淺談電子化時代圖書館的文書資料管理

（順德圖書館，廣東 佛山 528300）

傳統的圖書館文書管理體制中，以落后的人工存檔和分類為主，不僅浪費大量的人力物力，也形成瓶頸式的管理結構體系，使整個圖書館的管理系統滯后，不能完全滿足圖書預覽者的相應需求。但是，隨著近幾年數據化時代的到來，信息的流通在不斷的發展，原有的許多管理模式都在升級。圖書管的相關管理人員開始尋求管理方式上的突破，對圖書進行數字化的存檔以及建立在線滿足讀者需求的數字化圖書館。圖書館只有管理形式上進行突破，才能更好地輔助整體圖書館管理結構的重新建構。

一、目前我國圖書館的電子化存檔現狀

信息化時代下，任何數據和信息都在不斷的更新和進步，圖書館的館藏書籍電子化是新時代下的必然趨勢。告別傳統的人工模式，節約更多的有效時間對文書資料進行收集和整理歸納。我國現在一部分省市級圖書館已經開始多元化的發展和革新文書資料管理的模式。首先對圖書館內的實體書籍和雜志進行相應的科目分類，并且進行歸檔，建立相應的圖書館文字資料查詢平臺，以輔助讀者進行相應的資料查詢和下載。其次，對圖書管內的信息化文書資料進行合理分配，建立健全數字化圖書館[1]。在對圖書館圖書和雜志類館藏分類的同時，充分擴展圖書館的數據館藏，豐富圖書館的閱讀結構，更好地為讀者服務。

雖然，大型圖書館的管理工作者在不斷的革新整體圖書館文書管理模式，對于小規模化的公益圖書館來說，仍然有一些實際問題亟待解決。圖書館的管理人員應該著重分析如何有效地利用電子信息化對文書管理的助推力量，提升文書管理的實際利用率，才能使文書管理更加便捷高效。

二、圖書館文書管理在電子化時代的訴求

新形勢電子化時代下，圖書館的文書管理辦法需要結合全方位的管理理念，這其中，法國文書管理辦法是值得我們學習和借鑒的。其中尤其是對于社會公文的文書管理體系十分健全，圖書館管理人員將公文根據相應的秩序原則和原則原出處進行相應的存檔分類，并通過信息化數據的逐步演變，將文本管理整合成為完整的數字化信息文書管理辦法，健全了完整的數字化圖書管理結構體系。

我國的經濟和信息發展在不斷增速，這就需要圖書管理人員的管理理念也時刻進行相應的更新[2]。第一，如何增強文書資料的關聯性。從心理學的角度分析，人在進行新資料的選取閱讀時，會對大量相關資料進行預覽，從中選擇感官和收益最大的，這就需要圖書館在文書資料分類和存檔時集中關注資料關聯性的標注，結合電子信息化的時代特性，圖書館可以在編輯過程中進行資料庫數據的鏈接和整理，更好地輔助讀者進行閱讀和查詢。第二，如何保證文書資料的完整性。圖書館對于館藏文書資料的管理辦法中，都能基本上保證資料內容的完整性。這里想說的并不是文本品質的完整，而是文書資料內容上的完整，圖書館應建構合理化的文本資料體系，提供讀者全面的閱讀領域[3]。圖書館可以試行和外館的協作聯合，橫向擴充文本資料的延展性，縱向提升文本的完整高度，將文本資料在電子化信息時代生成完整的資料網絡。第三，如何保證文書資料管理的時效性。圖書館的相關管理人員應該對圖書館內文字資料進行及時的更新，結合當下的信息化結構，通過強大的電子平臺最優化地保證圖書館的文本資料管理。

三、電子化時代圖書館文書管理的執行辦法

現代經濟社會，隨著信息的發展，人們對于知識的渴求越來越深厚，圖書館要跟上時代變化的步伐，進一步完善文書管理辦法，才能不被信息化時代淘汰。首先，將文書資料電子化。這是一項十分耗費心力的工作，許多年代久遠的文書資料由于館藏時間久遠，已經逐漸淡出讀者的視野，淡化了文書本身的效用。圖書館管理人員應該對這一部分書籍進行電子化的錄入，以經典館藏的書籍分類方式添加到相應的圖書借閱平臺上，不僅提升圖書的使用效率也能最大程度保證文書的資料完整性。其次，將文書管理模式電子化[4]。圖書館的文書無論是書籍還是期刊雜志，多以紙質為主，將其進行電子化的管理分類十分必要。圖書館的文書管理人員要提升相應的專業素質，對現有文書資料情況進行歸類和電子化分檔[5]。使用相應的羅馬數字和英文標示進行不同項目標注，增強資料的使用效率和讀者查詢效率，更有助于圖書館管理人員的管理工作。最后，建立健全電子圖書館。在數據化形勢下，新型圖書館迎運而生，保證讀者最優質的閱讀體驗，使讀者不出家門即可進行相應的圖書借閱和文書學術使用[6]。在繁忙的都市生活節奏中，這樣的數字化圖書館更容易被現代人接受，更加有利于讀者進行相關的信息和資料查詢。而且，數字化圖書館的建立能最大程度上規避了一些地域因素對于圖書借閱帶來的問題，能合理化地整合各地方的圖書文本資料，擴充了圖書館的隱形館藏，使文本資料的傳播媒介更加快捷和便利。

結束語

電子化時代對于圖書館文本資料管理具有時代指導意義，從根本上改變了原有傳統的模式，完整了文書資料的整體性，更加積極地促進了文書資料的利用效率，提升了文數資料的大眾接受度。總而言之，電子化時代文書管理模式需要進一步跟上時代的步伐，為廣大讀者建立健全更為無縫便利的閱讀體驗以及文書資料的閱讀環境，保證文書資料能高效地進行傳承和發展。