淺談學生信息管理系統

王嘉

摘 要：隨著學院的發展，學生工作存在著對學生信息管理系統的需求，本文站在學院學生和教師的角度淺談信息系統中可以簡化日常工作的幾個方面。

關鍵詞：學生工作；信息管理系統；學生信息

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.07.126

1 滿洲里俄語職業學院概況

滿洲里俄語職業學院是2010年經內蒙古自治區人民政府批準、教育部備案的一所公辦全日制普通高等職業院校，坐落于中國最大的陸路口岸——滿洲里市，2010年正式招收國家計劃內高職專科學生。現開設應用俄語、國際經濟與貿易、旅游管理、酒店管理、涉外旅游、報關與國際貨運、金融管理與實務、藝術設計、家具設計、汽車技術服務與營銷等專業。

2 學生工作中對信息管理系統存在的需求

在學院的發展進程中，學生的服務與管理工作成為高校的工作的重心，這項工作關乎學生的切身利益和學校的未來發展。在以下三個方面都存在對信息管理系統的需求：

（1）從服務學生角度。學生工作的宗旨是為學生提供優質的服務。學生工作中的重點、難點需要簡化流程和提高效率，如每年招生階段：從招生錄取到新生報到；畢業階段：從擇業、實習到報到證的簽發、檔案發放；在校階段：學生的獎助學金的評定、違紀情況處理、學籍成績信息、學生歷年繳費統計、學生對教師的打分、學生對餐食質量的評價體系。上述提及的工作項目，每年都會占用大量人力、物力、財力，隨著辦公自動化的應用于普及，一套較為完整的、實用的信息管理系統，可以在很大程度上提高學院為學生服務的質量；

（2）從學校的管理角度。高校的各個職能部門均涉及學生的基礎信息，而信息的相互交叉也越來越普遍。以往各部門因應管理的需要，每個部門都各自有一套單獨的信息存儲，進而產生了諸多問題，如采集的工作量大、耗時、費力；相同數據字段重復采集；對于個別數據字段變更產生滯后；沒有一套統一的數據標準；

（3）從提高教師工作效率角度。學校的政策信息及各項統計工作，通常是由班主任或輔導員完成上傳、下達及整理的，為減輕班主任老師的工作強度，有些工作可以通過網絡的交互來完成。例如，學生可以通過網絡交互的功能在線為每位教師打分，無需大部分學生對每個教師進行紙質的涂卡打分，信息系統可以更加便捷、準確的得到結果。

3 信息管理系統數據流程及數據庫構成描述

如圖1數據流程及數據構成所示，從學院各職能部門的具體工作對信息系統的數據流程進行描述。參照該圖對數據庫中的構成作簡要的分析。

（1）招生階段的數據分析：1）基礎數據導入系統，通過招生系統中預留的電話號碼，通過短信息告知學生訪問網站，可在網站用本人的準考證號查看自己的錄取信息及通知書發放單號，同時完善個人基礎信息，如是否申請生源地貸款、家庭貧困狀況等，入學后將由班主任審核；2）網絡自助繳納學費，報名時財務部門提前掌握已繳費學生，簡化報到手續，目前我院已經和中國銀行合作實行網上自助繳費，學生可通過多種付費手段在網上繳費，效果良好，簡單快捷；3）錄取專業三年的培養方向和主干課程的分布、課時，以便提前做好準備。我院目前和多所俄羅斯高校建立交流訪學關系，學生可在大三全年在合作院校訪學，并實行學科學分的互相認定，因而學生也可提取做好出國訪學的相關準備；4）學校報到的相關事項辦理，例如宿舍的提前申請，所需服裝的尺寸。

（2）入學階段數據分析：學校各個部門充分共享相應的數據字段，并嚴格控制訪問相應字段的權限。1）學工部門：學生電子檔案的建立、助學金的發放記錄，違紀記錄，學生證發放次數記錄，學生的誠信檔案，勤工儉學審批（學生可以自主申請勤工儉學，學工老師根據數據庫中的申請情況個別招聘）；2）務部門：學籍信息；課程成績（教師、學生都可查詢），學生成績在老師確認錄入后不得更改；學生的選修課的自主選擇；3）財務：統計學生的繳費記錄，通過數據庫生成的獎學金名單，統一發放到學生銀行卡，可以實時掌握學生的欠費情況；4）各系部：任課老師錄入學生的成績，班主任錄入學生的基礎信息。并在系部設立相應用戶具有查詢學生成績并打印的權限；5）舍務：學生日常信息錄入，如晚歸，夜不歸寢，違規使用電器，備品的使用情況，為學工部門對學生違紀處理提供參考依據；6）學生：對個人信息可以變更申請；對教師打分；學校食堂餐食的評分；學生可了解通知公告的功能；對學校發展的意見建議。

（3）畢業階段數據分析：1）各系部學工或班主任：畢業生簽約情況批量導入，如擬簽約，已簽約等，生成統計，實時掌握學生就業狀態。為就業部門有針對性的開展就業市場開發工作提供依據；2）就業部門：生源審核；派遣狀態更新；檔案派往流向。實現學生可通過數據庫自助查詢派遣狀態及檔案派發情況；3）畢業生：每年學生畢業都會到各個部門蓋章，完成畢業流轉單，給老師學生帶來諸多不便，如是否欠學費，在系統中有清晰的記載，不必每個學生在財務蓋章確認。因而可以通過信息庫簡化畢業流程。

4 小結

隨著學院的日漸發展，學生信息系統的需求也日益顯著。在軟件的編碼于實現方面尚待時日。隨著信息技術的不斷普及與應用，實現的成功也會更好的惠及教師和學生，方便學院的學生工作。

參考文獻：

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