淺論檔案管理現(xiàn)代化

王偉巖

威海市接待處

淺論檔案管理現(xiàn)代化

王偉巖

威海市接待處

社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極并不可或缺的作用，但在檔案管理方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機已滲入社會的各個領(lǐng)域，其已完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題，所以本文對檔案管理現(xiàn)代化進行了探討。

檔案；管理；現(xiàn)代化

隨著計算機技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用愈來愈大，我國檔案部門于20世紀(jì)70年代末開始應(yīng)用計算機輔助檔案管理，從20世紀(jì)80年代開始，我國已經(jīng)步入了檔案管理現(xiàn)代化時期，本文將對檔案管理現(xiàn)代化進行闡述。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進技術(shù)和先進設(shè)備，對檔案進行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設(shè)服務(wù)，其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個方面。

二、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

一方面實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會生活各個領(lǐng)域越來越廣泛的應(yīng)用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應(yīng)時代發(fā)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；一方面實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴(yán)重的問題，據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當(dāng)一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴(yán)重的已失去了字跡，成了無字檔案，由此看來，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護水平；一方面實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路，傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環(huán)境中解放出來，且大大地提高了工作效率。

三、檔案管理現(xiàn)代化措施

1.更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運與前途；其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進而有計劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

2. 重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在進行檔案管理實踐中，想要真正地確保實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，必須根據(jù)需要制定一系列的切實可行的實施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序，達到最佳效益，這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個重要手段和前提，若在檔案管理時僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么很難真正提高檔案管理的質(zhì)量和速度。所以，在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須先進行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個好的基礎(chǔ)。

3.引進先進設(shè)施。實施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進先進的管理設(shè)備，現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費支持，幫助他們引進先進的技術(shù)和設(shè)備。

4.加快復(fù)合型人才培養(yǎng) 。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識，所以要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強檔案管理隊伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點，把具有復(fù)合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中，還要采用多種形式、實施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才，逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

5.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，促進交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理，檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館(室)的現(xiàn)代化管理工作，需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展，交流、合作，則是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁，檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國與世界上發(fā)達國家的檔案工作也存在著一定的差距，這就需要及時地進行科學(xué)的交流、學(xué)習(xí)與合作，認(rèn)真對照、分析、研究，取長補短，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

6.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們必須正視這個現(xiàn)實，不能將檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作，因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

綜上所述，檔案管理工作是記錄社會文化發(fā)展的有效措施，也是信息的內(nèi)存庫，現(xiàn)在檔案管理工作已經(jīng)有了新的發(fā)展，從原來的書本材料到現(xiàn)在的計算機處理化，而作為合格的檔案管理工作者也應(yīng)當(dāng)與時俱進，學(xué)習(xí)新的方式方法，利用計算機等先進的方法作為檔案管理的有效手段，這也有利于檔案管理的規(guī)整化科學(xué)化。