Word“郵件合并”在科技工作中的應用

沈曉慶

摘 要：在日常的科技工作中，如科技進步獎項目簡介表填寫、科技統計獲獎證書制作等，常常會有繁瑣的數據表需要處理，同時又需要短時間內將這些數據制作成大量的信函、獲獎證書及Word文檔。面對如此繁多而單一的數據，Word郵件合并功能提供了這樣的數據管理功能，既高效又可靠。

關鍵詞：郵件合并 數據源 科技工作 工作效率

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（a）-0023-02

1 郵件合并適用范圍

Word郵件合并功能在日常的辦公工作中有著廣泛的應用。通常滿足以下兩個條件就可以使用郵件合并的功能。

條件一：數量較大、可以批量處理的數據；

條件二：這些需要制作的文檔的內容可分為為固定部分和可變部分，例如科技進步獎簡介表中的項目名稱、主要完成內容、任務來源、鑒定單位等都是固定的部分；而具體的項目名稱、主要完成單位、內容簡介就屬于可變的部分。其中可變的部分是在數據表中有標題行的數據記錄。可變部分內容通過Excel工作表、Access數據表等合并過來。

Word郵件合并通常是以Excel作為創建數據源文檔，通過Word和Excel共同完成的。所以用戶有相關的數據源也是使用郵件合并功能的必備條件。

2 郵件合并工作原理

2.1 固定部分的準備主文檔

主文檔是表格、證書或信函中不變、共有的內容。

2.2 可變部分的準備數據源文檔

數據源文檔是與主文檔合并的獲獎個人、集體和工作單位。也就是數量較大、可以批量處理的數據。

2.3 完成合并文檔

合并功能是將數據源文檔的內容插入到主文檔中，完成合并，即將可變的部分插入到固定部分中。

3 郵件合并基本過程

3.1 建立主文檔

“主文檔”是指固定內容的文檔主體，比如科技進步獎簡介表中的項目名稱、主要完成內容、任務來源、鑒定單位等或科技統計工作榮譽證書上的文字等內容不變的字樣。啟動Word2003，輸入主文檔上的固定文體（如嘉獎內容、落款單位、日期等），設計證書樣式，并進行格式（頁面、字體、段落等）設置，以“科技統計獲獎證書.doc”命名保存；

3.2 準備數據源文檔

數據源是含有標題行的數據記錄表，是主文檔中可變的內容部分。這些數據源表格可以是Word表、Excel表或Access表。在實際科技工作中，數據源通常已準備好，比如制作科技統計獲獎證書中的獲獎個人或獲獎集體的基本信息（姓名、性別、所屬單位）等。

數據源文檔中的數據字段完整性、邏輯性，均是郵件合并能否順利進行的必要條件，在繼續郵件合并之前，要理清數據源中的字段是否能夠和科技統計獲獎證書（主文檔）中的內容一一對應，并要求數據表中的第一行應該包含字段名稱，每個字段的名稱應是不重復且唯一的；每行應提供有關主文檔中的特定項的信息。

3.3 將數據源合并到主文檔中

主文檔和數據源都已準備好后，就需要將數據源中的相應字段合并到主文檔中。表格中的記錄行就是主文件生成的份數。合并操作過程利用“郵件合并向導”按步驟完成即可。

4 應用實例——批量制作科技統計獲獎證書

4.1 建立主文檔

啟動Word2003，輸入主文檔上的固定文體（如嘉獎內容、落款單位、日期等），設計證書樣式，并進行格式（頁面、字體、段落等）設置，以“科技統計獲獎證書.doc”命名保存。

4.2 準備數據源

啟動Excel2003，通過制作獲獎個人與集體的信息表，檢查表格內字段是否完整和，以“科技統計工作者信息表.xls” 命名保存。

4.3 在主文檔“科技統計獲獎證書.doc”中插入合并域

運行“科技統計獲獎證書.doc”，單擊“工具”菜單，選擇“信函與郵件” ——> “郵件合并”，按照“郵件合并”頁面的向導完成科技作科技統計獲獎證書的批量制作。

“郵件合并”頁面的向導具體步驟如下：首先，選取開始文檔類型，點擊“信函”按鈕；其次，選擇開始設置信函，由于主文檔前期已建好，正在主文檔中進行郵件合并，所以點擊選取“使用當前文檔” ；再次，選取收件人，選擇“使用現有列表”，單擊“瀏覽”，找到“科技統計工作者信息表.xls”數據源，單擊“確定”；第四，撰寫信函，在主文檔中需要輸入“個人信息姓名”的位置選取“其他項目”，在彈出的“插入合并區域”對話框中選取“個人信息姓名”選項，重復上述操作，將“工作單位”插入，最終完成所需信息的合并；第五，預覽信函，預覽所有的合并證書，查看效果；最后，完成合并，預覽完成后，點擊“下一步”，然后可以打印合并證書。

4.4 科技統計獲獎證書的打印

在使用“Word郵件合并”功能，完成科技統計獲獎證書的批量制作后，點擊合并到打印機進行批量打印，從而打印出所需的獲獎證書。

5 結語

利用Word郵件合并功能，不僅大大減少了科技工作中工作量，而且還可以推廣到其他涉及郵件合并的工作事務中，能起到事半功倍的作用。與此同時，該功能也為充分利用辦公技巧解決實際問題提供了啟示，更好地提高了辦公效率。

參考文獻

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