對企業建設工程檔案歸檔管理的探討

齊 明

河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館

對企業建設工程檔案歸檔管理的探討

齊 明

河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館

河鋼邯鋼以“國際領先、國內一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造河鋼邯鋼國際品牌，不斷進行技術更新改造，其中建設工程檔案管理是技術更新改造工作重要環節。

企業建設工程檔案管理是企業建設歷史記錄，不斷推進

項目檔案管理規范化、制度化、標準化是企業檔案管理一項重要工作。

企業建設工程檔案是企業建設歷史記錄，也是企業建設投產、運行、維修、管理、改擴建和技術改造等重要依據，不斷推進建設檔案管理規范化、制度化是企業檔案管理一項重要工作。近幾年河鋼邯鋼以“國際領先、國內一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造河鋼邯鋼國際品牌，對產線不斷進行技術更新、改造，增加產品品種和提高產品質量。建設檔案歸檔準確、完整、及時、是技術更新、項目改造重要基礎，更是企業檔案管理一項重要工作。

建設工程檔案歸檔不準確、不完整、不及時不僅影響建設工程形象進度，而且對建設項目投產運行后，維修、管理、改擴建等工作造成很大困難。根據以往建設項目檔案管理情況，重點造成建設工程檔案歸檔難主要原因：一是大多數參建單位領導、工程技術人員、管理人員把主要精力放在抓工程進度、工程質量上，檔案資料整理工作不落實、責任不明確，對建設工程檔案不重視，不設資料員崗位。二是設備開箱資料管理混亂，丟失損壞現象嚴重。三是工程建設周期長，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多，檔案管理人員水平參差不齊。四是隱蔽工程、質量異議、資料不真實、不完整。由于建設工程施工單位多，如果不通過規范化、制度化、標準化推進該項工作，建設檔案歸檔工作無疑會出現很多復雜問題，建設單位與施工單位，或者施工單位與施工單位之間，因檔案歸檔責任扯皮現象時有發生，影響建設檔案的歸檔時間和檔案質量。針對這種現象2011年8月邯鋼檔案管理部門采取以下做法：

1、落實建設項目檔案歸檔制度為基礎

通過在合同中增加建設項目檔案要求條款，制定項目檔案歸檔制度，簽訂歸檔責任書，明確各施工方歸檔責任。項目開工前，以書面紅頭文件《邯鋼公司建設檔案歸檔移交制度》，對各施工單位資料員進行為期一周培訓，內容：檔案收集、整理、移交、時間、違約處罰等做了詳細說明、重點強調。并與各施工單位簽訂《邯鋼建設項目檔案歸檔責任書》，使施工單位真正從思想上一開始就重視建設檔案收集工作，使工程資料隨著建設進度，及時、完整、準確歸檔。

2、規范建設工程設備開箱隨機資料責任落實

設備開箱隨機資料責任落實也是建設檔案管理重點。建設工程設備開箱資料是指設備出廠證、合格證、質保書、安裝圖、使用手冊、保修手冊、操作要點手冊等等資料。設備維修、日常維護、改造重要參考依據是這些隨機資料，保管好意義是重大的。根據以上情況，我們明確設備開箱責任人，要求設備廠家在設備開箱時通知業主單位技術人員，由技術人員簽字后，兩天內交到（建設）業主單位檔案員手里進行歸檔，并對開箱資料不及時歸檔或將開箱資料據為己有者采取了嚴格考核制度。業主單位設備動力科每兩個月對建設項目設備隨機資料清單進行核對，對沒有移交到檔案員手里隨機資料，或檔案員沒有及時歸檔，按照規定考核責任人，施工單位或籌建組使用隨機資料時一律使用復印件。通過規范責任使建設項目設備隨機資料原件歸檔率100%，保存了原件完整性。

3、實施建設工程檔案業主專項檢查工作制度

工程檔案專項檢查工作制度是項目檔案管理過程控制和調度管理重要手段。建設工程特點是建設周期長，參建單位多，作業線長（包括調研、論證、決策、立項勘測、設計、施工、調試、試生產、竣工，驗收等）文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多，每一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員或管理人員，在某一個環節，某一項具體工作、某一個工作時段遺漏、丟失、沒有做好工程檔案形成、積累、整理，都會給建設工程檔案造成損失。我們對建設工程檔案移交實施專項檢查制度，加強中間控制和調度管理。一是指定專人負責工程檔案檢查、指導，每月系統全面檢查一次，及時跟蹤指導施工單位工程檔案收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監理例會，一方面了解整個工程進展情況，另一方面向參加會議有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，及時整改，通過實施建設項目檔案專項檢查工作制后，施工單位主動向檔案部門通報檔案收集、整理工作中出現的問題，另一方面也加強了對歸檔檔案管理，做到了原件歸檔率100%，進一步提高了竣工圖編制和文字材料收集整理質量。

4、實行《建設工程檔案審驗報告制度》，提高監控力度

只有施工單位向建設單位移交了完整、準確、合格竣工檔案，工程建設工作才能算完成。為提高建設工程檔案質量，強化工程檔案監控力度，我們制定了《建設工程檔案審驗報告制度》，規定所有建設工程檔案由基建技改管理部們進行審驗，重點檢查該歸檔資料是不是有漏歸現象，技術參數、變更，所有內容檢查合格后，開具“建設工程項目審驗合格證”，連同工程檔案交綜合檔案室進行預驗收，重點檢查質量控制資料和檢驗評定資料整理質量，隱蔽工程竣工圖編制質量是否真實可靠 “圖物一致”，合格率是否達到國家要求，避免工程檔案不合格，施工單位早已撤走，無人整改被動局面，綜合檔案室預驗收合格后再開具“建設工程檔案移交清單”交檔案館正式驗收。這樣環環相扣，層層把關，有效保證建設工程檔案合格率100%，準確率，完整率100%，案卷質量明顯提高，達到國家要求。

上述措施實施調動了施工單位移交歸檔積極性、主動性，加強施工單位對建設檔案管理責任，實現建設檔案歸檔管理完整性99%、準確性99%、歸檔率100%，推進項目檔案管理規范化、制度化、標準化建設，提升企業檔案管理水平。當然我們需要做的工作還有很多，如有些設備制造企業為了維護企業自身利益，重要設備圖紙不交買方，對設備維檢，設備檢修、改造帶來困難，在以后工作中我們會進一步探索建設工程和設備檔案管理辦法，使建設工程檔案更好為企業生產發展做好后盾。

齊明：女，73年5月出生，本科，河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館，副研究館員。