檔案學視角下的個人存檔若干理論問題探討

陳忠海　常大偉（鄭州大學信息管理學院，河南鄭州，450001）

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檔案學視角下的個人存檔若干理論問題探討

陳忠海常大偉
（鄭州大學信息管理學院，河南鄭州，450001）

［摘要］隨著信息技術的進步和個人信息意識的增強，個人存檔的實踐在國內外獲得了快速發展。國外對個人存檔的相關研究已經取得了一定的成果，國內關于個人存檔的研究則剛剛起步。從現有研究成果看，國內外關于個人存檔的研究大多立足于技術角度或具體的管理角度，從理論角度對個人存檔展開研究的成果并不多見。因此，文章就個人存檔的概念與內涵、個人存檔與檔案機構存檔的相互關系、個人存檔的價值等三個理論問題展開探討，并對檔案學視角下如何推進個人存檔的深入研究提出幾點建議。

［關鍵詞］個人存檔個人數字存檔檔案機構存檔檔案學術研究檔案學

［分類號］G273

1　引言

20世紀80年代以來，隨著個人電腦的廣泛普及，特別是互聯網的普及，普通個體通過在線或離線的方式形成了大量的數字文檔、電子郵件、照片、音樂和視頻等數字文件［1］。個人存檔的重要性和所面臨的問題逐漸彰顯。在此背景下，國外對個人存檔實踐與理論的研究逐漸興起。

周耀林、趙躍在《個人存檔研究熱點與前沿的知識圖譜分析》一文中，對國外有關個人存檔研究的文獻進行了統計，共得到217篇文獻。研究的切入點主要有三方面：一是與計算機技術和互聯網技術發展程度息息相關的“數字檔案館”“數字圖書館”“數字資料”“個人數字檔案”等；二是檔案學研究范疇下的“私人文獻”“個人檔案”“國家檔案館”“個人資料”“私人文件”問題；三是站在個人角度，在人機交互環境下研究“個人存檔”“私人文件”“個人信息管理”以及計算機應用軟件的諸多相關問題。個人存檔的實踐，在我的比特人生項目、數字生活項目、原生數字計劃、個人數字保存計劃等的推動下也在逐漸展開［2］。

目前，國內關于個人存檔的研究文獻相對較少。在中國知網上以“個人存檔”或“個人數字存檔”為檢索詞，共檢索到5篇有效文獻，其內容也多以介紹國外相關研究或國外具體實踐為主，如王海寧、丁家友對微軟研究院關于個人存檔項目My Life Bits的存檔理論與實踐研究進行了介紹［3］。在具體的實施策略上，周耀林、趙躍提出了基于個人云存儲的數字存檔策略：數字檔案的收集與歸類、數字檔案的鑒定、個人云存儲產品的選擇、數字檔案的存儲和數字檔案的保管等［4］。何芮將個人數字存檔應用到非物質文化遺產傳承人檔案建設上，提出廣泛智能收集電子文件、啟發式鑒定、以數據庫形式組織、本地存儲與云存儲結合、元數據的選擇與添加、走在時代前端的開發利用［5］等實現路徑和方法。

可以預料，隨著國內信息技術的快速發展、個人信息意識的逐步增強，以及個人存檔實踐的普遍開展，關于個人存檔的研究必將逐漸成為一個新的檔案學術研究熱點。通過對周耀林、趙躍有關國外相關研究的介紹和國內相關研究文獻的分析發現，目前關于個人存檔的研究，多是立足于具體的技術角度或管理角度，從理論角度對個人存檔展開研究的成果并不多見。因此，本文就個人存檔的概念與內涵、個人存檔與檔案機構存檔的相互關系、個人存檔的價值等三個理論問題展開探討，并對檔案學視角下如何推進個人存檔的深入研究提出幾點建議。

2　對個人存檔三個理論問題的探討

2.1個人存檔的概念與內涵

2.1.1個人存檔概念的界定

Marshall認為個人數字存檔是PIM（個人信息管理）的一個關注點，由長期管理信息中出現的附加問題擴大范圍而來，應解決個人數字檔案的價值判斷、分布式存儲、元數據信息的保存、長期保管與保護、數據格式轉換、長期存取等實踐問題［6］。Donghee認為個人存檔是指用戶以各種備份方式來保存包括郵件、博客等在內的各種個人記錄的行為［7］。周耀林、趙躍在對上述觀點進行分析的基礎上，認為個人存檔是指個人將其參與社會生活中產生的不同類型的、有價值的個人文件、日記、讀書筆記、照片、視頻、個人網站上記錄等資料，以及以學習、研究、娛樂等為目的通過各種渠道獲取的外部資源，通過一定的方式進行有效的保管與保護，以供個人或者社會再次獲取和利用的實踐行為［8］。此外，何芮認為個人數字存檔是以個人一生信息為中心，實現數據化已有檔案資料及原生性檔案資料的收集、整理、保存、組織、檢索，實現傳播、利用、傳承功能的過程［9］。

從上文各作者關于個人存檔和個人數字存檔的定義來看，個人存檔存儲的內容不但包括數字化的信息資源，還包括非數字化的信息資源。由此可見，個人存檔與個人數字存檔是包含與被包含的關系，據此，本文重點討論個人存檔。

個人存檔是指個人為滿足自身現實和長遠信息需求，自覺地通過各種手段組織和保管所獲取的信息資源，并力圖實現個人存檔有效管理的過程。但這樣一種對個人存檔的理解相對狹隘。從個人存檔的過程來看，有意識的信息累積要比有意識的長期信息保存更為主要。我們在日常生活中形成的各種文檔、郵件、照片、視頻、網站記錄等均以不同形式保存在相關設備中，這在客觀上實現了個人存檔。它是一種有意識的信息累積過程，而有意識地對其進行收集、整理、組織和保管只是個人存檔數量和存檔行為發展到一定階段的產物。從個人存檔的動機來看，其主要是滿足當前的信息利用需求，而非長久的備用查考。這也導致個人存檔在行為上表現為主要考慮個人存檔的便利性和實用性，而較少關注個人存檔的組織性、系統性和安全性。

站在純粹個人行為的角度，個人存檔可以表述為：個人主要為滿足當前的信息需求，根據信息的具體特性和信息存儲的方式進行的以便利性、實用性為主要考量的信息存儲行為，并內在地包含了有意識的信息累積和自覺的信息管理的動態過程。但考慮到個人存檔并不是一般意義上的個人行為，而是組織化和社會化的個性表現，并潛在地作用于組織和社會發展。正如Lori Kendall所認為的，個人存檔更多地是一種個人社會屬性的體現［10］。因此，本文主張站在組織行為和社會行為的角度，將個人存檔定義為：個人存檔是指個人通過對個人信息和其他信息的有意識積累、多樣化保存和有序化管理，以求主要滿足自身當前信息需求和附帶實現信息的長久保存，并藉此對自身組織與社會角色進行注釋，對現實進行個性表達的一種社會信息行為。

2.1.2個人存檔內涵的分析

（1）個人存檔是個人對信息有意識積累、多樣化保存向有序化管理漸變的一個過程。如上文所述，個人存檔是建立在對信息有意識積累和多樣化保存基礎上的，只有在個人積累的信息達到一定的量而妨礙其信息獲取的便利性時，才會考慮對所存儲信息進行優化組織，或者是在原有的信息存儲方式與現實的存儲方式發生矛盾時，才會考慮對所存儲信息進行格式轉變或載體轉換，或者意識到所積累信息對個人長遠利益有所幫助時，才會考慮對其進行長久的安全保存。這與檔案機構一開始就有序地、系統地進行檔案的收集、整理、鑒定、保存、組織信息和檢索有所不同。說明個人存檔是個人對信息從有意識的積累和多樣化的保存向有序化的管理漸變的一個過程。

（2）個人存檔以現實需求為主，兼顧長遠需求。個人存檔以現實需求為主，兼顧長遠需求，其特征主要表現為：個人存檔在內容選擇上具有很大的隨意性，以當前的利用需求和利用偏好為主要考量；信息組織和存儲形式以便利性為主要依據，缺乏深度的優化整理和安全考慮；信息的鑒定和價值的判斷以個人經驗為主要依據。這說明個人存檔與檔案機構注重檔案長遠價值和社會價值的存檔取向不同，它更加注重存檔的現實需求和個人價值。需要指出的是，個人存檔并非完全忽視存檔的長遠價值，只是重視程度相較于現實需求表現較弱，并且在價值判斷上缺乏理論支持。

（3）個人存檔是個性化的組織與社會行為。從目的性來看，個人存檔的直接目的表現為滿足個人信息需求，而實際目的更多的還是為其組織生活和社會生活提供便利，同時通過所保存的信息對個人的社會經歷進行再現與反思。從保存內容來看，個人存檔如文件、照片、影片、個人文件以及日記、博客、剪貼簿等，是個人社會記憶和個人社會關系的固化信息表示。從形式來看，個人存檔是以組織和社會提供的信息技術、信息存儲方式和存貯空間為基礎，并且隨著這種基礎的變化而動態性地發生變化。從結果來看，個人存檔客觀上導致了組織與社會信息的分散化存儲以及組織與社會記憶的個性化闡釋。

2.2個人存檔與檔案機構存檔的關系

與“個人”相對應的是“集體”或“機構”與“社會”，與個人存檔相對應的是機構（組織）存檔。但機構存檔的范圍相對較大，并且我國保存檔案的機構主要是各級各類檔案館和組織內部的檔案室，因而，本文將個人存檔的對應面界定為檔案機構存檔。

從檔案機構存檔的內容和目的來看，主要是集中統一管理黨和國家需要長遠保管的檔案和有關資料，維護歷史的真實面貌，為現實的社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務，或者是為本機構保存有利用價值的檔案或有關資料［11］。結合上文對個人存檔的分析得知，個人存檔與檔案機構存檔有很大的不同，但也有其相互關聯的部分。

具體來講，個人存檔與檔案機構存檔的不同表現為：個人存檔是以個人為中心的存檔行為，而檔案機構存檔是以組織和社會為中心的存檔行為；個人存檔是從個人的角度，表達和記錄個人利益、經歷、思想等，而檔案機構存檔是從國家、社會和組織的角度出發，主要服務于政府治理、經濟發展、社會建設和組織管理等；個人存檔缺乏系統性和長遠規劃，而檔案機構存檔注重系統性和長遠性；個人存檔的要點在于個人保存與利用，而檔案機構存檔的要點在于組織內部保存與利用服務以及社會保存與利用服務。

個人存檔與機構存檔的關聯性表現為：個人存檔和檔案機構存檔都有很強的組織性和社會性，只是在不同的層面、以不同的形式，表達了各自的關注點，各自記錄著組織和社會發展的進程，闡釋著對組織和社會的不同理解，共同形成了組織和社會的記憶。這也是從檔案學角度研究個人存檔的基礎和價值所在。

由于二者存在著一定的關聯性，我們不能就此將個人存檔理解為檔案機構存檔的補充或者是檔案機構存檔的附庸，因為兩者共同記錄著組織和社會的變遷，構成了組織和社會記憶的基礎。相對而言，檔案機構存檔更像是對個人存檔的注解，即只有當個人存檔的可靠性、完整性和系統性不足以滿足個人需要或者個人存檔的權威性、憑證性受到質疑時，個人才會轉向檔案機構以獲得館藏的支持。在此，借用馮友蘭先生的一句話對個人存檔與檔案機構存檔的相互關系加以概括：它們是彼此不同的兩極，但又是同一軸端的兩極，只是在方式上各有不同而已。

2.3個人存檔的價值

個人存檔對個人的價值不言而喻。在這里，主要從組織、社會和檔案學角度對其價值展開分析。

從組織和社會角度來講，個人存檔在一定程度上增加了信息資源的儲量，從不同層面與檔案機構存檔一起構筑起了整個組織和社會信息資源的基礎，為形成全面性和客觀性的組織記憶和社會記憶提供了條件，為了解和研究某一時期的組織狀況和社會狀況提供了更多的信息資源選擇。這是信息技術和網絡技術發展帶來的記錄方式多樣化和信息資源豐富性的體現，具有鮮明的時代特征。

從檔案學角度來講，開展個人存檔的研究可以拓展檔案學的研究領域，而個人存檔的實踐也可以為檔案機構存檔提供借鑒。此外，個人存檔在一定程度上可以彌補檔案機構存檔的效率、容量和選擇問題，引發我們重新思考和界定組織記憶和社會記憶的內涵與外延。

3　檔案學視角下開展個人存檔研究的幾點建議

3.1突出和彰顯個人存檔的主體性和特性

個人存檔與檔案機構存檔共同構成了組織和社會存檔體系，是組織記憶和社會記憶的有機組成部分。檔案學界開展個人存檔的研究，需要站在個人、組織和社會的角度思考問題，應當突出和彰顯個人存檔的主體性和特性。在對個人存檔進行研究時，可以借鑒機構檔案管理的相關理論和流程，但不可機械地套用和照搬。

3.2重視個人存檔與檔案機構存檔銜接問題的研究

考慮到個人存檔的現實導向性和存檔主體的生命周期問題，個人存檔在長久保存上存在著先天不足。如何實現對具有組織和社會價值的個人檔案的長久保存，如何建立個人存檔與檔案機構存檔的良好互動和互補關系，就成為一個值得檔案學界深入探討的問題。

3.3關注隱私權、知識產權的保護以及個人職務存檔的規制問題

因為個人存檔存在隱私權和知識產權問題，檔案機構一般無法直接和有效地介入個人存檔的具體實施。比較現實的方法是在理論上和具體的實施策略上展開研究，并適時做好重點人物個人存檔實踐的引導，并納入組織收藏的試點工作，為下一步可能開展的協作與合作奠定基礎。同時，在修改《檔案法》《檔案法實施辦法》時，適當考慮將個人存檔作出細化，分別界定個人職務存檔和個人非職務存檔，并對個人職務存檔的內容、存貯的方式和傳播的途徑與方法加以規制。這些都需要檔案學界展開深入的研究并提供合理的解決方案。

3.4注重個人存檔價值實現的研究

由于個人存檔的私人性和分散性，整合個人存檔并進行開發和利用存在一定的困難。如何為個人存檔的長久保存和優化管理提供建議，如何搭建個人存檔的信息共享渠道和開發平臺，從而為個人存檔價值的實現奠定基礎和提供條件，這是值得檔案學界進一步探討的問題。

參考文獻

［1］Terras M. I，Digital: Personal Collections in the Digital Era［J］.Journal of the Society of Archivists，2012，33（2）：217-220.

［2］周耀林，趙躍.個人存檔研究熱點與前沿的知識圖譜分析［J］.檔案學研究，2014 （03）:23-29.

［3］王海寧，丁家友.對國外個人數字存檔實踐的思考——以My Life Bits為例［J］.圖書館學研究，2014（06）:62-67.

［4］周耀林，趙躍.基于個人云存儲服務的數字存檔策略研究［J］.圖書館建設，2014 （06）:21-24，30.

［5］［9］何芮.非物質文化遺產傳承人個人數字存檔研究［J］.云南檔案，2015（10）: 46-50.

［6］周耀林，趙躍.How people manage personal information over a life time［J］.Personal information management，2007:57-75.

［7］Sinn Donghee，Syn Sue Yeon，Kim Sung-Min. Personal records on the web: Who's in charge of archiving，Hotmail or archivists?［J］.Library & Information Science Research，2011，33（4）:320-330.

［8］周耀林，趙躍.國外個人存檔研究與實踐進展［J］.檔案學通訊，2014（03）:79-84.

［10］Kendall，Lori. The Sokol Project: Exploring the Social Nature of Personal Archiving［EB/OL］.（2012- 03- 12）［2015- 12- 11］. https://www.ideals.illinois.edu/handle/ 2142/29986.

［11］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京:中國人民大學出版社，2006:85-90.

陳忠海，鄭州大學教授，碩士生導師，從事檔案學基礎理論、檔案法立法與執法研究。

常大偉，鄭州大學信息管理學院碩士研究生，主要研究方向為檔案信息資源管理與開發利用。

Discussion on Some Theoretical Issues of Personal Archiving from the Perspective of Archival Science

Chen Zhonghai，Chang Dawei
（School of Information Management of Zhengzhou University，Zhengzhou，Henan，450001）

Abstract：The practice of the personal archiving had a fast development at home and abroad，along with the development of information technology and the enhancement of the personal information awareness. The research on the personal archiving had been achieved certain results oversea. However，the research is just starting at home.From the aspect of the existing research results，we notice that the research on the personal archiving is mostly based on the technical or the perspective management，but from the theoretical are not many. For that reason，the paper discusses three theoretical issues：the concept and connotation，the relationship between the archives organization archiving，the value of the personal archiving，and gives a few suggestions on how to promote the research of the personal archiving in the perspective of archival science.

Keywords：Personal Archiving；Personal Digital Archiving；Archives Organization Archiving；Ac?ademic Research on Archives；Archival Science

［作者簡介］