關于文書檔案管理存在的問題及應對對策分析

杜建越

佛山市三水區疾病預防控制中心

關于文書檔案管理存在的問題及應對對策分析

杜建越

佛山市三水區疾病預防控制中心

隨著電腦的普及以及信息技術的快速發展，現代的文書檔案管理在單位中占據了更加重要的位置。如如何利用信息化手段對文書檔案進行有效、規范的管理是當前檔案管理人員的研究熱點。本文首先針對當前疾控中心文書檔案的重要性進行了簡單描述，其次剖析文檔管理存在的問題，最后針對性提出相關的解決對策，其中領導的重視，加大軟硬件一體化建設是做好文檔管理工作的基礎。疾控中心只有不斷加大檔案設施的投入，才能不斷向規范化、信息化、現代化方向邁進，為疾病防控的相關決策提供更好的數據支撐。

文書檔案；管理；問題；對策

一、文書檔案管理工作的重要性

疾控中心文書檔案是上級領導及部門的公文、醫院的重大事件和活動的最原始的資料。因此文檔管理工作是一項政策性、專業性、保密性很強的工作。特別是在信息化技術飛速發展的背景下，文檔管理工作是否順利進行直接關系到單位各項工作能夠長足發展。文檔管理在很多方面都能夠體現出單位活動的深度與廣度，疾控中心的文書檔案是對單位各項活動的客觀記錄，它具有真實性和客觀性，反映了對事業活動的真實記錄；文檔管理無論是電子版本還是紙質版本，都具有很大的參考性，能夠為單位在未來更好的開展社會活動提供更多的科學的經驗。

二、文檔管理的問題

1.沒有注重管理，缺乏有效性

在單位領導的思想觀念中，檔案管理工作是很重要的，這種重要性僅僅體現在其他相關的部門進行文檔查閱的時候能夠提供相關的證明即可。而所使用的檔案管理設施相對落后，缺乏專業人員以及管理資金，使得檔案管理實際水平不高，沒有及時收集以及整理部分重要檔案，沒有對重要性的資料進行有效的統計分析，不能為領導的決策提供及時、可靠的數據支撐。

2.檔案信息資源開發不足，檔案利用率較低

單位對檔案信息資源開發不足，目前的檔案利用僅僅停留在查閱資料上，未對檔案信息進行深層次的開發和利用， 檔案服務能力有待進一步加強，檔案的利用率有待進一步提升。

3.沒有充分發揮現代化技術的優勢

隨著互聯網、計算機技術、信息化技術的推廣和應用，在單位檔案管理中應用新技術已經成為必然趨勢。然而單位由于投入有限，導致現代化管理一直無法推行，檔案管理不能實現共享和信息傳遞，制約著工作的效率。

4.疾病控制進度與歸檔進度不同步

由于各種原因，導致一些重點防控的疾病，比如登革熱、手足口等重點防控的疾病的檔案收集渠道多且不及時等原因，導致檔案收集的信息滿足不了疾病防控中心決策的需要。疾病防控中心對該類疾病的傳播范圍、傳播方向的預計具有滯后性，不能及時、準確做出疾病的有效防控。

針對問題的對策分析

提高對檔案管理的重視程度。提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內加強宣傳，通過多種方式積極調動庫存檔案資源并加以利用。比如進一步對檔案進行有效、可靠、及時的統計分析，對單位的年度工作總結、本單位的疾病防控對策提供數據支撐。

推行現代化管理。企業要不斷增加資金投入，引進現代化管理設備和技術，通過互聯網和媒體實現信息的網上傳遞、共享，除此之外，可以針對相關的疾病防控目標，根據重點疾病防控要求，對重點的疾病設置自動化的跟蹤以及預警機制，提升疾病防控的效率和質量。

注重提升檔案管理人員的綜合素質。單位的檔案管理不僅是保證檔案數據的真實，還需要提升管理人員的工作效率以及數據處理和分析的能力。在現代化技術的推廣應用下，企業要做好人員選拔和培訓，注重對檔案人員素質能力的提高，根據檔案管理實際要求鼓勵管理人員參加繼續教育，在必要的情況下，單位可建立起定期培訓制度，確保管理人員能夠按照規定、有目的、有計劃地參與學習，并樹立他們的服務意識和全局觀念，引導其更好地完成工作。

加強重點預防疾病防控過程中各種檔案資料的收集工作。單位在重點預控疾病防控過程中需要注意到以下幾點：①及時性。各階段形成的文檔資料，要隨著防控過程及時收集，并要有針對性地收集。②準確性。保證各過程的資料數據口徑的統一，確保數據的準確性。③規范性。檔案管理人員應該要求相關的填報單位對重要指標進行規范的填報，確保數據分析的可行性。

三、加強檔案信息資源的開發，提升檔案利用率

通過檔案網站發布開放檔案信息、提供檔案利用是檔案信息資源開發利用的新形式；通過建立“數字化”檔案信息數據庫，建立具有特色的疾病防控專題分析模塊。①網絡環境下的檢索方式.利用網絡技術，檔案信息被制作成網頁，通過網站上網傳輸，用戶只要在搜索欄中填入所查檔案的相關信息，可以通過網絡方便而容易地查到檔案信息，在時間上大大提高了檔案的時效性。另外，檔案部門還可以從網上搜集有關的網站網址，對其檔案信息進行著錄標引，建立網上檔案檢索體系，使眾多的網址和網上檔案信息條理分明，便于使用，從邏輯上將分散在全國各地的檔案信息資源聯系起來，形成一個內容豐富、門類繁多的信息集成系統，從根本上解決了檔案分散性的問題。②網絡環境下的編研方式.紙質檔案原件全文數字化是使檔案信息數據上網運行的前提條件，又是網絡環境下開發檔案信息資源的基礎，在此基礎上才能對檔案信息進行分類，建立檔案數據庫和檔案查詢系統。檔案的全文數字化就是將各種形式的檔案信息，如文字、圖象、聲音、動畫等，以數字記錄的方式全部存儲在光盤或磁帶等磁性載體上或計算機硬盤上，并通過計算機網絡再現這些信息的過程。③建立“數字化”檔案信息數據庫，加強重點專題的模塊分析。在檔案信息數字化的基礎上，單位檔案部門根據不同的專題建立檔案數據庫。檔案數據庫不應該是簡單的檔案信息存儲系統，它應該是對數字化的檔案信息進行深入加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學分類組合。它以按照檔案保管單位形成全宗數據，可以按照不同的業務、疾病防控的重要性程度等領域形成各個領域的專業數據，按照檢索的層次可以分為目錄數據、索引數據、文獻數據或全文數據等等。這樣，可以方便擁護查詢檔案，不僅提高查全率和查準率，提高信息的有序性、完整性、可理解性；還可以有效提高疾病防控中心對重點專題的模塊進行有效的數據統計和建模分析，大大提升檔案資源的利用率。

四、結束語

總而言之，文書檔案是單位最重要的信息資源，也是單位進行科學、有效、及時決策的基礎。在信息化、網絡化、計算機快速發展的時代背景下，單位必須注重對檔案管理，提高檔案管理工作人員的能力，擺脫原來的工作模式，積極發揮檔案管理的效力，提升檔案管理利用率，促進單位的管理和決策的及時性、有效性。

［1］周國新.試論文書檔案管理工作的相關創新［J］.東方企業文化，2014（03）.

［2］吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究［J］.企業改革與管理，2016（3）.

［3］ 魏秀芳.事業單位檔案管理中存在的問題及對策探討［J］.檔案工作，2016（05）.

杜建越，1971年6月生，女，漢族，廣東佛山人，大專，檔案管理員，從事檔案管理工作，研究方向是檔案管理的信息化、檔案信息的統計分析方法。