高校外事工作隊伍建設研究

楊雨晴

（南京財經大學，江蘇南京210023）

高校外事工作隊伍建設研究

楊雨晴

（南京財經大學，江蘇南京210023）

高校外事工作是高校管理工作的重要組成部分，是高校對外聯絡交流的主要窗口，是對外交流的重要橋梁。外事工作人員是外事工作的具體執行者，外事工作人員的素質直接影響高校外事工作的成效。作者分析當前高校外事管理工作中外事管理工作隊伍建設中的不足，以及探討如何建立一支具備高素質的外事工作隊伍。

高校外事管理；隊伍建設；外事工作人員

高校外事工作是高校對外合作與交流的窗口，在提升學校辦學層次、提高教學科研水平、擴大學校聲譽與國際影響力、培養具有國際視野和國際認可的創新型人才等方面發揮著重要作用。外事工作是高校整體工作的重要組成部分，要實現全校國際化，必須有一支高素質的外事工作隊伍。外事工作人員正是這支隊伍的重要組成部分，外事工作的成效，很大程度上取決于外事工作人員的整體素質。因此建立一支高素質外事工作隊伍尤為重要。

一、高校外事管理工作隊伍建設中存在不足

（一）外事工作意識缺乏，服務意識不強

高校外事工作是一項復雜的系統工程，涉及多個職能部門，需要學生處、教務處、人事處、財務處、后勤保障處、保衛處等職能部門以及各院系共同協作，在決策及政策上給予支持，落實外事工作編制、經費和辦公場所，最大限度地為此項工作創造條件、提供便利[1]。目前大部分高校院系很少專門設置外事秘書崗位，很多都是院系學工秘書或者科研秘書兼職處理外事事務。很多院系領導更關心學院學科建設，缺乏相應的外事工作意識，認為外事工作與自己無關是外事部門的分內事情。由此可以看出我國高校外事管理地位不高，受重視的程度不高。由于沒有設立單獨的院系外事秘書崗位，兼職外事秘書不熟悉外事工作任務，很多秘書還是把工作重心放在原來的崗位中，因此導致分工不明確，職責不清晰，影響外事工作的順利開展，從而導致高校外事工作效率低下。由于工作涉及面非常廣，外事工作人員處理事務瑣碎繁雜，往往外事工作兼顧監管職能，因此外事工作者在工作中經常把自己看成“領導者”，經常出現辦事態度不好，辦事拖沓，效率低等現象。高校外事工作人員素質的高低直接影響高校外事工作的成效。

（二）組織領導力度不夠

目前很多高校雖然成立了校級外事工作領導小組，但是僅僅基于形式，沒有形成例會制度。很多高校每周都有學工例會，由分管學生處的校領導主持召開，各院系負責學生工作的院系領導和職能部門領導參加，每周在例會上反饋學生工作存在的問題和工作落實的情況。這樣校領導可以宏觀調控學生工作的進展，有效監督和指導學生工作。而外事工作可能每年或者每學期才召開一次，各職能部門、院系外事工作缺乏方向感，階段性工作目標與任務不明確，學校領導對各職能部門、院系外事工作的進度和落實效果不清楚，不能進行有效的監督和指導，無法制定學校下一階段的學校外事工作目標和任務，這嚴重削弱了校領導小組的宏觀調控職能，外事部門的職能作用也不能完全發揮出來。

（三）缺乏相應的培訓

隨著高等教育國際化不斷深入，高校外事服務的主體不僅僅只是外賓還有高校師生和各部門工作人員。由于外事工作事務性和行政性工作很多，外事工作者將大部分精力和時間用于處理瑣碎的事務中，知識折舊率高，很多外事工作者大多沒有多余的時間做到自身主動學習新知識，加強英語基本功鍛煉。對于高校外事部門來說，上崗培訓不正規，往往是走過場，更疏于定期對工作人員進行包括外事政策、業務能力及處理涉外突發事件等培訓。外事工作崗位工作情況特殊，政策性非常強，經常與外國人打交道，外事工作人員應不斷學習外交政策，提高政治敏銳度，提高行政管理和業務水平。

（四）外事管理規章制度不完善，缺乏考核激勵制度

完善規章制度是機制順利運行的保障，明確的外事規章制度，可以使高校外事工作者做到有法可依，有章可循，特別是遇到涉外突發事件，知道怎樣依照規章制度預防和處理，因此建立健全外事規章制度尤為重要。目前不少高校的規章制度通常只是一紙文本，沒有真正實行過，更不用提在實施過程中不斷修改和完善，外事工作沒有走上制度化、規范化、程序化的軌道。由于外事工作特殊，傳統的績效考核中沒有包含外賓接待、團組出訪等考核內容和評定情況。激勵是指一個人追求某個既定目標的愿意程度。哈佛大學心理學家威廉·詹姆斯發現，普通人在工作時一般只運用了10％的潛力，這尚未用上的潛力可通過適當的技術開發出來。按時計酬制度下的員工只需要發揮20％～30％的潛力即可“稱職”，若給予充分的激勵，潛能的利用率可以上升到80％～90％[2]。目前部分高校沒有建立一定的外事考核激勵機制，致使外事工作者工作積極性和工作主動性不高。

二、如何建立一支具備高素質的外事工作隊伍

（一）加強對外事工作人員選拔和培訓

1.加強對高校外事工作人員的選拔

外事工作是政治性和紀律很強的工作，這要求外事工作者具有良好政治素養，有高度的政治敏感性，堅決維護國家和集體利益，嚴格遵守相關法律法規。因此在選拔任用環節首先應注意被選拔人員是否具有過硬的政治素質，是否具有高度的政治敏感性，是否講政治、識大局、對國家、集體和學校利益有強烈的責任感和使命感。其次還應注意被選拔者是否具備過硬的專業素質，是否有良好的外語溝通能力、對政策方針把握的能力、組織協調能力、處理問題和解決問題的能力。由于高校外事工作不僅需要外事工作人員具備外語聽說能力，還需具備外語寫作能力，因此選拔外事工作者可以分口試和筆試兩個環節。把好這幾道關，保證錄取人員的質量。

2.加強對高校外事工作人員的培訓

強化外事工作人員崗前、崗中培訓工作，同時鼓勵他們自我學習，培養自我效能感。培訓主要包括政治紀律、外事政策培訓、服務意識、業務能力培訓。應對外事工作人員進行系統的外事管理工作培訓，比如開展外事禮儀、跨文化交流、外交學、外事管理技巧、因公護照及簽證辦理、強化服務意識等方面的講座。另外，通過學校與外方高校合作關系，派外事工作人員赴海外培訓，這樣不僅可以使外事工作人員外語水平得到提高，還可以學習國外先進工作管理模式，開拓外事工作人員眼界，提高管理能力。做好培訓工作可以提高外事工作人員的政治敏感性、組織紀律性、增強工作責任心、提高辦事效率，更好的為學校師生服務。部門應積極倡導工作人員好讀書、讀好書，增強部門人員自我學習意識。通過自學，來完善知識儲備，在實際工作中真正提升外事管理水平。

（二）建立健全外事管理規章制度

高校應根據實際情況和外事管理工作內在規律制定出具有針對性的相關制度和措施，將外事管理工作做到制度化、規范化和程序化。在外籍專家管理方面，應制定和完善《外籍專家招聘制度》，制訂和修訂《外籍教師合同》、《外籍教師管理辦法》，規范外籍教師行為準則，明確外籍教師職責，提出教學目標和課程要求，把好教學質量關。為保證公正、公開、公平的教學質量評估體系，建立和完善外《外籍專家測評考核辦法》，通過學生考評、外教自評和外事部門隨堂聽課等方式定期對國外教師教學情況進行考核。在因公團組出訪方面，外事部門應根據國家相關政策和法律法規，建立健全《因公出國（境）管理辦法》、《申辦因公出國（境）手續流程和細則》，加強對因公出國（境）管理。在留學生管理方面，高校應根據國家相關政策和自身特色，制定和完善具有自己特色的留學生管理制度和辦法。比如：《留學生管理辦法》《本科學籍管理辦法》《研究生學籍管理辦法》等，保證留學生教育質量，減少高校涉外事件的發生，提高留學生行政管理效率。

（三）完善考核激勵機制

高校應根據外事工作的特殊性，結合外事工作特點，制定相應的考核內容和考評指標。考核的目的不僅僅是為了調整外事工作人員的工資待遇，是為了提高外事工作人員的工作能力和改進工作績效，提高外事工作人員在工作中的主動性和有效性。激勵是指鼓舞、導向人的行為，并使人的行為持久鞏固的過程。即調動人們積極性的過程[3]。為了充分調動他們工作的熱情和工作積極性，在對外事管理人員績效評估的基礎上，適當引進激勵機制會進一步激發他們工作的積極性和主動性。對外事工作者的激勵主要包括物質激勵和非物質激勵兩個方面，根據外事工作者實際需求和工作情況進行給予相應的激勵。物質激勵顧名思義就是給予外事工作者物質上的獎勵，高校可以根據外事工作者考評情況，對考評優秀者給予獎勵。根據馬斯洛的需要理論，人基本的生理安全的需要得到滿足之后，會需要更高層精神追求即社交需要、尊重需要和自我實現需要。外事工作者普遍接受良好的教育，在基本生理和安全需要得到滿足后，更注重精神上的追求如：工作的成就感、責任感、領導的認可、同行的尊重、社會的接受。因此在制定激勵機制時應多考慮非物質激勵，比如對外事工作做出突出貢獻者給予表彰，發放榮譽證書；加強與外事工作者情感交流與溝通，尊重他們幫助他們，讓部門員工有歸屬感。通過物質激勵和非物質激勵相關結合，有利于充分發掘外事工作人員身上的潛力，發揮主觀能動性和創造性，有效高質量完成既定的工作目標，不斷提高高校外事管理與服務水平。

[1]蔣建華.高校外事工作機制探索——兼論SWUFE外事工作改革[D].成都：西南財經大學，2009.

[2]倪杰.管理學原理[M].北京：清華大學出版社，2006：272.

[3]石興國，安文，姜磊.組織行為學[M].北京：電子工業出版社，2005：369.

The foreign affair in colleges and universities is an important part of the university management work, is the main window of the foreign liaison and exchange,and is an important bridge for foreign exchange.Foreign affairs staff is the specific implementation of the work of foreign affairs,the quality of the staff of foreign affairs directly affect the effectiveness of the work of foreign affairs.The author analyzes the problems in the construction of management team of the foreign affairs in the foreign affairs management at universities currently,and discusses how to establish a highly qualified foreign affairs team.

foreign affairs management;team building;foreign affairs staff

G647

A

2096-000X（2016）24-0170-02

楊雨晴（1987-），女，南京市，漢族，碩士，副主任科員，實習研究員，研究方向：金融、教育管理研究。