當前文書檔案管理工作中的缺失與對策探析

周 婧

石家莊信息工程職業學院

當前文書檔案管理工作中的缺失與對策探析

周 婧

石家莊信息工程職業學院

檔案管理是一項利國利民、具有歷史意義的工作，具有嚴密的科學性和專業性，因此也越來越受到重視。就目前的情況來看，文書檔案管理工作還存在很多問題，因此需要采取有效的措施進行優化，要在建立完善管理制度的基礎上，創新管理手段以實現信息化管理，做好細節管理，并全面提高文書檔案管理工作人員的綜合能力素質，為充分實現文書檔案的利用價值、實現文書檔案的規范化管理奠定基礎?；诖吮疚姆治隽水斍拔臅鴻n案管理工作中的缺失與對策。

文書檔案管理；缺失；對策

1 、當前文書檔案管理工作中的缺失

文書檔案管理工作對于企業提高市場競爭力以及增加經濟效益具有十分重要的作用，然而，當前的文書檔案管理工作依然存在很多問題亟待解決，包括：

1.1 文書檔案管理工作在企業管理中得不到重視，文書檔案的作用得不到發揮

隨著黨的工作重心轉移，企業以追求高額經濟效益為工作中心，而檔案工作在企業是非直接創效部門，肯定不會引起單位領導的特別重視；同時檔案的作用在于記載歷史事實，提供歷史經驗，在這改革開放，新事物、新思想沖擊現實發展的時代，作用自然得不到發揮，進而受到冷落。

1.2 管理制度體系不健全，尚未實現規范化管理

從文書的檔案管理的現狀看，當前現有管理制度體系不健全，在實際管理過程中，管理職責劃分不明，管理方式過于滯后，對于文書檔案管理工作的重要性尚未給予充分重視.整體上而言，文書檔案管理質量偏低、且利用率不高，一般都是對檔案進行歸檔保管后，檔案就處于“塵封”狀態，即使在需要利用檔案時，因檔案的標題以及目錄等的條理不清，查找困難，致使文書檔案的服務功能被大大弱化。

1.3 文書檔案管理人員的專業素養有待提升

目前，由于我國大多數單位對文書檔案的管理工作并沒有引起非常高的注重，進而也就使檔案管理人員的專業水平以及其他方面沒有達到相關的要求和標準。因此，大多數文書檔案管理人員的專業水平需要進行大幅度的提高。工作效率偏低以及知識儲備不充分等問題，都會對文書檔案管理工作的長遠發展帶來負面影響。

1.4 工作銜接不足

文書檔案管理工作對于單位管理以及運行具有重要作用。做好文書檔案管理工作才能切實把握好檔案管理工作。其中，文書檔案管理工作和檔案管理工作既存在一定相似之處，也存在明顯的不同，因此，針對兩者關系應當切實認識，并且做好檔案管理工作。然而，當前大部分文書檔案管理工作和檔案管理工作沒有區分，普遍認為做好文書檔案管理工作就等同于做好檔案管理工作，從而導致文書檔案管理和檔案工作存在一定偏差，文書檔案工作和檔案管理在銜接方面存在問題。

2 、提升文書檔案管理的措施

文書檔案管理水平高低嚴重影響檔案的質量以及完整性。因此，相關人員應當加強對文檔管理的研究，切實提高文檔管理水平，促使文書檔案管理發揮其應有的作用。

2.1 提高地位、重視檔案文書管理，使之發揮作用

企業領導要從企業持續發展的角度看待企業文書檔案管理工作，克服部分領導急功近利思想和片面經濟效益觀念，著眼于未來，惠及子孫后代，從國家未來和企業發展的高度認識企業文書管理工作的重要性。在人員配置、設備設施投資上給予支持。把做好文書檔案管理工作列入單位領導的工作考核。企業文書檔案管理人員要深入研究、挖掘文書檔案使用價值，主動為企業領導提供有價值的服務。

2.2 建立完善的管理制度體系

新時期下，基于對文書檔案檔案管理工作所提出的新要求，要想實現對文書檔案的規范且高效管理，并充分發揮出文書檔案的作用與價值，就需要以健全相應管理制度為基礎。要求基于當前國家對檔案管理所提出的規范下，實現相應管理體制的構建，在建立現代化管理制度的基礎上，明確落實管理職責，并提高檔案管理人員對該項工作的重視程度，積極創新管理方式，以迎合當前文書檔案管理工作之需，為提高文書檔案的管理質量奠定基礎。

2.3 強化檔案管理人員的專業素質

從客觀方面來看，檔案管理人員的專業素質和文書檔案的管理水平具有非常重要的關聯性。因此，必須要借助相關的手段和措施來提高檔案管理人員的綜合實力，譬如舉行各種活動和講座對管理人員進行相關的培訓，另外還可以利用現場觀摩交流的形式進行學習，不斷提升檔案管理人員的專業素質以及管理業務的實踐能力。此外，還需對檔案管理人員進行嚴格的計算機技術培訓，使其掌握全新的信息技術。

2.4 強化部門銜接

文書檔案管理工作對于單位發展具有十分重要的意義，因此，強化檔案管理工作以及與其它部門的交接工作顯得愈發重要。相關管理人員應當和企業其他部門人員進行必要的溝通以及交流，確保文書檔案管理工作的有效性以及全面性，促使文書檔案管理工作更為成熟并且得到快速發展。

2.5 文書檔案信息化管理

實現檔案管理的信息化，必須要有科學的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設應包括以下四個系統：一是建立文書檔案歸檔系統，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。三是建立文書檔案存儲系統，利用計算機強大的功能建立文書檔案的數據庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲，實行多種形式的存儲。四是建立文書檔案保密系統，制定檔案保密制度，設置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設施。

總之，文書檔案管理工作對于企業經營以及運行具有重要作用，相關人員應當對文書檔案管理工作加強重視，因此進一步加強對其的研究非常有必要。

[1]趙淑娜.文書檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，05：112.

[2]吳瑩.淺談當前基層文書檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，06：65.

[3]李彤.電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策[J].科技視界，2012，05：160-161.