淺談檢驗檢測機構管理體系有效運行的策略

黃海蓮（防城港市技術監測所，廣西防城港538001）

淺談檢驗檢測機構管理體系有效運行的策略

黃海蓮（防城港市技術監測所，廣西防城港538001）

本文首先介紹了管理體系構成，在此基礎上闡述了促進檢驗檢測機構管理體系有效運行的控制點，希冀對相關人員有所裨益。

檢驗檢測機構；管理體系；有效運行；策略

前言

“體系”是對有關事物相互聯系、相互制約的各方面通過系統性的優化整合為相互協調的有機整體，檢驗檢測機構管理體系是把影響檢驗和檢測的所有因素和活動綜合在一起，機構的人員、資源高度統一，在方針目標的指引下，為實現目標而形成一個有機的整體。最終實現和達到方針目標，提高顧客滿意度和提高檢驗檢測機構的管理水平。

1 管理體系構成

檢驗檢測機構的管理是通過對影響檢驗檢測質量的所有因素和活動進行控制來實現，按照《檢驗檢測機構資質認定評審準則》的全部要素、要求和規定，有系統、有條理的制訂成各項程序和制度。所有的文件應編輯成冊。一般為：A質量手冊、B程序文件、C作業指導書、D記錄表格等。質量手冊對要素和活動進行說明，程序文件描述如何進行活動，作業指導書制定操作規程和規章制度。記錄、表格形成完整的證據鏈條。真正把檢驗檢測機構的管理形成一個整體。

1.1 質量手冊

檢驗檢測機構的質量手冊應包括質量方針 （由最高管理者制定發布機構在未來一個時間段內發展的預期藍圖和對前途的遠景追求）和質量目標（由最高管理者制定發布機構在未來一個時間段內質量方面的目標）、《檢驗檢測機構資質認定管理方法》以及《檢驗檢測機構資質認定評審準則》中各條款，涉及食品檢驗的，還需包括《食品檢驗機構資質認定條款》中各條款。結合自身機構實際情況識別出檢驗檢測機構的要素和活動進行的說明和規定。

1.2 程序文件

對質量手冊中識別出檢驗檢測機構的要素和活動，具體執行的每個環節進行詳細的敘述和具體的規定，目的是什么、在哪兒做、誰做具體負責什么、怎么做，做的時候有哪些規定、做完了應當有什么記錄。每個程序包括目的、范圍、職責、實施辦法，相關文件和應保留的記錄說明。

1.3 作業指導書

作業指導書是程序文件的細化。作業指導書通常有五個方面組成：方法方面、設備方面、樣品方面、數據方面、政策法規方面。是具體的操作性文件和要執行的法律法規和上級制定的規章制度。

1.4 記錄、表格

記錄表格是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，貫穿于整個過程，能完整的反映管理體系的運行情況和每個過程，為正確、有效的控制、評價和糾正改進提供了可靠的證據，是體系文件的重要組成部分。記錄的編制和填寫應考慮內容充分、填寫規范、真實實用、方便管理。

2 管理體系運行存在問題

開展檢驗檢測機構資質認定多年以來，不少機構都有這個感覺，管理體系除了在宣傳和應對專家組審核有點用處之外，對提升機構管理水平并沒有起到真正有價值的作用，甚至成了負擔、累贅，只是出于應付檢查的需要，不得不繼續維持，每次審核組來之前還得急忙組織人員編寫文件、填寫記錄來應對檢查。出現這些情況可能有這幾方面的原因：①領導問題。頻換領導及領導不重視等。有些機構領導根本不知道什么叫管理體系，且有些是沒等領導熟悉管理體系及重視體系又要更換領導班子了，更有些領導沒有想過用管理體系來對提升機構管理水平和保證檢驗檢測的質量，建立機構管理體系的目的只是通過計量認證取得證書，這未免有些本末倒置；②思想認識不到位，全員參與程度不高。主要表現為檢驗檢測機構管理層及檢驗人員對體系建設重要意義認識不深刻，對體系文件理解不透徹，對體系運行監管不嚴格，致使政令不暢、執行不力，體系運行情況不佳，持續改進效果不太理想；③監督機制問題。監督機制是管理體系中的重要組成部分，而往往也是被檢驗檢測機構最多被忽視的環節，往往都是遇到發生問題事故才想辦法整改解決，從而失去了主動性，增加了事故發生的概率；④普及力度不大。體系文件編寫脫離實際，對工作指導作用不大。體系文件框架雖然已構建起來，對工作流程、崗位職責、應急措施等各環節進行了規范要求，但從體系運行效果來看，管理體系的運行存有職責界定不具體、管理權限不清晰、規章制度可操作性不強等問題，導致體系文件執行效果不夠理想，體系運行存在偏差，規范化管理水平較低。需要人力資源的支持，作為最寶貴的資源，人力資源是檢驗檢測機構面臨的最大限制因素。機構人員選拔往往依據的是領導的主觀考慮、工齡的長短等因素，結果是由于能力、素質等因素，導致管理體系不能有效的實施。對于存在這些問題，為推進質量管理體系持續有效運行，必須要做好些運行控制策略。

3 管理體系運行控制點策略

3.1 領導重視，從嚴抓起

領導豎立從我做起，工作中從一點一滴抓起，高度重視，做好管理體系，機構的管理水平和檢驗檢測質量自然得到保障，而獲取證書也是順理成章的事情。領導帶頭學、帶頭組織人員編訂適合自己機構的管理體系。形成的體系才能適合機構本身。領導走在了前面從嚴抓起，方向指引對了，隊伍才能跟上。領導應當帶頭學習管理體系，在實踐中總結經驗，完善管理體系規程，從而形成一個良性循環，為管理體系健康的運行打好基礎。

3.2 強化培訓，提高認識

強化培訓，提高認識，深入做好管理體系的宣傳貫徹工作。一是加強全員體系文件培訓。多年來，一些檢驗檢測機構已形成了固有的質量管理運行模式，檢驗人員也形成了慣性思維。在管理科學、理論嚴謹的質量管理體系面前，檢驗人員務必要轉變觀念，打破思維定式，消除疑慮，增強信心，全力推進體系宣貫工作。同時，檢驗檢測機構要通過體系內審、管理評審及外部審查的機會，加強體系實踐培訓，提高全員對體系的認識與理解。強化培訓，提高認識同時大多數機構延續沒有管理體系之前的管理模式，尤其是中小型機構內部崗位職責不清不楚，不按照崗位說明書執行，有了任務就一起做，或者就給二三個人做。管理體系也就成了二三個人編制的體系，執行也就靠這二三個人，后果就是職責不清、勞逸不均、獎罰不公、發生事故也無法正確追溯責任人，所以，檢驗檢測機構一定要完善崗位體系，界定每個崗位的職責權限。一般應有主任、副主任、技術主管、質量主管、檢測/檢驗組長、檢驗/檢測員、內審員、監督員等崗位。并傳達至檢驗檢測機構的每一個員工。讓其清楚自身崗位的職責和其他崗位之間的相互關系。了解具體工作的目標、內容、要求和方法。

3.3 加強人力資源機制建設

管理體系的執行需要人力資源的支持，作為最寶貴的資源，人力資源是檢驗檢測機構面臨的最大限制因素。機構人員選拔往往依據的是領導的主觀考慮、工齡的長短等因素，結果是由于能力、素質等因素，導致管理體系不能有效的實施。員工的才華不能有充分的機會施展，應正確對員工進行業績和能力的考核，明確獎勵和懲罰，建立健康、公平的競爭機制，擇優選拔人才，將最合適的人安排到最合適的崗位上，從而使最寶貴的人力資源得到充分利用，讓每一個員工為機構的發展作出最大的貢獻。

3.4 完善機制，事事有監督，監督見成效

監督機制是管理體系中的重要組成部分，而往往也是被檢驗檢測機構最多被忽視的環節，往往都是遇到發生問題事故才想辦法整改解決，從而失去了主動性，增加了事故發生的概率，應由日常監督、內部審核、管理評審等形式來形成完整的監督機制，由監督員對檢驗檢測機構內各種活動，采取有效的監督手段和相關責任人一起討論研究發現問題，找出關鍵點并及時解決，對未發生有隱患的因素提前糾正預防其發生。提高工作執行率和合格率，降低事故發生率。促進檢驗檢測機構管理體系更加完善。

3.5 加大質量管理體系的普及力度間也會出現流動，因此，質檢機構對質量管理體系的宣傳應該將定期宣傳與不定期宣傳進行充分結合，可以在新職員入職、補充制定新文件等情形下，注意對員工進行再次宣傳，使質檢機構的所有人員都能夠充分了解質量管理體系的最新精神，從而保障質量管理體系的持續有效性。

4 結語

建立一個能提升機構管理水平和檢驗檢測質量的管理體系并不難，編訂管理體系首先由管理者確定機構未來發展的方向和目標，組織人員對機構所有活動進行說明和規定形成質量手冊，再把活動形成具體的程序文件，操作規程及其注意事項和制度等形成作業指導書，活動的各個完成階段加以記錄。形成完整的證據鏈條，就是管理體系的基本形式了。再通過界定崗位職責和做好人力資源，完善體系監督機制，做到每個環節都有人做，有能力做，有控制手段，真正實現“按寫的做，按做的寫”，讓機構在管理體系的推動下真正形成為一個步調一致、協調配合的有機整體。

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質量管理體系涉及到質量檢測機構中的每一個檢測人員，因此，質檢人員對質量管理體系的認識程度直接影響著質量檢測機構的工作質量。

3.5.1 加大質量管理體系的宣傳力度

質量管理體系注重的是事前與事中質量控制，這就要求所有的質檢人員都必須了解質量管理體系的相關文件，認識到質量管理體系的重要性，深入理解質量管理體系文件的各種要求及其規定，從而使每一位質檢人員都能夠明確自己的職責。

3.5.2 及時收集質檢人員提出的建議

質檢人員是質量管理體系的執行者，最了解質量管理體系中存在的問題，因此，質檢機構應該積極收集質檢人員提出的修改意見與建議，及時判斷其合理性，并對其做出正確處理。

3.5.3 重復宣傳質量管理體系

質量檢測機構的工作人員存在流動性，同時各個崗位之

F203

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2095-2066（2016）32-0242-02

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黃海蓮（1979-），女，工程師，本科，主要從事產品質量檢驗方面工作。