關于計算機技術與辦公室自動化的探究

陳玉勤

（河池市特種設備檢驗所 廣西河池市 547000）

關于計算機技術與辦公室自動化的探究

陳玉勤

（河池市特種設備檢驗所 廣西河池市 547000）

目前，在我國科學技術不斷發(fā)展下，辦公自動化軟件開始在社會各領域中被廣泛應用起來。本文將以計算機軟件在辦公自動化管理中所產生的積極作用為根本，分析辦公自動化的管理現狀，并提出相應的管理策略，目的是為了更好的提高企業(yè)的辦公自動化管理水平。

計算機軟件；辦公自動化；管理與應用

1 引言

為了進一步增強企業(yè)的市場競爭力，提高企業(yè)辦公自動化的管理水平，已經有越來越多的企業(yè)開始重視計算機軟件在辦公自動化管理上的應用，同時構建出符合自身發(fā)展特征的管理體系，推動企業(yè)合理利用計算機軟件技術來提高企業(yè)的工作效率。合理利用辦公自動化管理體系，將是未來企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

2 辦公室自動化的概念

對于辦公室自動化的定義主要為：利用先進的科學技術，能夠在各種現代化辦公設備中使得部分辦公業(yè)務更具靈活性，并將人跟技術設備相結合，構成為某種辦公業(yè)務提供服務的人機信息處理系統(tǒng)。現階段，計算機技術以及各種新型網絡技術的不斷發(fā)展，自動化辦公主要呈現出以下幾種特征：

（1）集成化，跟技術載體相結合，需要人為進行活動的地方越來越少。作為辦公室自動化的核心所在，人機系統(tǒng)需要充分結合人和計算機，并相互運用。

（2）智能化，利用機器能夠完成一些簡單的具有智能型的勞動，并且計算機所做出的決定無任何的客觀因素存在，更多的是表現出數據的邏輯性，客觀性更強。

（3）綜合技術應用，集視頻、數據傳輸、通信軟件于一體，輕松實現遠距離辦公，極大節(jié)省了辦公成本，更是增加辦公自由度，無論身處何時何地都可以辦公。

3 計算機軟件在辦公自動化管理應用中的積極作用

3.1 改善辦公環(huán)境，優(yōu)化辦公流程

以往的辦公設施大多都是單一的桌椅和文件，一旦工作量增加，則會變得凌亂不堪。隨著社會的發(fā)展和科技水平的提高，現代的工作環(huán)境和以往大不相同，主要原因在于計算機軟件的加入使得人們開始進入自動化辦公的時代，人們利用計算機軟件技術可以把所需資料和文件全部錄入電腦設備中，從而有效提高了工作效率。這種高效率的應用水準，正是辦公自動化體系被廣泛應用的主要原因，目前，辦公自動化體系有兩方面因素，分別是同步進行和可越過性。

（1）同步進行。同一項目中有不同的數據資料，人們可以利用計算機互聯(lián)網技術同步發(fā)送到各個部門中，由各個部門同步進行分析處理，這樣不僅可以提高工作效率，還可以減少一定的工作時間。

（2）可越過性。有許多工作任務具有自由性強的特點，人們在利用計算機軟件時可以選擇性越過，不一定非要參與其中，因此，辦公自動化體系具有可越過性。

3.2 管理成本降低

企業(yè)在辦公期間，對辦公用品的需求量非常大，這對企業(yè)來說是一項巨大開銷。如果企業(yè)運用計算機軟件對辦公自動化進行管理與應用，那么將會有效降低企業(yè)的管理成本。計算機軟件在應用過程中，不僅可以提高企業(yè)的工作效率，還可以為企業(yè)減少一些不必要的工作流程，同時節(jié)約了用紙，為我國的環(huán)境保護作出了巨大貢獻。目前，辦公自動化從兩個方面降低了企業(yè)成本，分別是辦公成本和交通成本。

（1）辦公成本。自辦公自動化體系應用以來，各企業(yè)開始減少紙張的使用，節(jié)約了辦公成本。比如企業(yè)中各部門之間的溝通與協(xié)作，完全不需要用紙張來傳送信息，僅通過計算機軟件即可完成，這種方式不僅節(jié)省時間，還能在一定程度上減少用紙的需求。

（2）交通成本。有許多企業(yè)規(guī)模較大，在辦理業(yè)務過程中，由于受區(qū)域限制的影響，必須要乘坐交通工具才能完成資料交接，這對企業(yè)來講也是一筆不小的開支。但自從開始應用辦公自動化體系后，企業(yè)在進行資料交接時就可以通過網絡來實現，從而會給企業(yè)減少一定的交通成本。

3.3 辦公自動化管理的現狀分析

雖然計算機軟件應用到辦公自動化管理后取得了顯著效果，但事實上它的應用程度并不高，不僅給企業(yè)帶來了一定的資源浪費，還在一定程度上減少了企業(yè)的經濟效益。具體問題分析如下：

3.3.1 企業(yè)員工缺乏計算機技能

目前，有許多企業(yè)為了順應社會的發(fā)展，大量引進各種計算機軟件，并應用到辦公自動化管理中，但是在應用過程中卻不注重培養(yǎng)企業(yè)員工的計算機操作水平，雖然有部分企業(yè)定期舉行員工計算機技能培訓，但也大多流于形式，不注重員工的實踐能力，從而造成企業(yè)員工因缺乏辦公自動化的操作能力，而無法完成實際工作任務，從而影響了企業(yè)的工作效率。企業(yè)在培訓中因花費了較多費用卻沒有得到實際回報，這對企業(yè)來說無疑是一種浪費。另外，企業(yè)員工因缺乏相應的計算機安全管理技能，從而給企業(yè)的重要文件帶來了一定的安全隱患。

3.3.2 部分計算機軟硬件配置不合理

有許多企業(yè)為了提高辦公自動化管理的應用程度，盲目購置一些不符合標準的軟硬件設備，雖然投入了大量資金，但卻不符合企業(yè)的實際狀況，從而造成一定的浪費。還有一些企業(yè)為了降低投資成本，直接購買盜版軟件，這種方式給辦公自動化管理帶來了安全隱患，同時也得不到相應的售后保障服務。這些現狀都會給企業(yè)帶來不同程度的經濟損失，從而降低了計算機軟件在辦公自動化管理中的積極作用。

4 加強企業(yè)辦公自動化管理的策略

4.1 加強對辦公自動化和計算機技術的結合和投入

我國辦公自動化還存在著一定的滯后性，還有很多的新興產品未能夠進入到辦公室內，因而企事業(yè)單位要注重辦公自動化硬件以及軟件的投入，就宏觀角度而言，能夠有效提高團體的工作效率，帶來豐厚的匯報，若沒有硬件的支持，則辦公自動化難以充分的被利用。

4.2 合理選擇軟硬件

選擇軟件和硬件時要從實際出發(fā)，盡管國外的軟件比國內軟件的性能要好的多，但其價格要貴的多，并且應用的環(huán)境之間存在差異也會倒是軟件的實際使用效率有所降低，因此，選擇軟件和硬件時要對國內計算機技術的應用環(huán)境以及工作中的具體要求情況進行綜合的考慮，并充分掌握軟件硬件的各方面的優(yōu)劣情況，不斷完善辦公化。

4.3 加強與高校的合作

為了能夠使得辦公自動化在各行各業(yè)中有所進步，則可以細致的對行業(yè)以及工作的具體要求進行了解，此外，由于計算機人員對于軟件的掌握程度各不相同，因此要做好相應工作人員的培訓工作，提高辦公人員對軟件的操作熟練程度，確保企事業(yè)單位內部系統(tǒng)有足夠安全的物理環(huán)境，能夠對計算機病毒進行查殺和防治，一些日常運營中出現的小毛病可以解決。

4.4 保持對新技術的敏感性和可接受性

當前云平臺辦公的應用并不是十分廣泛，中小公司能大膽利用這種新技術，帶來的便宜可能會超乎想象，云平臺對于個人計算機的性能需求不大，這會給小微企業(yè)的發(fā)展帶來助力。與此同時，辦公室工作人員更要經常關注新技術，不要拒絕新技術，雖然帶來很大的學習成本，但是對于整個企業(yè)和單位來講，長遠的利益是不容忽視的。

4.5 加大計算機的應用管理力度

企業(yè)在使用計算機軟件時，要全面掌握辦公自動化的管理及應用方向，這樣不但可以把計算機應用到數據管理中，還能夠合理分析相關數據，從而把企業(yè)各部門中的數據進行分類整合，使辦公自動化的作用最大限度的體現出來，達到信息資源高效利用的目的。與此同時，企業(yè)還要加大資金的投入力度，完善辦公自動化的管理系統(tǒng)，從而更好地規(guī)劃出企業(yè)的未來發(fā)展藍圖。

4.6 注重對企業(yè)員工的技能培訓

在社會的快速發(fā)展下，計算機技術的更新速度也在逐漸加快，因此企業(yè)要加大對員工計算機技能的培訓力度，全面提高企業(yè)員工的計算機操作水平。另外，企業(yè)中的管理人員也要具備熟練的操作技能，分析并總結各種數據的能力。對于企業(yè)的工作人員來說，他們不僅要有獨立操作各種數據的能力，還要掌握與計算機軟件相關的維護知識，同時要了解一定的計算機網絡知識，只有注重對企業(yè)員工的知識培訓，并保證計算機軟件在辦公自動化管理中的安全性能，才能真正把計算機軟件中的作用發(fā)揮出來。

5 結束語

總而言之，為了進一步提高我國在國際市場中的競爭地位，則務必要不斷加強在辦公自動化管理中應用計算機軟件的力度，不斷創(chuàng)新計算機辦公軟件，以便在國際競爭中站穩(wěn)腳跟，促進我國社會的可持續(xù)發(fā)展。

[1]賈 斌，張洪剛.基于轉折角點的車輛遮擋分離算法[J].軟件，2012，33（12）：122～125.

[2]陳萌.計算機軟件在實現當前企業(yè)辦公自動化管理上的應用[J].軟件，2013，34（11）：103.

TP317.1

A

1004-7344（2016）23-0265-02

2016-6-2

陳玉勤（1980-），女，壯族，廣西東蘭人，助理工程師，大專，主要從事辦公室報告錄入工作。