新常態下我國數字檔案資源建設的路徑探析*

聶云霞　楊　千（南昌大學歷史系，江西南昌，330031）

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新常態下我國數字檔案資源建設的路徑探析*

聶云霞楊千
（南昌大學歷史系，江西南昌，330031）

［摘要］文章從我國檔案事業發展的新常態出發，分析我國數字檔案資源建設面臨的機遇和挑戰，提出數字檔案資源建設應從豐富并優化館藏數字檔案資源、建立并完善數字檔案標準規范體系、加快數字檔案資源的整合和拓展資金籌措渠道等方面做出努力，以推動我國檔案事業的健康、可持續發展。

［關鍵詞］新常態數字檔案資源建設檔案事業

［分類號］G271

“檔案是建構集體記憶重要且不可替代的要素，數字檔案是檔案資源的重要組成。根據當代檔案記憶觀和資源觀，有必要大力加強檔案數字資源建設”［1］。在美國，美國檔案文件管理署（NARA）頒布的《文件管理指令》規定2019年將全面實施電子化格式移交和接收永久性電子文件。2011年7月，澳大利亞發布《政府數字轉型政策》（The Government’s Digital Transition Policy），政策旨在敦促澳大利亞政府機構轉向以數字化形式進行文件管理。

可見，具有憑證、記憶、身份認同、社區能力構建等多元價值屬性的數字檔案資源已被視作國家信息資源的核心要素和戰略資源。然而無論是美國無紙化辦公的目標，還是澳大利亞政府機構文檔管理的全面數字化，都是在社會政治、經濟、文化、科技等領域發生了重大的變化且新發展給各行各業帶來了新局面、新態勢（即“新常態”）的背景下做出的積極應對性策略。

1　我國數字檔案資源建設的新常態

“新常態”是“習式熱詞”之一，它最初出現在經濟領域。“常態”就是固有的狀態，新常態就是不同以往的、相對穩定的狀態，它是一種趨勢性、不可逆的發展狀態。

1.1數字檔案資源建設上升到國家戰略層面

黨的十七屆六中全會通過《中共中央關于深化文化體制改革推動社會主義文化大發展大繁榮若干重要問題的決定》（以下簡稱《決定》），提出了建設社會主義文化強國的戰略目標［2］。《決定》強調了公共文化服務的重要性，指出應加強檔案館、圖書館、博物館等公共文化機構的資源建設，加快資源數字化轉型，擴大信息傳播的有效覆蓋面，最大限度實現數字資源的整合與共享。我國數字檔案資源建設應抓住文化強國戰略的歷史機遇，推動公共數字檔案資源的整合與共享，深挖數字檔案資源在提升國家文化軟實力進程中的潛能。

社會學家認為記憶的恢復需要借助外來的原始材料（即檔案），檔案能與其它交流手段一道，維持記憶的世代相傳［3］。信息時代，數字記憶成為記憶資源的新類型，改變了傳統的承載、保存、再現、分享模式。文化部提出實施的“中國記憶”項目，大力推進了我國數字檔案資源建設，各地檔案部門開展的“城市記憶工程”彰顯了數字檔案資源豐富而鮮活的數字記憶魅力。

2013年10月10日全國數字檔案館（室）推進大會在江蘇太倉召開，會議強調數字檔案資源建設對數字檔案館生態系統構建的重要意義，提出加強數字檔案館（室）的硬件、軟件建設，提升數字檔案館（室）的抗風險能力，共同參與全國開放檔案共享平臺建設等幾大要求，涵蓋數字檔案資源建設的各個環節。2014年中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，并下發到縣級以上各級黨委、政府。此外，檔案工作比較普遍地列入到各級黨委、政府的工作報告、五年規劃、專項規劃、年度計劃之中，有的還列入年度考核中［4］。

1.2公眾檔案意識的持續增強

1794年法國穡月七日法令，被認為是檔案的人權宣言，該法令規定“每個人都享有利用檔案的權利”［5］。《中華人民共和國檔案法》的頒布標志著我國公民利用檔案的法定權利得到認可和保障，公民在持有介紹信、身份證明等條件下可以利用已開放的檔案。在20世紀90年代，因知青返城、工齡核算、國企改革等原因，我國各地相繼涌現利用檔案的熱潮。不管何種理由的檔案利用，均是公眾檔案意識覺醒的體現。

2008年5月1日，《政府信息公開條例》的實施又使得公眾的檔案意識得到進一步強化［6］。綜合檔案館作為法定的政府信息公開場所，吸引了眾多的公眾走進檔案、走進檔案館。在公民社會和信息化建設浪潮影響下，檔案信息化建設也衍射到學校、企業和家庭。企業檔案信息化、家庭檔案、民生檔案的建設在我國各地也初見成效，例如江西省檔案館“檔案進高校”活動、沈陽市家庭檔案建設等親民活動的開展，進一步拉近了檔案與公眾的距離。

此外，由于檔案取證的重要性涉及到個人信息的保管、交通事故的處理、銀行業務的變更、全國征信系統的建立健全等諸多領域。因此公眾在日常的工作、學習和生活中逐漸養成了自覺存檔的習慣。由被動地享有權利去利用檔案，到主動地保存檔案形成檔案思維，不得不說是一個跨越。

1.3政府數字轉型政策的實施

“數字轉型”指機構向無紙化管理與服務方式過渡的社會轉型發展過程，主要體現在電子政務、電子商務、數字出版等多個方面。目前，數字轉型已成為發達國家提高其信息化能力的重要方式之一。

在國際上，以澳大利亞和美國為代表的西方發達國家已經開始了政府數字轉型的歷程。澳大利亞《數字轉型政策》（2011版）規定2015年后，國家檔案館只接收數字形式的檔案［7］。美國《文件管理指令》規定2019年將全面實現電子化格式移交和永久性電子文件。而我國《國家“十二五”科學與技術發展規劃》《全國檔案事業發展“十二五”規劃綱要》《國家電子政務“十二五”規劃》等國家戰略的出臺，意味著數字轉型已成為增強國家信息化能力的關鍵一環。電子政務的迅速推進、數字出版業的興起、電子商務的擴張，數字醫療和網絡社區等的構建，全方位、立體化的數字網絡格局已然形成。大數據時代的到來更為數字檔案資源的建設提供了數字轉型的良好契機。

1.4檔案價值的重新發現

我國知名檔案學者覃兆劌先生在其“檔案雙元價值觀”中提出，檔案是工具價值和信息價值的統一體。檔案雙元價值觀是辯證且對立統一的，檔案工具價值強調對社會負責，檔案信息價值強調為社會服務［8］，二者的結合也是檔案雙元價值觀的意義所在。

檔案的產生是與人類初衷相一致的，即作為一種控制工具，承擔著建構記憶和維護記憶整體性、憑證性的責任，這就決定了檔案在維權追責、信用監管、社會危機消弭等方面必然受到重視。社會秩序的重構對檔案工具價值的發揮提出了要求。檔案信息產生于社會實踐，也必將服務于社會實踐。檔案信息為公眾的求證、教育、休閑等提供憑證與資源。檔案信息價值的發揮還有賴于檔案信息有效性的實現，這需要檔案信息的主動公開與公眾檔案意識的鞭策推進兩方面的共同努力。信息時代，信息的價值日益為公眾所認同，倘若檔案館仍固守“多封閉、少開放”的傳統思想，不順應信息公開的大勢，檔案館的真正價值將受到質疑。公眾檔案意識的覺醒將有助于檔案利用傳統思想的“解凍”。檔案作為一種社會公共資源，在日益民主化、公開化的社會中，已成為公民自主爭取的對象，檔案工作者有責任也有義務保障公民信息獲取權的實現。

1.5檔案安全體系建設受到高度重視

在我國，檔案安全工作歷來受重視。檔案開放與鑒定工作中“雙套制”、“重保管，輕鑒定”等保守思想根深蒂固，從某種程度上講就是“謹慎”而“異化”的檔案安全管理理念。然而這些做法主要體現在檔案保管和利用的環節，并沒有形成一個檔案安全體系。

檔案實體和檔案信息安全是檔案部門的基本任務和第一要務，也是檔案工作的底線。隨著計算機和網絡通訊技術的普及，檔案實體安全與信息安全共同成為檔案安全工作的主題。2010年12月，原國家檔案局（館）長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上提出要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，以推動全國檔案事業安全發展、協調發展、可持續發展。2014年2月27日，中央網絡安全和信息化領導小組成立，該領導小組著眼國家安全和長遠發展，統籌協調涉及經濟、政治、文化、社會及軍事等各個領域的網絡安全和信息化重大問題，研究制定網絡安全和信息化發展戰略、宏觀規劃和重大政策，推動國家網絡安全和信息化法治建設，不斷增強安全保障能力［9］。數字檔案資源是國家重要戰略資源，將檔案信息安全融入國家網絡安全體系，將從整體上提升檔案安全體系建設的層次和質量。

1.6新媒體、新技術的廣泛應用

新媒體主要指以數字技術和互聯網為基礎，以互動性為主要特征，具有信息傳播功能的新興媒體形態［10］。新媒體憑借其傳播過程非線性和互動性強的特點，迅速成為檔案信息資源建設的新生力量。

根據施瑞婷以國家綜合檔案館為對象，基于新浪微博和騰訊微信的實證調查研究［11］顯示：2013年地方各級綜合檔案館中，有162家開設了微博，134個經過了認證；開設微信的共45個，經認證的為6個。雖然對比2013年我國2319個綜合檔案館龐大的數量來說，百余個官微（官方微博或微信）實在是九牛一毛，但其覆蓋面和發布內容的質量均有較大發展。“檔案那些事兒”作為民間微信公眾號，截至2015年10月1日，其擁有的粉絲已超過10萬［12］。

微信微博作為主流的社交網絡平臺和信息交流平臺，在公眾中有巨大的影響力。此外，手機移動終端應用（APP）也成為了檔案信息發布共享的新陣地。2014年12月，前國家檔案局局長楊冬權在全國檔案局長館長會議上的講話中提到，要有網絡思維特別是移動網絡思維，善于利用網絡開展工作，給傳統檔案工作插上網絡這一現代翅膀［13］。江蘇檔案在其官方微信上開辟了3D展廳，用戶無需親自造訪，就能通過類似谷歌街景的地圖機制領略江蘇省檔案館的風采。

新技術方面，以云計算、大數據技術及各類移動應用程序在移動互聯網的運用為代表。譬如基于HTML5的輕應用，將眾多原本由APP提供的功能整合到一個應用平臺當中，無需下載安裝，只需以瀏覽網頁的方式，就能體驗到完整的應用服務。輕應用的出現，避開了傳統APP的“紅海”，為數字檔案資源傳播提供了全新的選擇。而云計算、云存儲技術的應用和普及，也為我國檔案部門拓展了思考空間，如江西省檔案局（館）利用“云”技術進行的區域數字檔案資源建設與管理。

2　新常態背景下數字檔案資源建設的瓶頸

新常態背景下，數字檔案資源的建設迎來了新的發展機遇，然而也存在一些不容忽視的問題。

2.1檔案數字化率相對較低，全國檔案數字化發展不平衡

檔案數字化主要針對的是存量檔案數字化，其是數字檔案資源建設的重要內容。但據筆者了解，我國檔案資源的總體數字化程度相對較低，而且全國數字化水平呈現非均衡發展的態勢。例如我國東部經濟發達省份，檔案數字化程度相對較高，如江蘇省蘇州市檔案館已實現50﹪的館藏檔案數字化，太倉市檔案館館藏數字化率已達到100﹪［14］，而中西部欠發達地區只有10﹪左右，這與國家檔案局“十二五”檔案數字化規劃任務（到“十二五”期末，各類國家綜合檔案館館藏檔案80﹪將實現全文數字化）的完成還有很大的距離。

2.2數字檔案資源總體質量不高

數字檔案資源是數字檔案生態系統中的核心生態因子，數字檔案館如果沒有豐富、優質的數字檔案資源作為支撐，就會成為技術的俘虜，無法體現數字檔案館的真正價值［15］。

從我國目前綜合檔案館數字檔案資源建設總體情況看，還存在一些問題，主要體現在：一是各檔案館對數字檔案的鑒定和傳統載體檔案數字化沒有統一、嚴格的標準，或未認真執行，加之歸檔元數據標準規范化程度不高，導致進館的數字檔案質量參差不齊，難以滿足長遠利用的需求；二是數字檔案資源在結構上嚴重失衡，在內容方面表現為政務類檔案多，經濟、文化、民生類檔案少；在類型方面表現為文字檔案多，多媒體檔案少。數字檔案結構上缺陷將直接影響檔案提供利用的廣度和深度；三是各級各地檔案館各自為政，慣于從自身資源建設狹隘視角出發，而不從全局出發去開展數字檔案資源建設，因此檔案信息資源重復建設較多，檔案同質化現象嚴重，極大地浪費了人力、物力和財力。

2.3數字技術發展存短板

在高新技術的支持下，檔案部門與信息用戶實現了實時對話，館際資源之間達到了無縫連接。但技術是一把“雙刃劍”，過快的技術更迭是對檔案館資金投入及人才儲備的巨大挑戰。

技術的運用需要相應的軟硬件設備與之配套，計算機終端的安裝和數據庫、軟件的購買和檔案數字化外包業務的展開都需要大量的資金。一般來說，基層檔案館由于檔案館規模和檔案數量的限制，爭取到的國家專項資金和地方財政支持十分有限，因而不得不在某些項目上“縮水”，影響數字檔案資源建設的質量。數字檔案館的系統更新與技術更新不同步會帶來一系列的安全隱患，信息技術條件下存在的數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞等都會降低數字檔案館的抗風險能力。技術人才的缺失使數字檔案館維護數字檔案安全、完整、可用、可靠的能力受到質疑，也無法在門戶網站建設、數據庫建設等方面取得突破。另外，各地檔案管理系統中文件保存格式不同、著錄標準各異等非標準化現象也給數字檔案資源整合、館際交流互動造成困難。

3　新常態背景下數字檔案資源建設的路徑

3.1豐富并優化館藏數字檔案資源

“豐富”指數字檔案在數量上要達到一定的規模、館藏檔案種類覆蓋面要廣；“優化”指檔案內容的質量要得到保障，包括檔案資源的價值、特色，檔案的完整性、真實性等。

具體來說，可依循“存量數字化，增量電子化”的路線。在存量檔案數字化方面可以以委托加工（俗稱“外包”）的形式開展，在選擇相應數字化公司時應嚴格審核其資質并簽訂保密協議，保證數字化后檔案的質量與安全；實施“增量電子化”時，要全面開展原生電子文件的接收與歸檔工作。各級檔案室要切實履行好收集管理本單位各類檔案的職責，把本單位所有應歸檔的電子文件及時集中歸檔，并按規定向有關檔案館或電子文件備份中心移交。各級檔案館要積極建設電子文件備份中心，及時地對本級各機關電子文件進行在線接收或離線接收，并相應進行脫機異地備份，確保電子文件的安全。此外，還可以與政府信息資源庫，各行業專業數據庫，個人網站進行網絡鏈接，實時捕捉在線檔案資源，豐富館藏數字檔案。

此外，對于進館數字檔案的收集應盡可能擴大覆蓋面，加強與公眾工作、生活、學習密切相關的檔案資源的收集，如家譜檔案、名人檔案；加強對多媒體、互聯網檔案信息的收集，充分利用新媒體給檔案工作帶來的各種契機，增進檔案部門與檔案利用者之間的交流與互動，了解公眾數字檔案資源需求動向，面向社會開展數字檔案資源建設；加強地方特色檔案資源、特別是地方少數民族檔案資源的收集。總之，豐富和優化館藏數字檔案資源旨在為建構完善的數字檔案資源體系服務。

3.2建立健全數字檔案資源標準規范體系

標準規范體系的建立健全包括標準規范的層次提升、現有標準的更新與修訂及標準規范的國際化等三方面。

3.2.1加快數字檔案標準規范的頂層設計

國家層面的數字檔案標準規范體系建設應著眼于總體設計，從基礎出發，穩步推進。制定國家數字檔案標準體系框架，以業務標準、技術標準、管理標準和評估標準為主要結構，覆蓋檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用等多個環節。以數字檔案的安全管理為軸心，以檔案資源的采集、開發利用等為分支逐步展開，主要提供宏觀層面的參考與約束，防止地方各級檔案館標準制定的靈活性過大，影響全局資源的互通共享。國家檔案局應與國家標準化主管部門合作，組織相關學者與有影響力的數字檔案管理系統軟件開發商共同參與標準研制，并盡快建構數字檔案資源建設的國家級標準規范體系。

3.2.2更新我國現有標準規范

目前，我國數字檔案資源標準的制定與信息技術的發展嚴重脫節，大部分標準已無法滿足現實的應用需求。對現有標準的更新包括兩個方面，一是對現有標準進行修訂，二是根據信息技術發展趨勢增加相應標準。數字檔案標準的制定應具有前瞻性和靈活性，充分考慮互聯網和信息技術的特點，用發展的眼光看待固有的標準，使其能在一定范圍內保持可擴展性。如各大網絡社區和社交網絡平臺是信息的聚集區，也是網絡檔案資源的發源地，有必要根據這些網絡資源新興載體的特點制定相應的檔案移交與整合標準。

3.2.3提高與國際標準的兼容性

從人類文化資源共享的角度出發，非涉密的、已公開的數字檔案資源是人類共有的財富。因此，在數字檔案資源標準制定過程中，要有國際化視野，也要遵循一定的國際標準。

從信息交流與知識傳播的角度上來說，數字檔案館建立的目的就在于實現行業內、區域內、國家內甚至國際內檔案信息的互聯互通，根據實際情況采用國際標準，有利于各國檔案信息共享以及檔案工作的相互促進。例如目前我國使用的《DAIT18—1999檔案著錄規則》（以下簡稱《著錄規則》）對比國際通用的EAD來說，著錄元素數量少但著錄過程卻更為繁復，且缺乏對電子文件的著錄元素；《著錄規則》依靠標識符來對數據進行規范，而EAD則以XML語言格式著錄，不僅擴展性好，而且簡單靈活。毫無疑問，在我國數字檔案標準體系中引入國際標準，提高其兼容性，將有利于延長其生命周期，增強其可持續發展能力。

3.3整合數字檔案資源

2011年1月，國家檔案局中央檔案館印發《全國檔案事業發展“十二五”規劃》，要求檔案館打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。整合檔案資源顯然是實現檔案信息資源共享的重要舉措。檔案資源整合分為物理整合和邏輯整合，物理整合主要針對實體檔案，邏輯整合則適用于數字檔案資源。

數字檔案資源的邏輯整合，并不改變檔案資源的物理歸屬，而是將檔案信息內容進行組織關聯。信息技術的發展為邏輯整合提供了多種實現途徑，可對檔案網站進行相互關聯，建立檔案網站集群，為分散的檔案網站提供統一的信息入口或檢索平臺；也可建立檔案目錄中心，將各館繁雜、重復的數字檔案資源進行重組和序化，全部檔案信息都得以在目錄上體現，打破隸屬關系和地域的束縛，實現檔案信息的自由交流［16］；還可以聯合個體數字檔案館，建立區域性甚至全國性的數字檔案資源數據庫，集成、整合數字檔案資源，提供統一的服務。

此外，數字檔案館要加強同數字圖書館、數字博物館的聯系，以擴大數字檔案資源的收集范圍。從宏觀層面上來說，檔案館、圖書館和博物館數字資源的整合，是對包括檔案館在內的公共文化服務機構價值的有效提升，能夠進一步發揮檔案工作和檔案資源在促進國家文化可持續發展中的作用。譬如英國專門設立了博物館、圖書館、檔案館理事會，對三館進行統籌管理，德國進行的檔案館、圖書館、博物館門戶項目等都取得了顯著的進展和良好的社會效益，這些做法都值得學習和借鑒。

3.4多元化拓寬數字檔案資源建設的資金渠道

資金是數字檔案資源建設的重要保障。首先，國家應增加對數字檔案館建設專項資金的投入，根據各級檔案館的實際情況合理劃撥，既要滿足其基本的建設需要，又要適當留有余地，增強資金補充的靈活性；其次，檔案部門要主動加強與黨委政府和機關、團體、企事業單位的溝通與協作，爭取相關部門重視，在經費投入上適當向數字檔案館（室）建設傾斜。國家發改委從2010年開始，由中央投資補助建設中西部地區縣級檔案館，到2015年共投資40多億元，而各級地方配套的資金則要數倍于此；第三，檔案部門要“開源”與“節流”同步進行。如在軟硬件的采購方面，檔案部門應公開透明，加強監督，減少不必要的支出；在數字化“外包”方面，應采取招投標的方式，在各大供應商的相互競爭中選擇性價比最高的服務；在一些涉及民生檔案和社會記憶等項目建設方面，可嘗試資金“眾籌”模式等。

除上述路徑之外，數字檔案資源建設中還應抓住信息時代的技術機遇，充分利用大數據技術，深挖云計算、云存儲技術的內在潛力，為數字檔案資源建設服務。總之，數字檔案資源建設是一項長期而復雜的社會系統工程，功在當代，利在千秋。面對檔案事業發展的新常態，數字檔案資源建設必須要有新的發展策略。

*本文系國家社會科學基金項目“數字檔案資源生態安全研究”（項目批準號：14CTQ035）階段性成果。

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聶云霞，南昌大學人文學院歷史系副教授、碩士生導師，主要研究方向為檔案信息資源開發利用。

楊千，南昌大學歷史系檔案學專業學生，主要研究方向為檔案信息資源管理。

Discussion and Analysis of the Path of Digital Archival Resource Construction in China Based on the New Normal

Nie Yunxia，Yang Qian
（History Department of Nanchang University，Nanchang，Jiangxi，330031）

Abstract：From the perspective of new normal of archival cause，this paper analyses the opportunities and challenges of constructing digital archival resources，and it points out that we should enrich and optimize the digital resource which the digital archives holdings，establish and improve the system of the digital archival standards specification，speed up the integration of digital archives resources and broaden financing channel of digital archival resources construction，in order to make archival cause healthy and sustainable development.

Keywords：New Normal；Digital Archival；Resource Construction；Archival Undertaking

［作者簡介］