神華包神鐵路公司辦公自動化系統設計與開發

閆 麗 孟海東

(1內蒙古科技大學信息工程學院 內蒙古包頭 014014 2神華包神鐵路有限責任公司 內蒙古包頭 014014)

神華包神鐵路公司辦公自動化系統設計與開發

閆 麗 孟海東

(1內蒙古科技大學信息工程學院 內蒙古包頭 014014 2神華包神鐵路有限責任公司 內蒙古包頭 014014)

包神公司辦公自動化項目是包神公司信息化建設的重要組成部分，是提高各單位用戶對管理、工作效率、信息資源共享、協同辦公的重要平臺。通過建立企業的統一辦公平臺，使單位的業務辦理通過系統網絡，直接高效的審批和辦理，達到對外提升企業形象、對內提高領導科學決策能力，提升整個企業綜合管控力。

辦公自動化；設計：開發

1 導言

為滿足包神公司辦公平臺的多種功能，采用標準的支撐平臺；系統采用 B/S結構，以方便普通用戶的使用以及管理人員對系統的維護；支持建立集團、各單位與個人的多級自定義門戶，可以更方便的對外發布消息，同時能夠快捷的獲取信息。

● 建立基于互聯網應用的內聯外通的企業標準化辦公信息平臺。

● 實現利用網絡來進行日常辦公信息審批和行政業務辦理。

● 實現神華集團與公司、公司與各單位公文的上傳下達、互通互聯。

實現企業內部的辦公流程化、自動化的需求，并建立電子郵件、Gocom即時通訊系統、手機移動辦公系統輔助辦公系統。根據包神公司OA辦公自動化規劃和需求，辦公系統本期實施對象為神華包神鐵路公司與 9家單位（多經公司、物業公司、工程處、塔韓項目部、新準公司，工務、電務、運輸及機務段）。

2 研究內容

2.1 公文配置模塊

公文配置模塊主要作用有：

1) 維護“數據庫類別，默認的類別有發文管理、簽報、收文管理、流程定義；

2) 按照單位來建立公文及流程定義庫；

3) 設置公文庫權限。

2.2 流程定義模塊

流程定義主要實現功能：

1) 自定義環節數目，包括“結束環節”；

2) 自定義環節名稱，處理人，“是否郵件通知”、“是否短信通知”等環節屬性；

2.3 在處理對象產生方式中增加“按角色選人”選項；

1) 設置“駁回到指定環節”；

2) 自定義套打，蓋章環節。

2.4 發文模塊

發文模塊是工作流中的重要部分，主要作用有：

1) 實現擬稿——審核——會簽——簽發——文件下發整個過程的管控；

2) 應用office軟件創建公文，并完整保留公文發布前的修改痕跡，添加文頭和加蓋公章；

3) 發文環節完成后，可實現發文自動轉為發文對象單位收文的功能；

4) 支持在下屬各單位進行公司會簽以及向下屬各單位下發文件等。

2.5 收文模塊

收文模塊是工作流中的重要部分，主要作用有：

1) 模擬紙制收文單界面；

2) 收文登記；

3) 發文接收，反饋信息反寫回發文庫；

4) 轉發到其它單位；

2.6 辦公自動化主要實現的功能

2.6.1 建立內部的通信平臺。

搭建公司內部的郵件收發平臺，幫助企業內部資源共享、協同工作。

2.6.2 建立信息發布的平臺。

在公司內部創建一個信息交流和資源共享的平臺，例如公告通知、管理論壇、學習園地，從而使機關以及下屬各單位員工對企業內部的管理制度、新聞快訊、通知事宜等及時了解。

2.6.3 實現工作流程的自動化。

通過不同單位、不同專業對辦公系統的需求研究分析，在公文流轉過程中進行對文件流轉狀態的動態監控和全程跟蹤，實現高效辦公。部分程式化的工作都存在相同的工作流程，例如對公文的編輯、文件的收發、對文件進行審批、各類請示、材料匯報等，可以采用流程化辦公規范管理，提高單位人員協同工作效率。

2.6.4 實現文檔管理的自動化。

根據權限不同，對不同文檔進行編輯、保存等具體操作，可實現快速查找功能。辦公自動化可以為文檔的保存提供便利，方便查找、使用和實現資源的共享。

2.6.5 輔助辦公。

幫助實現與日常辦公事務相關的諸如開會、用車、用餐、住宿、物資等各項管理工作。

2.6.6 實現分布式辦公。

能夠實現不同地域、不同單位、不同用戶的便捷辦公和移動辦公。不局限于固定地點的辦公和移動辦公給日常辦公帶來了很大的便利。

3 研究方法

3.1 Lotus Domino/Note概述

Lotus Domino/Notes是IBM生產的一種群件。其系列產品具有下列特點：

1） 先進的文檔數據庫和堅固的電子郵件體系、工作流自動化開發、標準的Web應用服務器等技術優勢確立了其在群件應用領域的領導地位。

2） 具有跨平臺、高可靠性、高伸縮性、高安全性，易于管理，高效復制和移動計算，開發效率高，支持快速實施。

Lotus Domino/notes是實現和運行辦公自動化的平臺，是工作流自動化和群件標準，支持Intranet，提供郵件系統，是知識管理系統，提供了完備的知識管理框架，是電子政務的首選平臺。

Lotus Domino/notes分為Domino服務器和Notes客戶機兩部分。

Domino服務器包括：Domino郵件服務器，Domino應用服務器和Domino企業服務器。Domino郵件服務器專門用來提供郵件服務，不能用來提供其它服務。Domino應用服務器提供應用程序服務器，Domino企業服務器功能最強

4 系統總體開發模式

由于系統主要面對員工使用，也要滿足系統、數據管理者的管理需求，故采用網絡發布的形式向用戶提供信息。這樣不僅可以使信息閱讀者不受到區域限制，也可以保證信息來源具有時效性。系統使用三層B/S結構來開發，即BWD計算結構。

[1]戴春玲.淺談辦公自動化在企業中的作用和條件.中國信息化.2012,(22):11.

TU7

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1007-6344（2016）10-0053-01