對企業(yè)建設(shè)工程檔案歸檔管理的探討

齊 明

河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館

對企業(yè)建設(shè)工程檔案歸檔管理的探討

齊 明

河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館

河鋼邯鋼以“國際領(lǐng)先、國內(nèi)一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標(biāo)，努力打造河鋼邯鋼國際品牌，不斷進(jìn)行技術(shù)更新改造，其中建設(shè)工程檔案管理是技術(shù)更新改造工作重要環(huán)節(jié)。

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理是企業(yè)建設(shè)歷史記錄，不斷推進(jìn)

項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)檔案管理一項(xiàng)重要工作。

企業(yè)建設(shè)工程檔案是企業(yè)建設(shè)歷史記錄，也是企業(yè)建設(shè)投產(chǎn)、運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技術(shù)改造等重要依據(jù)，不斷推進(jìn)建設(shè)檔案管理規(guī)范化、制度化是企業(yè)檔案管理一項(xiàng)重要工作。近幾年河鋼邯鋼以“國際領(lǐng)先、國內(nèi)一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標(biāo)，努力打造河鋼邯鋼國際品牌，對產(chǎn)線不斷進(jìn)行技術(shù)更新、改造，增加產(chǎn)品品種和提高產(chǎn)品質(zhì)量。建設(shè)檔案歸檔準(zhǔn)確、完整、及時(shí)、是技術(shù)更新、項(xiàng)目改造重要基礎(chǔ)，更是企業(yè)檔案管理一項(xiàng)重要工作。

建設(shè)工程檔案歸檔不準(zhǔn)確、不完整、不及時(shí)不僅影響建設(shè)工程形象進(jìn)度，而且對建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)運(yùn)行后，維修、管理、改擴(kuò)建等工作造成很大困難。根據(jù)以往建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況，重點(diǎn)造成建設(shè)工程檔案歸檔難主要原因：一是大多數(shù)參建單位領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、管理人員把主要精力放在抓工程進(jìn)度、工程質(zhì)量上，檔案資料整理工作不落實(shí)、責(zé)任不明確，對建設(shè)工程檔案不重視，不設(shè)資料員崗位。二是設(shè)備開箱資料管理混亂，丟失損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。三是工程建設(shè)周期長，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數(shù)量多，檔案管理人員水平參差不齊。四是隱蔽工程、質(zhì)量異議、資料不真實(shí)、不完整。由于建設(shè)工程施工單位多，如果不通過規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)該項(xiàng)工作，建設(shè)檔案歸檔工作無疑會(huì)出現(xiàn)很多復(fù)雜問題，建設(shè)單位與施工單位，或者施工單位與施工單位之間，因檔案歸檔責(zé)任扯皮現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響建設(shè)檔案的歸檔時(shí)間和檔案質(zhì)量。針對這種現(xiàn)象2011年8月邯鋼檔案管理部門采取以下做法：

1、落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔制度為基礎(chǔ)

通過在合同中增加建設(shè)項(xiàng)目檔案要求條款，制定項(xiàng)目檔案歸檔制度，簽訂歸檔責(zé)任書，明確各施工方歸檔責(zé)任。項(xiàng)目開工前，以書面紅頭文件《邯鋼公司建設(shè)檔案歸檔移交制度》，對各施工單位資料員進(jìn)行為期一周培訓(xùn)，內(nèi)容：檔案收集、整理、移交、時(shí)間、違約處罰等做了詳細(xì)說明、重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)。并與各施工單位簽訂《邯鋼建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任書》，使施工單位真正從思想上一開始就重視建設(shè)檔案收集工作，使工程資料隨著建設(shè)進(jìn)度，及時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔。

2、規(guī)范建設(shè)工程設(shè)備開箱隨機(jī)資料責(zé)任落實(shí)

設(shè)備開箱隨機(jī)資料責(zé)任落實(shí)也是建設(shè)檔案管理重點(diǎn)。建設(shè)工程設(shè)備開箱資料是指設(shè)備出廠證、合格證、質(zhì)保書、安裝圖、使用手冊、保修手冊、操作要點(diǎn)手冊等等資料。設(shè)備維修、日常維護(hù)、改造重要參考依據(jù)是這些隨機(jī)資料，保管好意義是重大的。根據(jù)以上情況，我們明確設(shè)備開箱責(zé)任人，要求設(shè)備廠家在設(shè)備開箱時(shí)通知業(yè)主單位技術(shù)人員，由技術(shù)人員簽字后，兩天內(nèi)交到（建設(shè)）業(yè)主單位檔案員手里進(jìn)行歸檔，并對開箱資料不及時(shí)歸檔或?qū)㈤_箱資料據(jù)為己有者采取了嚴(yán)格考核制度。業(yè)主單位設(shè)備動(dòng)力科每兩個(gè)月對建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備隨機(jī)資料清單進(jìn)行核對，對沒有移交到檔案員手里隨機(jī)資料，或檔案員沒有及時(shí)歸檔，按照規(guī)定考核責(zé)任人，施工單位或籌建組使用隨機(jī)資料時(shí)一律使用復(fù)印件。通過規(guī)范責(zé)任使建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備隨機(jī)資料原件歸檔率100%，保存了原件完整性。

3、實(shí)施建設(shè)工程檔案業(yè)主專項(xiàng)檢查工作制度

工程檔案專項(xiàng)檢查工作制度是項(xiàng)目檔案管理過程控制和調(diào)度管理重要手段。建設(shè)工程特點(diǎn)是建設(shè)周期長，參建單位多，作業(yè)線長（包括調(diào)研、論證、決策、立項(xiàng)勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、試生產(chǎn)、竣工，驗(yàn)收等）文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數(shù)量多，每一個(gè)參建單位、一個(gè)部門、一個(gè)工程技術(shù)人員或管理人員，在某一個(gè)環(huán)節(jié)，某一項(xiàng)具體工作、某一個(gè)工作時(shí)段遺漏、丟失、沒有做好工程檔案形成、積累、整理，都會(huì)給建設(shè)工程檔案造成損失。我們對建設(shè)工程檔案移交實(shí)施專項(xiàng)檢查制度，加強(qiáng)中間控制和調(diào)度管理。一是指定專人負(fù)責(zé)工程檔案檢查、指導(dǎo)，每月系統(tǒng)全面檢查一次，及時(shí)跟蹤指導(dǎo)施工單位工程檔案收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監(jiān)理例會(huì)，一方面了解整個(gè)工程進(jìn)展情況，另一方面向參加會(huì)議有關(guān)單位匯報(bào)工程檔案專項(xiàng)檢查中出現(xiàn)的問題，及時(shí)整改，通過實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查工作制后，施工單位主動(dòng)向檔案部門通報(bào)檔案收集、整理工作中出現(xiàn)的問題，另一方面也加強(qiáng)了對歸檔檔案管理，做到了原件歸檔率100%，進(jìn)一步提高了竣工圖編制和文字材料收集整理質(zhì)量。

4、實(shí)行《建設(shè)工程檔案審驗(yàn)報(bào)告制度》，提高監(jiān)控力度

只有施工單位向建設(shè)單位移交了完整、準(zhǔn)確、合格竣工檔案，工程建設(shè)工作才能算完成。為提高建設(shè)工程檔案質(zhì)量，強(qiáng)化工程檔案監(jiān)控力度，我們制定了《建設(shè)工程檔案審驗(yàn)報(bào)告制度》，規(guī)定所有建設(shè)工程檔案由基建技改管理部們進(jìn)行審驗(yàn)，重點(diǎn)檢查該歸檔資料是不是有漏歸現(xiàn)象，技術(shù)參數(shù)、變更，所有內(nèi)容檢查合格后，開具“建設(shè)工程項(xiàng)目審驗(yàn)合格證”，連同工程檔案交綜合檔案室進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查質(zhì)量控制資料和檢驗(yàn)評定資料整理質(zhì)量，隱蔽工程竣工圖編制質(zhì)量是否真實(shí)可靠 “圖物一致”，合格率是否達(dá)到國家要求，避免工程檔案不合格，施工單位早已撤走，無人整改被動(dòng)局面，綜合檔案室預(yù)驗(yàn)收合格后再開具“建設(shè)工程檔案移交清單”交檔案館正式驗(yàn)收。這樣環(huán)環(huán)相扣，層層把關(guān)，有效保證建設(shè)工程檔案合格率100%，準(zhǔn)確率，完整率100%，案卷質(zhì)量明顯提高，達(dá)到國家要求。

上述措施實(shí)施調(diào)動(dòng)了施工單位移交歸檔積極性、主動(dòng)性，加強(qiáng)施工單位對建設(shè)檔案管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)建設(shè)檔案歸檔管理完整性99%、準(zhǔn)確性99%、歸檔率100%，推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理水平。當(dāng)然我們需要做的工作還有很多，如有些設(shè)備制造企業(yè)為了維護(hù)企業(yè)自身利益，重要設(shè)備圖紙不交買方，對設(shè)備維檢，設(shè)備檢修、改造帶來困難，在以后工作中我們會(huì)進(jìn)一步探索建設(shè)工程和設(shè)備檔案管理辦法，使建設(shè)工程檔案更好為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展做好后盾。

齊明：女，73年5月出生，本科，河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館，副研究館員。