸檔文件整理完畢的日期。

10.編目。對文件材料的歸檔過程中的最后一步就是對整理好并裝入盒的資料進(jìn)行目錄的編寫及蓋印。按照歸檔文件的要求對歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行目錄制作并進(jìn)行打印，放在文件盒的首頁位置，便于文件的翻閱與查看。同時(shí)按照國家對文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，不同年限的有效文件應(yīng)建立多套復(fù)印文檔，避免資料的丟失。

三、結(jié)束語

面對基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的眾多文件材料，做好相應(yīng)的歸檔工作尤為重要。檔案工作者要按照新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則(DA＿T22-2015)》的相關(guān)規(guī)定，讓文件材料的歸檔更加齊全完整、準(zhǔn)確，使查詢的過程更加方便快捷，更好地促進(jìn)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率和質(zhì)量的提升，為單位工作的順利開展和社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)。

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[4]郭璇. 加強(qiáng)文書工作，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作有效開展[J]. 大學(xué)教育，2012.